Из письма в редакцию:
"Сотрудник организации по приказу нанимателя был направлен в служебную командировку за границу в г. Вааса (Финляндия) для обучения. Маршрут: Минск – Рига – Стокгольм – Вааса и обратно. Срок командировки 12–24 мая 2013 г. (срок обучения 12–22 мая 2013 г.).
В связи отсутствием рейсов по маршруту Рига – Стокгольм – Вааса с 10 по 12 мая2013 г. сотрудник приобрел билет по маршруту Минск – Рига на 8 мая 2013 г. и 9 мая 2013 г. он уже был в Стокгольме. 12 мая 2013 г. сотрудник вылетел из Стокгольма в Ваасу.
С 12 по 22 мая 2013 г. проводилось обучение.
22 мая 2013 г. сотрудник выехал из Ваасы в Стокгольм. В связи с отсутствием рейсов по маршруту Стокгольм – Рига на 22 мая 2013 г. сотрудник провел ночь с 22 на 23 мая 2013 г. в Стокгольме. 23 мая 2013 г. он вылетел в Ригу, оттуда поездом выехал в Минск (границу пересек до 24:00 23 мая 2013 г.). 24 мая 2013 г. сотрудник прибыл в Минск.
К отчету по служебной командировке прилагается служебная записка сотрудника по поводу невозможности приобретения билетов на более поздние даты.
У меня возникли вопросы:
– правильно ли организация оплатила сотруднику проезд по полному маршруту Минск – Рига – Стокгольм – Вааса и обратно, несмотря на то что срок командировки по приказу с 12 по 24 мая 2013 г., а выехал он 8 мая 2013 г.?
– верно ли поступила организация, не возместив сотруднику командировочные расходы 8 по 11 мая 2013 г. включительно, так как срокс служебной командировки с 12 мая 2013 г.?
– следует ли возмещать сотруднику расходы по найму жилого помещения в Стокгольме с 22 по 23 мая 2013 г., когда он ожидал посадку на самолет по рейсу Стокгольм – Рига?
– верно ли организация произвела расчет суточных: за 12–23 мая 2013 г. – по нормам Финляндии, а за 24 мая 2013 г. – по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь?
Возмещение затрат производилось по нормам, установленным законодательством, а не по инициативе нанимателя за счет собственных средств организации.
С уважением, Ирина Петровна, бухгалтер"
Проанализируем нормативные документы, касающиеся зарубежных командировок
В начале нашего разговора напомним, что служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ; далее – ТК). Кроме того мы знаем, что возмещение работнику командировочных расходов производится на основании приказа и задания нанимателя (в которых указывается государство и время нахождения работника за границей) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, в т.ч. проездных билетов, соответствующих датам отправления и прибытия, в пределах норм, установленных законодательством. Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель (нормы гл. 1–2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Справочно: командировочные расходы, рассчитанные исходя из норм, установленных законодательством РБ, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115, включают в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (ст. 130 Налогового кодекса РБ; далее – НК). При налогообложении не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (ст. 131 НК).
За работниками, направленными в командировку, сохраняется заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы (п. 6 Инструкции № 115). Кроме того, наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– по проживанию вне места жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции № 115).
Внимание! Командированному работнику возмещаются расходы: по проезду воздушным, железнодорожным транспортом (далее – пассажирский транспорт) до места командирования и обратно по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте – "купе") при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.). При проезде железнодорожным транспортом необходимо возместить стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенную в цену железнодорожного билета (пп. 11 и 13 Инструкции № 115).
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляют в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ (далее – нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. В случае проживания работника в нескольких гостиницах возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом (пп. 14 и 17 Инструкции № 115).
Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенную в счет за наем жилого помещения, возмещают в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта (поезда, самолета), которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам, независимо от времени пересечения государственной границы Республики Беларусь. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0:00 и позднее – последующие сутки.
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, определяют по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяют по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п. 23 Инструкции № 115).
Важно! Определение даты пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, необходимо для определения продолжительности временной остановки и государства, в котором она произошла при следовании работника в служебную командировку (пп. 27, 28 Инструкции № 115).
В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 и более часов (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка (п. 27 Инструкции № 115). За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 ч (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой), суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, а расходы по найму жилого помещения не возмещают (п. 28 Инструкции № 115).
Выводы по изложенной ситуации
Итак, если работник по приказу нанимателя направлен в служебную командировку за границу в Ваасу (Финляндия) на 12–24 мая 2013 г., а фактически выехал 8 мая 2013 г., то возмещение командировочных расходов (по проезду к месту командировки, по найму жилого помещения и суточных) за 8–11 мая 2013 г. производить не следует, поскольку приказом и заданием на командировку не предусмотрено нахождение работника в командировке за границей в эти дни и проездной билет не будет соответствовать дате прибытия (12 мая 2013 г.) в место командирования (пересадки).
Что можно предпринять в таком случае
В этом случае наниматель вправе возместить командированному работнику расходыпо проезду 12 мая 2013 г. из Стокгольма в Ваасу на основании представленных проездных документов в оригинале.
При этом в сложившейся ситуации возмещение командировочных расходов (по проезду к месту командировки, по найму жилого помещения и суточных) за 8–11 мая 2013 г. могло бы производиться согласно нормам, установленным законодательством:
– с включением в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, – при подтверждении уважительности причин, по которым сотрудник был вынужден приобрести билеты на пассажирский транспорт на даты ранее указанных в приказе на командировку. В таком случае наниматель вправе откорректировать задание на командировку путем внесения изменений в приказ. В этих целях необходимо подготовить следующий приказ и приложить к нему документы, подтверждающие невозможность приобретения билетов на даты, соответствующие первоначальному приказу на командировку (например, расписание пассажирского транспорта и т.д.);
– за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, – при принятии такого решения нанимателем.
Временная остановка и возмещение расходов по найму жилого помещения
Что касается возмещения сотруднику расходов по найму жилого помещения в г. Стокгольме (Швеция) с 22 по 23 мая 2013 г. (при ожидании посадки на самолет по рейсу Стокгольм – Рига), то в случае, если:
– сотрудник находился на территории Швеции более 12 ч (п. 27 Инструкции № 115), – возмещение производится на основании подтверждающих документов в оригинале в пределах норм возмещения расходов по найму жилого помещения, установленных законодательством РБ;
– сотрудник находился на территории Швеции менее 12 ч (п. 28 Инструкции № 115), – возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Возмещение суточных
Если согласно приказу и заданию нанимателя работник организации направлен в служебную командировку за границу из Минска (место нахождения организации) в Ваасу (Финляндия) пассажирским транспортом с 12 по 24 мая 2013 г. и проездные билеты соответствуют датам отправления из места нахождения организации, пересадок (12 мая 2013 г.) и прибытия (24 мая 2013 г.), то возмещение суточных за 12–22 и 24 мая 2013 г. следует производить в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином РБ для Финляндии, независимо от пересечения Государственной границы Республики Беларусь до 24:00 23 мая 2013 г.
Что касается возмещения командированному сотруднику суточных за 23 мая 2013 г., то в случае, если:
– сотрудник находился на территории Швеции более 12 ч (п. 27 Инструкции № 115), – возмещение суточных за 23 мая 2013 г. производится в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для Швеции;
– сотрудник находился на территории Швеции менее 12 ч (п. 28 Инструкции № 115), – возмещение суточных за 23 мая 2013 г. производится в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для Финляндии.
Искренне ваша, Ольга Павловна
