Рассмотрим нормы законодательства, регулирующие порядок представления документов, сформированных в электронном виде, включая порядок заверения копий таких документов. Электронные документы делятся на 2 вида:
– первый – документы, сформированные в электронном виде, на которые не распространяется действие Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее – Закон № 113-З).
Упрощенно говоря, это документы, которые не подписываются электронной цифровой подписью;
– второй – документы, на которые в полном объеме распространяется действие Закона № 113-З.
Исходя из такого условного деления электронных документов формируются требования, предъявляемые к представлению оригиналов таких документов и их копий, а также порядку заверения копий. Рассмотрим их.
Порядок представления документов, на которые Закон № 113-З не распространяет свое действие
Примерами таких документов могут служить регистры бухгалтерского учета, книги учета, кассовая книга и т.д.
Регистр бухгалтерского учета – это документ, предназначенный для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, в денежном и (или) количественном выражении (ст. 2 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII "О бухгалтерском учете и отчетности", далее – Закон № 3321-ХII). Регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях информации по формам, разработанным организациями с соблюдением установленных законодательством требований (ст. 10 Закона № 3321-ХII).
Правила ведения типовых регистров бухгалтерского учета оговариваются в соответствующих нормативных правовых актах. Таким образом, если соответствующие нормативные правовые акты не обязывают выводить на печать регистры бухгалтерского учета или из их содержания не следует их обязательное оформление на бумажном носителе, то возможно их составлять на машинных носителях. При этом необходимо предусмотреть возможность вывода регистров бухгалтерского учета на бумажные носители информации, а также обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений при их дальнейшем хранении.
Как правило, законодательством предусмотрено выведение на бумажный носитель следующих учетных форм:
– книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН.
Ее можно вести как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении книги учета доходов и расходов в электронном виде по окончании отчетного периода она должна быть выведена на бумажный носитель (подп. 2.1-1 п. 2 постановления МНС, Минфина, Минтруда и соцзащиты и Минстата РБ от 19.04.2007 № 55/60/59/38 "Об установлении формы книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и о некоторых вопросах ее заполнения");
– кассовой книги.
Ее можно также вести с помощью программно-технических средств. При этом следует обеспечить полную сохранность кассовых документов и выведение остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. Листы кассовой книги формируются в виде выходной формы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется выходная форма "Отчет кассира". Выходные формы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица (п. 50 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107, далее – Инструкция № 107).
Упомянутые книга учета доходов и расходов, выходные формы кассовой книги, выведенные на бумажный носитель, не являются копиями указанных документов.
По требованию налогового органа должны быть представлены либо указанные документы, либо их копии. При этом копии документов должны быть изготовлены проверяемым субъектом и подлежат заверению в определенном порядке. Поскольку Указом Президента РБ от 16.10.2009 № 510 (далее – Указ № 510) не установлено правило о необходимости нотариального засвидетельствования копий документов, они подлежат заверению подписью уполномоченного лица организации и печатью этой организации (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее –Инструкция № 4)). Очевидно, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов. Как представляется, такая необходимость может быть вызвана плохим качеством копии, наличием сомнений в соответствии копии подлиннику и т.д.
Порядок представления документов в случае составления первичных учетных документов на машинных носителях информации
К таким документам можно отнести первичные учетные документы, составленные в виде электронных документов, расчетные документы (платежные поручения, платежныетребования, платежные ордера) в виде электронного документа, сформированные с учетом требований нормативных правовых актов Нацбанка.
Правовые основы применения электронных документов регламентированы Законом № 113-З.
Так, электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (ст. 1 Закона № 113-З). Подлинность электронного документа – это его свойство, определяющее, что он подписан действительной электронной цифровой подписью. Подлинным электронным документом признается электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке открытые ключи лица(лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ.
Важно! Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З).
С учетом изложенного первичный учетный документ может быть одновременно сформирован в форме электронного документа (с учетом требований, предъявляемых к электронным документам Законом № 113-З), а также на бумажном носителе.
При этом отметим, что в соответствии с частью десятой ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и отчетности организация, составляющая документы на машинных носителях, обязана по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РБ, суда и прокуратуры изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях.
Копия электронного документа создается путем удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (ст. 20 Закона № 113-З). Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляет нотариус или другое должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия, либо организация или индивидуальный предприниматель, имеющие право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии).
Справочно: порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе утвержден постановлением Совета Министров РБ от 20.07.2010 № 1086.
Подытожим изложенное…
Оптимальным с позиции минимизации расходов* по изготовлению копий электронных документов представляется составление первичного учетного документа одновременно:
__________________________
* Под минимизацией расходов понимается отсутствие необходимости уплачивать государственную пошлину за свидетельствование верности копии документа.
– в виде электронного документа с учетом требований, предъявляемых к электронным документам Законом № 113-З;
– на бумажном носителе.
В этом случае, как отмечено выше, электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может быть изготовлена копия первичного учетного документа, составленного на бумажном носителе, которую можно заверить в порядке, установленном п. 64 Инструкции № 4.
Например, копия расчетного документа, составленного на бумажном носителе (одновременно с документом, сформированным в электронном виде), удостоверенная в соответствии с Инструкцией № 4, одновременно с выпиской из лицевого счета, содержащей всю необходимую информацию о банковском переводе, представляемой клиенту банком, будут подтверждать проведение операций по счету клиента.
Также отметим, что контролирующие (надзорные) органы вправе истребовать в пределах своей компетенции на безвозмездной основе у государственных органов, иных организаций и физических лиц, обладающих информацией и (или) документами, имеющими отношение к деятельности и (или) имуществу проверяемого субъекта, необходимые для проверки информацию и (или) документы (п. 4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом № 510).
Например, копии платежных инструкций и документов, сформированных в электронном виде, могут быть истребованы контролирующим (надзорным органом) у банка.
Справочно: банки воспроизводят на бумажном носителе копии платежных инструкций и документов, поступивших в банк от клиентов, банков-корреспондентов или сформированных банком в электронном виде, для подтверждения произведенных банком операций по банковскому переводу в случаях, предусмотренных законодательством, договором между банком и клиентом (п. 10 Инструкции о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66).
