Цифровые технологии давно упрощают нашу жизнь, но в бухгалтерии по-прежнему осталось много простых механических задач, на которые бухгалтер тратит до 80 % рабочего времени. Расскажем о новых способах автоматизации работы, которые помогают делать бухгалтерию эффективнее, экономить время и деньги.
1. Бухгалтерская система в облаке
Сегодня в республике многие IT-компании предлагают облачный хостинг для 1С или работу в других облачных бухгалтерских системах. Программа и бухгалтерская база хранятся на защищенных серверах, а сотрудники компании получают к ним доступ из любого места. Больше не нужно покупать собственный сервер для программы и платить за техобслуживание – всё это обеспечат специалисты на стороне компании-хостера.
Облако расширяет ваши возможности: в программу могут входить по паролю одновременно несколько человек из любого места – офиса или дома. Например, все бухгалтеры компании или бухгалтеры-аутсорсеры, которые ведут учет клиентов бухгалтерской фирмы. Директор может заглядывать в программу, чтобы видеть долги и финансовые документы. Уровень доступа настраивается для каждого сотрудника.
Серверов для хранения данных может быть несколько, и все они расположены в разных местах. Это обеспечивает защиту базы и предотвращает несанкционированный доступ к программе.
2. Распознавание первичных документов
Частые опоздания бухгалтерии со сдачей деклараций и отчетов – сигнал о том, что бухгалтер загружен работой с первичными документами. Ежемесячное внесение всех первичных документов в учетную базу занимает 70–80 % рабочего времени бухгалтера. Эту задачу можно автоматизировать.
Свежая технология для бухгалтера на белорусском рынке – программа для автоматизации работы с первичными документами. Если вы получаете товарные или товарно-транспортные накладные от контрагентов на бумаге, то достаточно отсканировать документы и загрузить в программу, а затем проверить и провести документ в 1С.
Система распознает информацию из накладных: вид товара, количество, цену и прочие данные. Если у системы есть сомнения в правильности распознавания, она подсвечивает сложное место, чтобы обратить на него внимание бухгалтера. После проверки достаточно одобрить занесение информации из накладной в 1С. Это позволяет значительно ускорить обработку документов и уменьшить количество ошибок за счёт двойной проверки.
Модуль «Первичка» от Контур.Бухгалтерии поможет упростить работу с накладными. Система подойдет всем компаниям, которые получают много входящих накладных и работают в учетной программе 1С. Сервис умеет автоматически распознавать данные со сканов ТН и ТТН и заносить их в учет.
Алена Д., главный бухгалтер: «Мы начали работать с сервисом распознавания, и для нас было преимуществом, что нужен простой сканер, а сервис не вносит изменений в 1С, а является внешней обработкой, одновременно работает на нескольких компьютерах. Накладные больше не откладываются на потом, одну накладную из 10 позиций вводим за 2–3 минуты. И это с учетом того, что карточки новые и их еще нет в системе».
Узнайте про сервис больше и начните работать бесплатно на сайте b-kontur.by.
Также вы можете задать вопросы на Viber +7 982 6105 008.
3. Сервисы для сдачи отчётности
Каждому бухгалтеру хоть раз приходилось лично сдавать отчётность в налоговую: тратить деньги на проезд, стоять в очередях, переделывать отчет по замечаниям и ехать сдавать снова. На это может уйти не меньше времени, чем на составление отчетности.
Пользуйтесь возможностью сдавать отчетность через интернет – это удобно и быстро. Такая система поддерживается налоговой и статистическим комитетом, ведь это помогает оптимизировать и их работу.
Отправленную через интернет отчетность не нужно дублировать на бумаге: вы сможете передать документы прямо из-за своего рабочего стола. Также в системах электронной сдачи отчетности обеспечена высокая защита данных.
4. Электронный документооборот
Учетные системы не помогают бухгалтеру быстро и своевременно получать документы. На то, чтобы собрать все подписи ответственных лиц, уходит масса сил и времени.
Документооборот требует особого подхода, который проще всего организовать с помощью системы электронного документооборота (ЭДО) и электронных цифровых подписей (ЭЦП). Это позволит быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же будет исключена возможность потери документов.
ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.
АО “ПФ “СКБ Контур”, ИНН 6663003127
