Использование личного транспорта работника для служебных поездок всегда вызывает вопросы у бухгалтеров. В частности, касаются они учета расходов на топливо. В материале автор рассмотрит, как правильно списать топливо на затраты, если такой автомобиль используется для доставки товара.
Ситуация
Личный автомобиль работника используется в служебных целях
Организация выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля и учитывает ее при налогообложении прибыли. В связи с отсутствием в штате водителя и служебного автомобиля доставка товара от Минской таможни на склад и со склада к покупателю осуществляется работником на личном автомобиле.
Можно ли затраты на топливо, использованное таким автомобилем, включить:
– для целей налогообложения прибыли в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) полностью (расходы на топливо по доставке товара);
– в нормируемые затраты при иных служебных поездках работника?
Сразу ответим, что все затраты на топливо нормируются в общем порядке.
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК):
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– нормируемые затраты.
К нормируемым затратам относятся затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
В подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК установлено, что при отсутствии таких норм для механических транспортных средств затраты принимаются в пределах норм расхода топлива, установленных их заводом-изготовителем, а при отсутствии таковых – в пределах норм, установленных руководителем организации. Нормы, установленные руководителем организации, действуют до момента утверждения нормативным правовым актом в установленном порядке норм для соответствующего механического транспортного средства, если иное не установлено законодательством. При отсутствии установленных норм расхода топливно-энергетических ресурсов затраты на оплату их стоимости признаются сверхнормативными.
С 1 января 2020 г. нормы НК применяются с учетом положений Указа Президента Республики Беларусь от 31.12.2019 № 503 «О налогообложении» (далее – Указ № 503). В п. 6 Указа № 503 сказано, что включаются в состав нормируемых затрат затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм:
– установленных руководителем организации самостоятельно;
– путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию.
Таким образом, все затраты на топливо являются в 2020 г. нормируемыми. При этом нормы устанавливаются руководителем организации самостоятельно или путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию.
Также к нормируемым затратам относятся прочие затраты, среди которых компенсация за использование личных транспортных средств, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, а также суммы арендной платы, выплачиваемые таким работникам, выступающим арендодателями личного транспортного средства (подп. 1.7 п. 1, подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК).
Совокупный размер учитываемых при налогообложении прибыли прочих затрат не может превышать 1 % выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов от операций по сдаче в аренду (передаче в финансовую аренду (лизинг)), иное возмездное или безвозмездное пользование имущества с учетом НДС (п. 3 ст. 171 НК).
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Таким образом, учитывать компенсацию за износ (амортизацию) имущества, используемого в производственной деятельности, нужно в следующем порядке:
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер при налогообложении прибыли, учитывается с учетом ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК;
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается в полном размере без учета ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК.
