Установлен единый срок представления отчета об израсходованных суммах в период загранкомандировки (подп. 1.4 п. 1 постановления № 94 и п. 28 Инструкции № 185*)
__________________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
15 рабочих дней – такой срок предусмотрен для представления отчета об израсходованных суммах в период служебной командировки за границу для всех организаций, подразделений и индивидуальных предпринимателей.
Теперь срок представления отчета об израсходованных суммах в период служебной командировки за границу не зависит от того, какие денежные средства выдавались работнику на расходы, связанные со служебными командировками за границу, – наличные или безналичные (перечислялись на банковскую платежную карточку).
Справочно: до 13 марта 2015 г. срок представления отчета об израсходованных суммах в период служебной командировки за границу составлял:
– в случае выдачи наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками за границу, – 3 рабочих дня (5 рабочих дней для работников подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерскую службу организации) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 28 Инструкции № 185);
– в случае зачисления денежных средств на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, либо частично наличными и частично посредством зачисления на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, – 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 29 Инструкции № 185).
Уточнен также перечень документов, которые необходимо прилагать к отчету об израсходованных суммах для подтверждения произведенных работником расходов в служебной командировке. К ним относятся:
– проездной документ (билет), в т.ч. билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;
– чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования.
При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);
– карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);
– договор страхования, в т.ч. страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;
– другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством |*|.
* Бухгалтерский и налоговый учет расходов на такси или аренду автомобиля при загранкомандировке доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Определен порядок применения обменного курса при включении сумм в отчет и проведении окончательного расчета с работником (подп. 1.6 п. 1 постановления № 94 и п. 30 Инструкции № 185)
Так, отчет об израсходованных суммах должен быть составлен в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитывают в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм расходов по проживанию вне места жительства (далее – суточные) |*|.
* Порядок уплаты суточных водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Для правильного отражения кассовых операций и обоснованности выдачи из кассы организации иностранной валюты либо белорусских рублей определен также порядок применения того или иного курса при включении сумм в отчет и проведении окончательного расчета с работником в следующих случаях:
1) если оплата расходов, связанных со служебной командировкой за границу, производилась работником за счет средств на счете клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка.
Справочно: данные расходы в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются с учетом обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, в т.ч. суточные, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты;
2) если нанимателем принято решение о продлении срока командирования работника в период его нахождения в служебной командировке.
Справочно: суточные за дни, на которые работнику был продлен срок командирования и не выдан (не перечислен) аванс, в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты;
3) при направлении работника в долгосрочную командировку и принятии нанимателем решения о перечислении средств на оплату расходов, связанных со служебными командировками за границу, частями на протяжении времени нахождения командированного работника за границей.
Справочно: суточные в этом случае в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются в суммах на каждую дату зачисления аванса и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Кроме того, суточные в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты должны быть указаны в иностранной валюте, в которой были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты |*| (п. 30 Инструкции № 185).
* Письмо Нацбанка Республики Беларусь от 23.02.2015 № 31-15/210 "О сокращении случаев расчетов в иностранной валюте с участием физических лиц" доступно для всех читателей GB.BY
Кроме того, с 13 марта 2015 года…
1. К уполномоченным лицам стали относиться физические лица, осуществляющие деятельность от имени юридического лица на основании гражданско-правовых договоров (подп. 1.2 п. 1 постановления № 94 и п. 3 Инструкции № 185).
2. Выдачу наличной иностранной валюты |*| нескольким лицам можно проводить не только по платежным ведомостям, но и с оформлением расходных кассовых ордеров на каждого работника (подп. 1.3 п. 1 постановления № 94 и п. 26 Инструкции № 185).
* Письмо Нацбанка Республики Беларусь от 27.02.2015 № 31-15/228 "О расчетах в иностранной валюте" доступно для всех читателей GB.BY
3. Уточнены вопросы, касающиеся возможности проведения окончательного расчета между нанимателем и командированным работником как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в случае, если аванс выдан в валюте страны командирования (п. 33 Инструкции № 185) либо в валюте, отличной от валюты страны командирования (п. 32 Инструкции № 185) (подп. 1.8 и 1.9 п. 1 постановления № 94).
4. Определен порядок применения обменного курса при пересчете сумм, израсходованных работником в служебной командировке за границу при перечислении аванса на личную дебетовую карточку работника (подп. 1.10 п. 1 постановления № 94 и п. 34 Инструкции № 185).
5. Установлен срок для возврата неиспользованной иностранной валюты (белорусских рублей) в случае принятия нанимателем решения об отмене командировки за границу (подп. 1.11 п. 1 постановления № 94 и п. 341 Инструкции № 185).
В этом случае работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем такого решения:
– представить в бухгалтерскую службу организации, подразделения (индивидуальному предпринимателю) отчет об израсходованных суммах иностранной валюты;
– возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет организации (индивидуального предпринимателя).
По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты.
6. Допускаются выдача (перечисление) работнику организацией, подразделением (индивидуальным предпринимателем) иностранной валюты под отчет и выдача корпоративной дебетовой карточки для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой за границу без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам при условии соблюдения 15-дневного срока, установленного для представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, по каждой из командировок (подп. 1.13 п. 1 постановления № 94 и п. 39 Инструкции № 185).
Справочно: до 13 марта 2015 г. не допускалась выдача работнику организацией, подразделением (индивидуальным предпринимателем) наличной иностранной валюты под отчет, а также перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица на расходы, связанные со служебными командировками за границу, без представления полного отчета только по ранее выданным этому работнику суммам наличной иностранной валюты (п. 39 Инструкции № 185).
7. Урегулирован вопрос оплаты отдельных расходов в период загранкомандировки одним из работников (подп. 1.14 п. 1 постановления № 94 и п. 391 Инструкции № 185).
Так, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех лиц, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка. В этом случае расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения должны быть включены в отчет об израсходованных суммах работником, которому на эти цели перечислены иностранная валюта либо белорусские рубли.
Следует обратить внимание, что указанная норма не распространяется на случаи использования личной дебетовой карточки.
