Для того чтобы правильно отражать в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственные операции по использованию служебных легковых автомобилей, организации необходимо четко определить вид установленных правоотношений: заключен договор аренды или применяется использование личного имущества работников в служебных целях.
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 577 Гражданского кодекса РБ).
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяют по договоренности с нанимателем. Такая норма установлена в ст. 106 Трудового кодекса РБ. Имущество, используемое работником для нужд своего нанимателя, не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование.
Информацию о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, организации отражают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Учитывать их следует по стоимости, указанной в договорах аренды (п. 79 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)).
Аналитический учет арендованных основных средств ведут по арендодателям и отдельным объектам основных средств.
Объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации основные средства, как используемые, так и неиспользуемые в предпринимательской деятельности (п. 11 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина и Минстройархитектуры РБ от 27.02.2009 № 37/18/6, с изменениями и дополнениями). Таким образом, начисление амортизационных отчислений по учитываемым за балансом арендованным автомобилям арендатор не производит.
Бухгалтерский учет личного имущества, используемого в служебных целях, не ведут, так как оно фактически не передается организации в собственность, во владение либо пользование.
Расходы на ГСМ по служебному легковому автотранспорту следует отражать в бухгалтерском учете в 2012 г. на основании норм Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102, и Инструкции № 50 следующим образом:
Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на реализацию» и др. – К-т 10 «Материалы» и др.
Аналогичные подходы применяют и при учете расходов на ГСМ при использовании арендованных автомобилей.
