Ситуация. Служебная командировка водителя по территории четырех стран
В служебную командировку направляется водитель по маршруту: Минск – Польша – Чехия – Россия – Минск с транзитом через Польшу и Беларусь для доставки грузов.
При возвращении из командировки согласно данным путевых листов, отметкам в паспорте и иным приложенным к авансовому отчету документам перемещение водителя по маршруту, указанному в задании на командировку, было следующим (см. табл. 1):
Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, водитель не представил. В соответствии с нормами Положения о командировках, утвержденного в организации, расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов возмещаются в размере 5 % от нормы страны командирования.
Как рассчитать командировочные расходы, которые наниматель обязан возместить водителю по данной командировке?
Возмещение расходов по найму жилого помещения
При командировании работников расходы по найму жилого помещения (включая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов оплачивают в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115*).
__________________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Важно! Для работников коммерческих организаций есть особенность: расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов могут оплачиваться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты таких расходов устанавливает наниматель.
Советы эксперта
В Инструкции № 115 не прописан порядок возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в случае, если водитель за одну командировку осуществляет загрузку-выгрузку груза в нескольких государствах. С учетом этого наниматель должен самостоятельно определить порядок расчета для таких случаев, закрепив его в локальных актах. Для минимизации затрат времени бухгалтера на расчет командировочных расходов целесообразно расчет 5 % производить от нормы той страны, по нормам которой за данный день возмещаются суточные.
Нормы расходов по найму жилого помещения для стран определены в приложении 1 к постановлению № 7* и в постановлении № 48**.
__________________________
* Постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».
** Постановление Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 48).
Таким образом, за дни командировки водителю возмещают расходы по найму жилого помещения в следующих размерах:
– за 3 дня (8–10 октября 2018 г.) по нормам Польши – 22,5 долл. США (3 дня × (150 долл. × 5 %));
– 4 дня (11–14 октября) по нормам Чехии – 24 евро (4 дня × (120 евро × 5 %));
– 3 дня (16–18 октября) по нормам России – 18 долл. (3 дня × (120 долл. × 5 %)).
Важно! Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещают расходы в размере, установленном постановлением № 48, кроме случаев, когда ему предоставляют жилье за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35*) |*|.
__________________________
* Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35.
* Информация о том, что следует учесть при направлении работника в служебную командировку
При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки. Водителям, которые останавливались в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представили оплаченные подлинные подтверждающие документы, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути возмещают на общих основаниях.
Таким образом, водителю расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов за день проезда по территории Беларуси (15 октября 2018 г.) возмещают по нормам Беларуси – 2,5 руб. (1 день × 2,5 руб.).
Рассчитаем суточные
Суточные за время пребывания командированного работника за границей возмещают в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку |*| (п. 22 Инструкции № 115).
* Информация о том, как оплатить расходы по загранкомандировке без ошибок
Справочно: для водителей днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь.
Водителям суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, независимо от продолжительности временной остановки в пути следования и в связи с этим пребывания водителя на территории иностранного государства при проезде в страну командирования либо обратно (п. 27 Инструкции № 115).
При командировании водителей в несколько иностранных государств с транзитом через Республику Беларусь суточные возмещают:
– за время следования по территории государств – участников СНГ – в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства – участника СНГ, в которое направлен работник в командировку;
– за время следования по территории других иностранных государств – в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для того государства, в которое работник направлен в командировку;
– в случае если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из Республики Беларусь, – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл работник (п. 22 Инструкции № 115).
Применительно к нашей ситуации суточные возмещают:
– за время следования по территории иностранного государства (иностранных государств) с включением дня отъезда из Республики Беларусь до загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из одного иностранного государства в другое государство для загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором будет осуществляться последующая загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из последнего иностранного государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка), и включая день прибытия в Республику Беларусь – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется последняя загрузка (разгрузка).
Порядок возмещения суточных водителю следующий:
1) 8 октября водитель пересек границу Беларуси и Польши, поэтому суточные за 8 октября оплачивают по нормам Польши. Находясь на территории Польши 2 дня (9 и 10 октября) в ожидании следующего задания, водитель простаивал не по своему желанию, а в связи с производственной необходимостью, поэтому данные сутки оплачивают в обычном порядке по нормам Польши;
2) 11 октября, получив задание, водитель выезжает из Польши для загрузки в Чехию. Следовательно, суточные за 11 октября оплачивают по нормам Чехии;
3) при выезде водителя из Чехии в Россию с транзитом через Польшу и Беларусь суточные выплачивают в иностранной валюте по нормам, установленным для Чехии, до въезда на территорию Беларуси, включая день прибытия в Беларусь.
Иными словами, до въезда на территорию Беларуси при доставке груза в Россию суточные за 12–14 октября оплачивают по нормам Чехии;
4) 15 октября водитель следовал по Беларуси, поэтому за этот день суточные выплачивают по нормам Беларуси;
5) 16 и 18 октября водитель пересекал границу Беларуси и России, значит, за эти дни суточные выплачивают по нормам России;
6) 17 октября были разгрузка груза в России и движение по территории России, поэтому суточные за 17 октября оплачивают по нормам России.
Справочно: нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу и на территории Республики Беларусь определены:
1) приложением 1 к постановлению № 7;
2) постановлением № 48.
Они приведены в табл. 2:
На основании изложенного суточные водителю возмещают в следующем размере:
– за 3 дня (8–10 октября 2018 г.) по нормам Польши – 150 долл. (3 дня × 50 долл.);
– 4 дня (11–14 октября) по нормам Чехии – 120 евро (4 дня × 30 евро);
– 1 день (15 октября) по нормам Беларуси – 7 руб. (1 день × 7 руб.);
– 3 дня (16–18 октября) по нормам России – 90 долл. (3 дня × 30 долл.).
На основании данных представленного авансового отчета в бухгалтерском учете организации делают запись:
Д-т 20, 23 – К-т 71
– списаны командировочные расходы в сумме утвержденного авансового отчета.
