Работник организации направлен в служебную командировку в США транзитом через Ирландию (связано с движением транспорта). По возвращении из командировки он представил авансовый отчет с подтверждающими документами в оригинале о проживании в ночное время в гостинице в Ирландии. Продолжительность остановки была менее 12 ч.
Вправе ли организация возместить работнику произведенные расходы за наем жилого помещения?
Вправе возместить по решению нанимателя.
За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее 12 ч, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования, а расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 28 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115). Отсчет 12-часового периода начинается с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки.
Данные расходы можно возмещать по решению нанимателя. В таком случае расходы по проживанию будут отнесены на затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли (подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть))|*|.
* Информация, поясняющая, как избежать ошибок в расчетах по зарубежной командировке, доступна всем на портале GB.BY: www.gb.by/2016-39-05
Штатные работники организации (граждане Российской Федерации с пропиской в г. Москве) имеют разрешение на проживание в Республике Беларусь. Они направляются в служебные командировки в Российскую Федерацию (г. Москва).
Инструкцией № 115 предусмотрено, что при отсутствии подтверждающих документов в оригинале расходы по найму жилого помещения оплачиваются в размере 5 % от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.
Следует ли применять данную норму при направлении в командировку вышеуказанных работников?
Следует.
Работник – это лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании трудового договора (Трудовой кодекс Республики Беларусь; далее – ТК). При этом трудовой договор – это соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым:
– работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок;
– наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.
ТК применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь (ст. 3 ТК).
Следовательно, тот факт, что работник постоянно проживает в Республике Беларусь или имеет разрешение на проживание в Республике Беларусь, на трудовые отношения не влияет. Главное, что работник состоит в трудовых отношениях с нанимателем.
Поэтому при направлении работника в командировку из Республики Беларусь за границу на него распространяются все нормы, предусмотренные Инструкцией № 115, в т.ч. и по возмещению расходов по найму жилого помещения в размере 5 % от предельных норм по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале.
Работник направлен в однодневную командировку в Латвию.
Возмещаются ли ему расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов?
Не возмещаются.
Расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов при однодневных командировках не возмещаются.
При командировании работников за границу расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).
Коммерческие организации могут повысить данный размер по решению нанимателя в пределах от 5 до 20 %.
Справочно: постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.
С учетом того что работник направлен в однодневную командировку и отъезд и возвращение обратно происходят в течение одного дня, т.е. в течение этих суток он находится в пути, а время для отдыха наступает практически уже по возвращении к постоянному месту жительства, т.е. дома, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале ему не возмещаются.
Обязана ли организация возмещать водителю-международнику расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов, если автомобиль, на котором он направляется в командировку, оборудован двумя спальными местами?
Если да, то расходы по найму жилого помещения следует рассчитывать с учетом количества суток или ночей?
По каким нормам возмещаются эти расходы за время нахождения на территории Республики Беларусь?
Обязана возмещать за все дни командировки.
При командировании водителей |*|, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов за границу, расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом для них учитывается время нахождения в пути следования (п. 16 Инструкции № 115).
* Информация о расходах по найму помещения для водителя грузового автомобиля доступна для подписчиков электронного «ГБ»: www.gb.by/2017-08-28
В Инструкции № 115 не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования, а также от количества часов за поездку.
Следовательно, водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, расходы по найму жилого помещения возмещаются за все дни, оговоренные в приказе нанимателя. Данная норма распространяются на всех водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, вне зависимости от оборудования автомобиля спальными местами. Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 1 июля 1970 г. (далее – Соглашение). С учетом положений Соглашения период отдыха водителя согласно графику движения необязательно должен приходиться на ночное время.
Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. При пересечении границы до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 ТК).
За время следования по территории Республики Беларусь до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Соответственно водителю, осуществляющему международные автомобильные перевозки грузов, за дни следования по территории Республики Беларусь до пересечения (после пересечения) границы Республики Беларусь расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов будут выплачиваться по нормам, установленным Минфином при командировании работников в пределах Республики Беларусь, а за время нахождения за границей – по нормам, установленным для страны командирования.
В организации локальным нормативным правовым актом (ЛНПА) установлены более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.
По каким нормам возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов: по нормам расходов по найму жилого помещения, установленным законодательством или ЛНПА?
По нормам, установленным ЛНПА.
Источники регулирования трудовых и связанных с ними отношений, кроме Конституции Республики Беларусь, ТК и других актов законодательства, – коллективные договоры, соглашения и иные ЛНПА, заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).
Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения командировочных расходов не могут быть ниже размеров, установленных законодательством (ст. 95 ТК).
Таким образом, организация вправе на основании ЛНПА предусмотреть за счет прибыли организации более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.
С учетом данных норм ТК расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов будут оплачиваться в размере 5 % либо в ином размере, определяемом от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной ЛНПА.
Наниматель планирует направить работника в служебную командировку за границу. Работнику необходимо приобрести билет заранее.
Каким образом можно выдать ему деньги на приобретение билетов до отъезда в командировку, которая состоится через месяц?
На основании приказа о направлении в командировку.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях |*| до выезда в командировку и возместить следующие расходы (ст. 95 ТК, п. 8 Инструкции № 115):
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– по проживанию вне места жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
* Информация, поясняющая, когда аванс на командировочные расходы может стать доходом работника, доступна для подписчиков электронного «ГБ»: www.gb.by/2017-13-21
Конкретные сроки выдачи аванса работнику до отъезда в командировку данными документами не определены. Законодательство регламентирует только сроки представления авансового отчета об израсходованных суммах иностранной валюты после возвращения из служебной командировки.
Кроме того, основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении в командировку (п. 2 Инструкции № 115).
Таким образом, нанимателю предоставляется право исходя из сложившей ситуации самостоятельно определять срок издания приказа для выдачи аванса на командировочные расходы, в т.ч. с целью приобретения билетов.
Организация в соответствии с имеющимися лицензиями на международные перевозки выполняет коммерческие рейсы в страны СНГ.
1. Что является основанием для возмещения командировочных расходов?
2. Время нахождения в загранкомандировке считается с момента пересечения Государственной границы Республики Беларусь или с момента направления в командировку?
3. Что является основанием для выплаты суточных при командировках в Российскую Федерацию: отметка предприятия-заказчика или отметка таможенной службы о пересечении границы в установленном порядке?
1. Работники направляются в служебную командировку за границу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При направлении работников в командировку за границу руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указывает цель командировки, время нахождения за границей и др. |*| Установленный в приказе (задании) срок командировки – основание для выплаты командированным работникам аванса на командировочные расходы.
* Информация о том, что поездка на один день за границу – не всегда однодневная командировка, доступна для подписчиков электронного «ГБ»: www.gb.by/2016-37-28
Сумма аванса рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115*. Если в процессе командировки задание меняется и срок командировки продлевается, то командировочные расходы возмещаются за фактический срок пребывания в командировке.
__________________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Таким образом, время нахождения в загранкомандировке считается с момента направления в командировку в соответствии с приказом (распоряжением) нанимателя.
Суточные возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (часть первая п. 22 Инструкции № 115).
2. Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. При пересечении границы до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). При этом за время следования по территории Республики Беларусь до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
3. Поскольку при командировании в Россию отметка в паспорте о пересечении границы не делается, то при командировании на автотранспорте нанимателя день пересечения границы может быть определен на основании отметок в путевом листе, сопроводительных документах (например, товарно-транспортной накладной, квитанции об оплате за проезд по платным дорогам и др.) о времени выбытия из места постоянной работы командированного работника и прибытия указанного транспорта к месту постоянной работы (п. 32 Инструкции № 115).
Если в сопроводительных документах время пересечения границы не указано – то на основании отметок в путевом листе о выезде и возвращении на предприятие. Время пересечения границы может быть определено расчетным путем с учетом маршрута и графика движения автотранспорта.
При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику определенные расходы (п. 8 Инструкции № 115).
Вправе ли организация выдать аванс или компенсировать работнику после возвращения из командировки расходы по аренде автомобиля за границей или оплату такси для проезда между городами, если работник командирован в несколько городов и между ними отсутствует транспортное сообщение общего пользования?
Компенсировать работнику эту сумму можно, но не как командировочные.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы (ст. 95 ТК):
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы |*|.
* Информация о документах, подтверждающих проживание в отеле при зарубежной командировке, доступна для подписчиков электронного «ГБ»: www.gb.by/2016-13-20
Согласно ТК командировочные расходы носят характер компенсаций, выплачиваемых непосредственно работнику на собственные нужды, связанные со служебной командировкой по распоряжению нанимателя. Командировочные расходы работнику, направленному в командировку за границу, возмещаются в соответствии с Инструкцией № 115 в пределах норм, установленных законодательством.
Нормами Инструкции № 115 определено, что транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных, а расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, а также с вокзала, аэропорта возмещаются работнику в пределах стоимости проезда на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении. Возмещение работнику расходов по аренде автомобиля или на такси Инструкцией № 115 не предусмотрено.
Законодательством не предусмотрено расширение данного в Инструкции № 115 перечня иных командировочных расходов. С учетом норм ТК и Инструкции № 115 расходы по аренде автомобиля и на такси, произведенные работником в месте командирования, не относятся к командировочным расходам, а являются расходами коммерческой организации.
От редакции:
Понесенные работником расходы на аренду автомобиля относятся к производственной деятельности организации. Тот факт, что они не относятся к командировочным расходам, не исключает необходимости оплаты таких расходов. Эти затраты следует рассматривать как хозяйственные расходы и отражать следующей записью:
Д-т 26 (90-10) – К-т 76.
Некоторые авиакомпании не включают в стоимость авиа-билета провоз личного багажа командированного, он оплачивается отдельно.
Как производить расчет с работниками, командированными за границу, в подобной ситуации?
Расходы возмещаются по решению нанимателя.
Командированному работнику возмещаются расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты) (подп. 11.3 п. 11 Инструкции № 115).
Таким образом, возмещение стоимости провоза личного багажа командированного работника сверх норм провоза багажа, предусмотренных авиабилетом, нормами Инструкции № 115 не предусмотрено.
Следовательно, если работник оплачивает провоз личного багажа сверх норм, предусмотренных авиабилетом, то данные расходы ему могут возмещаться по решению нанимателя и относиться на затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли, с учетом подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь |*|.
* Информация о расчете среднего заработка за время зарубежной командировки доступна для подписчиков электронного «ГБ»: www.gb.by/2016-28-14
Работник направлен в командировку за границу. Для быстрого оформления визы он обратился в визовый центр.
Относится ли визовый сбор (плата за срочность, фотографии и т.д.) к расходам на получение визы в соответствии с п. 30 Инструкции № 115?
Возмещение посреднических услуг нормами Инструкции № 115 не предусмотрено.
Работнику, командированному за границу, возмещаются расходы по получению виз без наличия подтверждающих документов, т.е. расходы, которые работник производит при непосредственном обращении за визой в консульство (посольство) иностранного государства (п. 30 Инструкции № 115). Это расходы на уплату консульских (визовых) сборов в размерах, установленных иностранными посольствами (консульствами).
При обращении в визовый центр с работником заключается посреднический договор, согласно которому уплачивается сервисный сбор, как вознаграждение за посреднические услуги, а также оплачиваются иные услуги (за срочность рассмотрения, за фотографии и т.д.). Возмещение таких услуг нормами Инструкции № 115 не предусмотрено.
В то же время с учетом того, что срочность оформления визы необходима для выполнения работником служебного задания нанимателя, то данные расходы за оказание посреднических услуг являются расходами организации.
От редакции:
В таком случае расходы, возмещаемые работнику, следует рассматривать как общехозяйственные затраты. В соответствии с учетной политикой и на основании подтверждающего документа организация может отразить их в бухгалтерском учете записью:
Д-т 26 (90-10) – К-т 76.
Работник по возвращении из загранкомандировки представил счет из гостиницы, на котором отсутствуют печать организации и подпись ответственного лица, а также отсутствует кассовый чек.
Принимается ли к возмещению указанный счет?
Принимается, если он соответствует требованиям Закона № 57-З*.
__________________________
* Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
Инструкцией № 115 не определена обязательность наличия кассового чека.
Законом № 57-З предусмотрено, что первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Если представленный работником для оплаты документ из гостиницы содержит все вышеперечисленные сведения, то работнику возмещаются произведенные расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином, даже без наличия кассового чека.
