Расчет общей выплаты без представления подтверждающих документов
За время нахождения в командировке, включая время в пути, водителю возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты (далее – общая выплата) без представления подтверждающих документов в следующих размерах:
– за время нахождения в пределах Республики Беларусь – не более 5-кратного размера, но не менее 1-кратного размера суточных, установленного в приложении 1 к Положению № 176 [1], а именно от 9 руб. и до 45 руб. за 1 сутки включительно;
– за время нахождения за границей за 1 сутки – до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяет наниматель. Их целесообразно закрепить в локальном правовом акте (далее – ЛПА) (части первая и вторая п. 37 Положения № 176). Это могут быть положение по командировкам и отдельный приказ. Поскольку Положением № 176 определены минимальный и максимальный размер выплаты, наниматель может в ЛПА устанавливать удобные для организации варианты размеров выплаты:
1) для каждой страны предусмотреть конкретный размер общей выплаты. Например, для России – 80 евро, для Германии – 120 евро и т.д.;
2) предусматривать для разных городов отдельно взятой страны разный размер общей выплаты. Например, для России – 80 евро, а для г. Москвы – 100 евро и т.д.;
3) при командировании |*| в несколько государств наниматель может установить, что общая выплата будет рассчитываться исходя из количества дней пребывания в каждой стране командирования.
Для упрощения работы бухгалтерских служб можно установить, например, что размер общей выплаты определяется исходя из наибольшего размера установленной общей выплаты для стран, в которые командируется водитель. Допустим, путь следования водителя в командировке (погрузка – выгрузка – погрузка): Польша – Германия – Польша. В ЛПА организации закреплено, что общая выплата для Польши составляет 60 евро, для Германии – 100 евро. Общая сумма выплаты (при закреплении в ЛПА порядка расчета исходя из наибольшего размера установленной общей выплаты для стран, в которые командируется водитель) будет рассчитываться за все дни командировки исходя из 100 евро за сутки командировки в этих странах.
При этом размер выплаты не должен зависеть от того, является командировка однодневной или многодневной, т.е. нельзя устанавливать критерий размера общей выплаты в зависимости от продолжительности командировки.
Напомним, что при командировании на 1 день общая выплата водителю составляет 100 % определенного нанимателем ее размера (п. 40 Положения № 176).
Важно! Во избежание последствий дискриминационного характера для работника наниматель должен соблюдать установленный порядок по расчету общей выплаты для всех работников. Иными словами, недопустимо устанавливать различный размер общей выплаты в зависимости от личностных или профессиональных качеств водителя, от стажа его работы в организации и т.д., поскольку право на возмещение командировочных расходов каждому работнику закреплено на законодательном уровне (часть первая ст. 14 ТК [2]).
Рассмотрим порядок расчета общей выплаты. Так, днем выбытия из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считают дни пересечения водителем границы Республики Беларусь. День пересечения границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь, определяют по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.
За время следования по территории иностранных государств, включая день выбытия из Республики Беларусь и день прибытия в Республику Беларусь, общая выплата производится водителю в размере от 25 до 150 евро включительно в соответствии с абз. 3 части первой п. 37 Положения № 176 (п. 41 Положения № 176).
Ситуация 1
Командировка в Польшу с 22 по 25 июня
Водитель грузового автомобиля командирован в Польшу с 22 по 25 июня. Общая выплата водителю при командировке в Польшу установлена в размере 60 евро за сутки. Водитель 22 июня пересек границу и въехал в Польшу, 25 июня пересек границу и въехал в Беларусь.
Общая выплата водителю составит 240 евро (60 евро × 4 суток).
За время следования по территории Республики Беларусь до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь общая выплата водителю производится в размере от 9 до 45 руб. включительно в соответствии с абз. 2 части первой п. 37 Положения № 176 (п. 41 Положения № 176).
Ситуация 2
Командировка по территории Беларуси и в Польшу
Водитель грузового автомобиля командирован в Польшу с 22 по 25 июня. Общая выплата водителю при командировке в Польшу установлена в размере 60 евро за сутки, по Беларуси – 25 руб.
Водитель 22 июня следовал по территории Беларуси, 23 июня пересек границу и въехал в Польшу, 25 июня пересек границу и въехал в Беларусь.
Общая выплата водителю составит 25 руб. и 180 евро (60 евро × 3 суток).
Расчет общей выплаты с представлением подтверждающих документов
Если расходы по найму жилого помещения за границей |*| превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, водителю возмещают расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, и суточные в размерах, предусмотренных также для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176 (п. 39 Положения № 176).
Важно! С 26 июня 2020 г. постановлением № 363 [3] внесены изменения в Положение № 176. В частности, изменены нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения, определенные в приложении 2 к Положению № 176.
Ситуация 3
Фактические расходы по найму превысили сумму общей выплаты
Водитель грузового автомобиля направлен в командировку в Россию (г. Смоленск) с 20 по 25 июля. Ему выдан аванс 300 долл. США (6 суток × 50 долл. США, где 50 долл. США – общая выплата, установленная приказом нанимателя для Российской Федерации). Вернувшись из командировки, водитель представил чеки из гостиницы на проживание:
– с 21 по 23 июля – на сумму 200 долл. США;
– с 24 по 25 июля – на сумму 140 долл. США.
Пересечение границ Беларуси и России – 20 июля, России и Беларуси – 25 июля.
Как видим, за некоторые дни командировки водитель представил подтверждающие документы по расходам по найму жилого помещения. Сравнение сумм общей выплаты и документально подтвержденных фактических расходов по найму жилья следует производить за каждые сутки командировки (либо отдельный период), за которые представлены подтверждающие документы.
Если в конкретные сутки (период) водитель на эти цели фактически израсходовал больше, чем причитающаяся сумма общей выплаты, то возмещение ему расходов по найму за эти сутки (либо период) производится в порядке, установленном п. 39 Положения № 176.
В данной ситуации 20 июля водитель пересек границу с Россией и за этот день не представлены подтверждающие проживание документы, поэтому за 20 июля выплачивают общую выплату в размере 50 долл. США.
За период с 21 по 23 июля (3 суток) общая выплата составила 150 долл. США (3 суток × 50 долл. США). Вместе с тем фактические расходы по найму за этот период составили 200 долл. США и превысили сумму общей выплаты, но при этом находятся в пределах размеров, установленных приложением 2 к Положению № 176 для России (200 долл. США < 240 долл. США (80 долл. США × 3 суток)).
Следовательно, за этот период работнику положены:
– общая выплата в сумме 150 долл. США;
– доплата за наем 50 долл. США (200 – 150);
– суточные 75 долл. США (25 долл. США × 3 суток).
Итого работнику возмещается сумма 275 долл. США.
За период с 24 по 25 июля (2 суток) общая выплата составила 100 долл. США (2 суток × 50 долл. США). Вместе с тем фактические расходы по найму за этот период составили 140 долл. США и превысили сумму общей выплаты, но при этом находятся в пределах размеров, установленных приложением 2 к Положению № 176 для Российской Федерации (140 долл. США < 160 долл. США (80 долл. США × 2 суток)).
Следовательно, за этот период работнику положены:
– общая выплата в сумме 100 долл. США;
– доплата за наем 40 долл. США (140 – 100);
– суточные 50 долл. США (25 долл. США × 2 суток).
Итого за этот период работнику возмещается сумма 190 долл. США.
Всего за весь период командировки работнику причитается 515 долл. США (50 + 275 + 190).
Если расходы по найму жилого помещения |*| в пределах Беларуси превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, то водителю возмещают расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости 1-местного номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки, и суточные в размере, установленном в приложении 1 к Положению № 176 (п. 39 Положения № 176).
* Однодневные командировки и возмещение расходов по найму жилого помещения
Справочно: в п. 108 приложения 8 к приказу № 3 [4] также установлено, что если расходы по найму жилого помещения в пределах Беларуси превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, то водителю возмещают расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размере не выше стоимости 1-местного номера в гостинице проживания, и суточные в размере, установленном законодательством.
