Первичный учетный документ (далее – ПУД) – документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (ст. 1 Закона № 57-З [1]).
К ПУД относятся, например, приходный и расходный кассовые ордера, ТН, ТТН, акт о приеме-передаче основных средств, нематериальных активов и т.д. (см. Перечень № 360 [2]).
Каждая хозяйственная операция оформляется ПУД
Обязательными сведениями в ПУД являются:
– наименование и дата составления документа;
– наименование организации, фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя – участников хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозоперации, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях или только в стоимостных;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).
Таким образом, ПУД не обязательно должен содержать печать.
Почему допускается отсутствие печати в ПУД
В настоящее время субъекты хозяйствования вправе не использовать в своей деятельности печать (подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7 [3]).
Обратите внимание, что юридические лица вправе не использовать печать, а не обязаны отказаться от ее использования. Следовательно, организация может самостоятельно решить, использовать ей в своей деятельности печать или нет.
С 18 мая 2018 г. Минфин отменил реквизит «печать, штамп» на некоторых документах (см. постановление № 26 [4]).
Таким образом, с 18 мая 2018 г. на ПУД не нужно ставить печать (штамп). При этом возникает вопрос: не будет ли нарушением проставление печати на ПУД?
Для субъектов хозяйствования, которые на практике не спешат отказываться от печати (штампа), ее проставление на ПУД не будет нарушением. Соответственно это не должно повлечь административную ответственность за ненадлежащее ведение бухучета и отчетности (ст. 12.1 КоАП [5]).
В ПУД отсутствует расшифровка подписи заказчика
В ряде случаев в практике бухгалтерского учета возникает необходимость в оформлении ПУД исполнителем (например, акта выполненных услуг) и передачи документов на подпись заказчикам услуги. Чаще всего документы заказчику пересылаются по почте. Получая документы обратно, не всегда можно увидеть расшифровку подписи лица, подписавшего данный документ. Рассмотрим, каковы последствия такого факта.
Во-первых, документ, в котором отсутствует указание должности, ФИО уполномоченного лица заказчика, подписавшего акт, не соответствует требованиям ст. 10 Закона № 57-З и не может быть принят в качестве ПУД, который является основанием для отражения соответствующей хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете как исполнителя, так и заказчика.
Важно! Своевременное и правильное оформление ПУД, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 ст. 10 Закона № 57-З).
Во-вторых, выручка от реализации на возмездной основе товаров (работ, услуг), имущественных прав отражается на дату признания ее в бухгалтерском учете независимо от даты проведения расчетов по ним с соблюдением принципа (метода) начисления в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, с учетом положений п. 7 ст. 168 НК (часть первая п. 7 ст. 168 НК).
Следовательно, участники хозяйственной операции несут ответственность за правильное и своевременное оформление ПУД |*|.
* О проверке первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства
При этом отметим, что бухгалтерский учет и отчетность основываются на принципах непрерывности деятельности, обособленности, начисления, соответствия доходов и расходов, правдивости, преобладания экономического содержания, осмотрительности, нейтральности, полноты, понятности, сопоставимости, уместности (ст. 3 Закона № 57-З).
Принцип преобладания экономического содержания означает, что хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете и отчетности исходя не столько из их правового, сколько из их экономического содержания (п. 7 ст. 3 Закона № 57-З).
Данный факт позволяет считать, что имеющийся у исполнителя ПУД (даже если в нем отсутствует расшифровка подписи лица) можно рассматривать как подтверждение свершившейся операции и утверждать, что с экономической точки зрения хозяйственная операция по реализации услуг все-таки имела место. Организации необходимо в обязательном порядке отразить в бухгалтерском и соответственно в налоговом учете выручку от реализации оказанных услуг и, как следствие, исполнить свои налоговые обязательства перед бюджетом.
Что может быть в будущем с такими ПУД
В дальнейшем при проверках может возникнуть ситуация, когда будут установлены факты:
– подписания ПУД неуполномоченным лицом;
– подделки подписи заказчика и т.п.
В таких случаях необходимо внести исправления в бухгалтерский и налоговый учет исполнителя. Подобные исправления осуществляются в соответствии с НСБУ № 80 [7].
Ошибка может быть обусловлена в т.ч. неиспользованием или неправильным использованием при ведении бухгалтерского учета и (или) составлении бухгалтерской отчетности имеющейся информации о совершенной хозяйственной операции (п. 8 НСБУ № 80).
Рекомендации эксперта
В случае наличия возможности, исходя из специфики и содержания оказываемых услуг, стороны могут предусмотреть единоличное составление ПУД. Это исключит риски признания ПУД без расшифровки должности и ФИО лица, подписавшего ПУД, не соответствующим требованиям законодательства |*|.
* Когда и кем первичный учетный документ должен быть составлен единолично
ПУД, подтверждающий совершение хозоперации, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае оказания услуги, результаты которой заказчик может использовать по мере ее осуществления в течение срока действия договора, заключенного исполнителем и заказчиком в письменной форме, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающего оказание этой услуги, единолично, и если стоимость этой услуги, приходящаяся на период ее оказания в календарном месяце, может быть достоверно определена (абз. 2 п. 1 постановления № 13 [8]).
Таким образом, отсутствие печати на ПУД допускается, а отсутствие расшифровки подписи лица, его подписавшего, – нет.
