Выдача и возврат аванса на командировочные расходы: сроки, способы возврата, бухгалтерский и налоговый учет

Способ возврата аванса подотчетным лицом зависит от способа его получения. Важно соблюдать установленные в организации сроки его выдачи и возврата (тем более что законодательством они конкретно не установлены), а также порядок их отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Как и почему это надо сделать – поясняется ниже.

Наниматель обязан выдать работнику аванс на командировочные расходы

При служебных командировках наниматель обязан выдать командированному лицу аванс (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК)).

Конкретные сроки выдачи аванса законодательством не установлены. Однако нормативно закреплена обязанность нанимателя выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных, не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).

Что касается зарубежной командировки, то наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– по проживанию вне места жительства (суточные) (далее – суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115).

Если возникает необходимость в так называемой смешанной командировке, т.е. командировка начинается с выполнения задания на территории Республики Беларусь, а затем продолжается за рубежом, то аванс необходимо выдать не позднее чем за день до отъезда работника в командировку.

Важно! Выдача аванса работнику позже чем за 1 день до отъезда в командировку или невыдача аванса вообще являются нарушением законодательства о труде (ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Способы выдачи аванса на командировочные расходы

 Аванс на командировочные расходы работнику может быть выдан:

– наличными денежными средствами;

– путем перечисления на личную дебетовую карточку работника;

– путем выдачи корпоративной дебетовой карточки.

Важно! Передача другим лицам наличных денежных средств, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; далее – Инструкция № 107).

При выдаче аванса на командировочные расходы необходимо соблюдать следующие ограничения:

1. Выдача работнику аванса наличными денежными средствами из кассы организации производится при условии полного отчета по суммам, ранее полученным им на командировочные расходы (п. 36 Инструкции № 107).
2. Перечисление аванса на личную дебетовую карточку работника осуществляется также только после представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличных денег (часть первая п. 42 Инструкции № 107).
3. Нельзя выдавать работнику корпоративную дебетовую карточку для оплаты предстоящих расходов, связанных с командировкой, без представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличных денег на указанные цели (по разъяснениям специалистов Нацбанка Республики Беларусь).

Таким образом, если работник по предыдущей командировке получал аванс наличными деньгами, то выдавать ему аванс на следующую командировку нельзя (ни наличными денежными средствами, ни с помощью перечисления на личную или корпоративную дебетовую карточку), пока он не отчитается по предыдущей командировке (см. схему 1).

 Схема 1

Перечисление аванса на личную или корпоративную дебетовую карточку разрешено без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам денежных средств (часть вторая п. 42 Инструкции № 107) (см. схему 2).

  Схема 2

Возврат аванса, полученного на командировочные расходы

В ряде случаев возникает необходимость в отмене командировки, и тогда ранее выданные суммы аванса подлежат возврату. Вместе с тем сроки возврата аванса при отмене командировки законодательством не определены. Полагаем, что такие сроки может установить сама организация, закрепив их в ЛНПА или в приказе об отмене командировки.

Аванс возвращается путем внесения наличных денежных средств в кассу организации либо осуществлением банковского перевода на счет организации. Если работник не снимал наличные деньги при помощи выданной ему корпоративной дебетовой карточки, то не израсходованные работником суммы денежных средств остаются на счете организации, т.е. командированному работнику возвращать аванс не следует (п. 41 Инструкции № 107).

Способ возврата аванса зависит от способа получения (см. схему 3):

Что делать, если работник не вернул аванс?

<...>

Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"