При направлении работника в командировку наниматель обязан (ст. 95 ТК [2], п. 5 Положения № 176 [1]):
– выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в рублях и (или) иностранной валюте;
– возместить расходы:
по проезду к месту служебной командировки и обратно;
по найму жилого помещения;
по проживанию вне места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
Справочно: с разъяснениями представителей Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь по реализации норм Положения № 176 можно ознакомиться на официальном сайте: http://www.mintrud.gov.by.
Основанием для расчета |*| и выплаты денежных средств служит приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 4 Положения № 176).
Нанимателю предоставлено право определять необходимость установления задания на командировку, а также письменного отчета по выполнению задания, срока его представления и порядка оформления, если иное не предусмотрено законодательством.
Важно! Положение № 176 не требует оформления командировочного удостоверения. Необходимость его выдачи работникам определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами.
Рассмотрим на примерах некоторые особенности применения норм Положения № 176.
Пример 1
Возмещение командировочных расходов в пределах Беларуси
На основании приказа руководителя организации заместитель директора по проектированию направлен в Могилев для участия в совещании «Капитальный ремонт и реконструкция здания ГУ культуры «Могилевская областная филармония» по вопросу определения объема работ по монтажу механики сцены и подключению светового оборудования на объекте на 2 дня: с 28.03.2019 по 29.03.2019.
Для направления работника в командировку организация в безналичном порядке приобрела 2 железнодорожных билета (туда и обратно) на общую сумму 27,78 руб., в т.ч. НДС – 4,63 руб.:
– отправление из Минска 28.03.2019 в 23:45 с прибытием в Могилев 29.03.2019 в 5:40;
– отправление из Могилева 29.03.2019 в 14:25 с прибытием в Минск 29.03.2019 в 19:00.
Перед поездкой командированному были выданы авансом из кассы организации суточные в сумме 18 руб.
По возвращении из командировки работник составил отчет, к которому были приложены железнодорожные билеты на проезд из Минска в Могилев и обратно, а также квитанция на оплату постельного белья в поезде на сумму 2,5 руб.
Обоснование возмещения командировочных расходов в пределах Беларуси
На основании представленных железнодорожных билетов днем прибытия в Могилев и днем выбытия из Могилева является один и тот же день – 29.03.2019. При непредставлении работником подтверждающих документов по найму жилого помещения эти расходы должны быть компенсированы нанимателем за 1 день (29.03.2019). Расходы по найму жилого помещения составят 50 руб. (Могилев – областной центр Республики Беларусь). Данную сумму необходимо возместить работнику независимо от того, было у него время в служебной командировке на проживание или нет.
Суточные |*| необходимо оплатить в размере 100 % от установленной нормы вне зависимости от длительности командировки и обеспечения работника питанием. В данном случае по приказу срок командировки – 2 дня (с 28.03.2019 по 29.03.2019), поэтому работнику выдан аванс в размере 18 руб.
* Порядок расчета аванса, расходов по найму жилого помещения и суточных
Справочно: суточные командированному работнику за все время пребывания в командировке в пределах Республики Беларусь, включая время нахождения в пути, возмещаются в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (см. таблицу):
Дату прибытия к месту командирования и дату отъезда (выбытия) из него пассажирским транспортом общего пользования необходимо определять на основании проездных документов (билетов).
Важно! Организация не вправе требовать от командированных лиц документы, подтверждающие расходы на проживание. Разработка внутренних локальных нормативных документов, предусматривающих возмещение расходов по проживанию на основании подтверждающих документов, необоснованна, так как данные условия будут ухудшать положение работников по сравнению с законодательством о труде.
Новый порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно предусматривает следующее (подп. 9.1.1, 9.3 п. 9 Положения № 176):
– командированным работникам возмещают расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным транспортом (при командировании в пределах Республики Беларусь (кроме такси)) по фактической стоимости проездных документов (билетов);
– возмещается стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета).
При приобретении проездных документов (билетов) направляющей стороной работнику не требуется представлять подтверждающие документы (п. 11 Положения № 176).
Работнику возмещается стоимость постельного белья, оплаченного им в поезде, в размере 2,5 руб.
Общая сумма командировочных расходов, возмещаемая работнику, составит 52,50 руб. (50 + 2,50).
В налоговом учете расходы по командировке учитывайте в сумме 93,65 руб. ((27,78 – 4,63) + 18 руб. + 50 руб. + 2,50 руб.). Эту сумму необходимо отразить в составе затрат по производству и реализации, с учетом особенностей определения нормируемых затрат (п. 2 ст. 170, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [3]).
Пример 2
Возмещение расходов при зарубежной командировке
Согласно приказу руководителя начальник отдела оптовых продаж магазина музыкальных инструментов направлен в служебную командировку с 03.04.2019 по 07.04.2019 во Франкфурт-на-Майне (Германия) с целью посещения музыкальной выставки «Musikmesse-2019» для ознакомления с новинками музыкальной индустрии.
Период проведения выставки – с 02.04.2019 по 05.04.2019.
На основании заявления работника 1 день – 06.04.2019 – он использует в личных целях.
Организация приобрела в безналичном порядке авиабилеты экономкласса, общая стоимость которых составила 707,08 бел. руб., на следующие даты:
– вылет из Минска 03.04.2019 в 12:20 – прилет во Франкфурт-на-Майне 03.04.2019 в 14:00;
– вылет из Франкфурта-на-Майне 07.04.2019 в 14:55 – прилет в Минск 07.04.2019 в 18:05.
Авиарейсы по данному маршруту осуществляются авиаперевозчиком по дням недели: среда, пятница, воскресенье.
Организация выдала командированному лицу корпоративную карту в белорусских рублях. С ведома руководителя организации были забронированы, а позже и оплачены корпоративной картой отели во Франкфурте-на-Майне на период служебной командировки:
1) отель «Maritim Hotelgeseeschaft mbh» (1 сутки) с 03.04.2019 по 04.04.2019, стоимость номера – 207 евро;
2) отель «Adagio Frankfurt City Messe» (3 суток с 04.04.2019 по 07.04.2019), общая стоимость проживания составила 408 евро.
Кроме того, по корпоративной карте был приобретен через Интернет билет на выставку сроком действия с 02.04.2019 по 05.04.2019 до 18:00 и стоимостью 45 евро.
Перед отъездом командированному лицу был выдан аванс – 200 евро (согласно расчету суточные составят 200 евро (4 дня ×× 50 евро), 1 день, используемый работником в личных целях, исключен из расчета).
Справочно: официальный курс евро по Нацбанку Республики Беларусь на дату выплаты суточных составлял 2,415 руб. за 1 евро.
По приезде работник составил авансовый отчет на дату 09.04.2019, к которому были приложены:
– электронный билет (маршрут-квитанция) и посадочные талоны на авиаперевозку от компании «Белавиа» на сумму 708,08 руб.;
– счет гостиницы «Maritim Hotelgeseeschaft mbh» с чеком от 04.04.2019 на сумму 207 евро;
– счет гостиницы «Adagio Frankfurt City Messe» с чеком от 07.04.2019 на сумму 408 евро;
– оригинал инвойса и электронный билет на выставку на сумму 45 евро;
– выписка банка с корпоративной карты за 05.04.2019 с подтверждением оплаты билета на выставку в сумме 109,26 руб. (45 евро по обменному курсу 2,4280 руб. за 1 евро);
– выписка банка с корпоративной карты за 08.04.2019 с подтверждением оплаты гостиницы «Maritim Hotelgeseeschaft mbh» в сумме 503,30 руб. (207 евро по обменному курсу 2,4314 руб. за 1 евро);
– выписка банка с корпоративной карты за 09.04.2019 с подтверждением проведенной оплаты гостиницы «Adagio Frankfurt City Messe» в сумме 988,58 руб. (408 евро по обменному курсу 2,4230 руб. за 1 евро).
Обоснование возмещения зарубежных командировочных расходов
При направлении работника в служебную командировку за границу наниматель должен соблюдать обязательные условия командирования за границу.
При нахождении командированного работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются (часть третья п. 5 Положения № 176).
При направлении работника в загранкомандировку суточные возмещают за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть первая п. 20 Положения № 176).
Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь необходимо считать день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам (билетам). При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (часть первая п. 23 Положения № 176).
В примере 2 время начала и окончания служебной командировки установлено приказом руководителя организации с 03.04.2019 по 07.04.2019 (5 дней). При расчете суточных необходимо исключить 1 день, использованный работником в личных целях. Размер суточных, выплачиваемых работнику, составит 200 евро (4 дня × 50 евро) по официальному курсу Нацбанка Республики Беларусь на дату их фактической выплаты.
Расходы по найму жилого помещения |*| за границей возмещают без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него (п. 16 Положения № 176).
* О возмещении расходов по найму жилого помещения в командировке по-новому
Несмотря на то что бронирование и оплата жилья за границей производятся в сутках (в примере – 4 суток), расчет расходов по найму жилого помещения в соответствии с нормами п. 16 Положения № 176 производят за 5 дней (3, 4, 5, 6 и 7 апреля 2019 г.), так как дата прибытия работника в Германию – 03.04.2019, а день выбытия – 07.04.2019. Из расчетных 5 дней проживания должен быть исключен 1 день, предоставленный работнику для личных целей (06.04.2019). 6 апреля 2019 г. работник проживал в гостинице «Adagio Frankfurt City Messe».
Важно! При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 17 Положения № 176).
В примере 2 наниматель при направлении работника в загранкомандировку забронировал по корпоративной карте жилое помещение в Германии и оплатил его. Фактическая стоимость проживания, оплаченная за счет средств нанимателя, в т.ч. 1 день, предоставленный работнику в личных целях, составила 615 евро (207 евро + 408 евро). Руководствуясь пп. 5, 16, 17 Положения № 176, работник должен возвратить нанимателю сумму денежных средств за 1 день проживания, проведенный им за рубежом в личных целях, рассчитанный исходя из расходов на проживание в гостинице «Adagio Frankfurt City Messe» в сумме 247,15 руб. (988,58 / 4 × 1 день).
С учетом изложенного фактическая стоимость проживания (за исключением 1 дня) составила 513 евро (207 евро + 408 евро / 4 дня × 3 дня).
Справочно: стоимость проживания за 4 дня на территории Германии составляет 560 евро (приложение 2 к Положению № 176).
Общая сумма командировочных расходов, включаемая в налоговом учете в состав нормируемых затрат, составит 2 545,07 руб. (708,08 руб. + 483 руб. (200 евро × 2,415) + 109,30 руб. + 503,30 руб. + 988,58 руб. – 247,15 руб.).
