Бланки строгой отчетности и их включение в электронный банк данных
Бланки строгой отчетности (БСО) – это особый вид документов, имеющих элементы (средства) защиты от подделки и идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении. Законодательством РБ предъявляются определенные требования к процессу их изготовления и использования в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 "О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности".
Порядок использования и учета БСО определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).
Принадлежность первичного учетного документа к БСО проверяется посредством обращения к электронному банку данных (далее – ЭБД) в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 06.07.2011 № 912 "О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров РБ" (далее – постановление № 912).
ЭБД – это организационно-техническая система, представляющая собой совокупность баз данных об изготовленных, оприходованных, отгруженных, реализованных, возвращенных неиспользованных, недействительных, погашенных бланках документов и документах с определенной степенью защиты и печатной продукции, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее – бланки), информация окоторых подлежит включению в ЭБД, и систему управления этими базами.
С помощью ЭБД можно получить полные сведения об изготовленных, реализованных, признанных недействительными и хранимых бланках документов, документах и печатной продукции в разрезе пунктов реализации, складов, налоговых органов, субъектов хозяйствования. Также информация, содержащаяся в электронном банке данных, может использоваться налоговыми органами припроверках хозяйствующих субъектов, для установления возможных нарушений ведения хозяйственной деятельности. Так, благодаря информации, содержащейся в ЭБД, контролирующие органы могут установить, что использованный бланк никогда не приобретался субъектом хозяйствования. Это в дальнейшем может служить доказательством совершения фиктивной сделки.
Функционирование электронного банка данных позволило упорядочить учет и повысить эффективность государственного контроля за использованием полученных бланков документов, документов и печатной продукции по каждому конкретному субъекту хозяйствования.
Справочно: сведения о приобретении субъектами хозяйствования бланков первичных учетных документов, внесенных в электронный банк данных, а также о признании их недействительными можно получить на сайте http://blank.bisc.by.
Постановлением № 912 (в ред. от 13.02.2012 № 144) утверждены:
1) Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в ЭБД:
а) бланки документов с определенной степенью защиты:
– квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов;
– комплект квитанций формы 0402370004;
– приходный кассовый ордер;
– реестр сделок участника биржевой торговли;
– товарно-транспортная накладная;
– товарная накладная;
б) документы с определенной степенью защиты:
– акцизная марка для маркировки алкогольных напитков;
– акцизная марка для маркировки табачных изделий;
– акцизная марка для перемаркировки алкогольных напитков с поврежденными акцизными марками;
– контрольная марка для маркировки алкогольных напитков, маркированных акцизными марками, выводимыми из обращения;
– контрольный (идентификационный) знак;
– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов на ввозимые (вывозимые) алкогольную продукцию, непищевую спиртосодержащую продукцию и непищевой этиловый спирт;
– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов, оформленных в соответствии с законодательством на нефтяное жидкое топливо;
– специальная марка для маркировки табачных изделий, обращенных в доход государства;
– специальная марка, предназначенная для маркировки алкогольных напитков, задержанных или изъятых правоохранительными и контролирующими органами, а также конфискованных либо обращенных в доход государства иным способом;
в) печатная продукция:
– книга замечаний и предложений;
2) Перечень организаций, осуществляющих изготовление и реализацию (выдачу) бланков:
– республиканское унитарное предприятие "Информационно-издательский центр по налогам и сборам";
– республиканское унитарное предприятие "Издательство "Белбланкавыд" (далее – РУП "Издательство "Белбланкавыд");
– республиканское унитарное предприятие почтовой связи "Белпочта".
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Аналитический учет бланков строгой отчетности коммерческие организации ведут по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам) на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (п. 20 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196)).
Данный счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет БСО, и учет их должен вестись по номинальной стоимости или в условной оценке (п. 84 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)).
Централизованные бухгалтерии дополнительно ведут учет бланков строгой отчетности по каждому обслуживаемому учреждению (п. 20 Инструкции № 196).
Поступление бланков строгой отчетности отражается у получателя следующими записями (п. 21 Инструкции № 196):
Д-т 10 "Материалы" – К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
– в оценке по фактически произведенным затратам на приобретение БСО
и одновременно:
– поступление бланков конкретных серий и номеров по номинальной стоимости или условной оценке.
Списание БСО с подотчета материально ответственных лиц (списание конкретных серий и номеров бланков) отражается (п. 22 Инструкции № 196):
– по расходу забалансового счета 006.
Списание с учета испорченных и (или) аннулированных БСО по причине сбоя работы компьютерной техники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка, а также различных чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, аварии коммунальных сетей и др.), произошедших при хранении бланков до передачи их материально ответственным лицом ответственным исполнителям, отражают следующими записями (п. 24 Инструкции № 196 с учетом норм Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102)):
Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" – К-т 10
– в оценке по фактически произведенным затратам на приобретение БСО
и одновременно:
К-т 006
– списание конкретных серий и номеров бланков.
Если установлены виновные лица, не обеспечившие сохранность БСО в местах их хранения, стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков отражают записями согласно п. 25 Инструкции № 196:
Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи имущества" – К-т 10, 08 "Вложения в долгосрочные активы", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 26 "Общехозяйственные затраты", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на реализацию" и др.
– при отсутствии виновных лиц (сбои в работе оргтехники и т.д.)
и одновременно:
К-т 006
– списание конкретных серий и номеров бланков;
– на стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности.
Далее рассмотрим на практической ситуации, как правильно оформить поступление бланков в организацию, передачу ответственным лицам, а также списание использованных и испорченных БСО.
Ситуация
ООО "Кактус" были приобретены товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 (ПЭВМ) 100 номеров, серия АФ с № 2473901 по № 2474000, у РУП "Издательство "Белбланкавыд" на основании товарной накладной серии КК № 1541471 от 08.04.2013. При приемке товара недостач и брака не обнаружено. Главный бухгалтер Гусева А.Р. передала ответственному исполнителю – кладовщику Туровой И.И. 50 номеров серии АФ с № 2473901 по № 2473950. В апреле 2013 г. ответственным исполнителем для отгрузки товара были использованы 23 номера ТТН-1 серии АФ с № 2473901 по № 2473923, в т.ч. в результате сбоя работы принтера 26 апреля 2013 г. были испорчены 2 бланка ТТН-1 серии АФ № 2473922 и № 2473923.
Рассмотрим оформление выдачи, а также учет, хранение и списание БСО.
Поступление бланков документов материально ответственное лицо отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 Инструкции № 196). Перед заполнением книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером. Приходно-расходная книга может вестись как на бумажных, так и на машинных носителях информации (пп. 8, 9 Инструкции № 196). В книгу вносятся сведения о БСО, которые фактически получены материально ответственным лицом. На каждый вид БСО заводится один или несколько листов книги, каждая операция по движению бланков записывается отдельной строкой.
Выдача БСО ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков (п. 11 Инструкции № 196).
Нередки случаи, когда бланки могут быть испорчены ответственным исполнителем, например, по причине сбоя компьютерной техники и т.д. В данном случае важно правильно оформить списание испорченных бланков. Для этого необходимо лишь составить реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению (п. 15 Инструкции № 196).
Справочно: поскольку учет БСО ведется материально ответственным лицом, то это же лицо может являться и контролером.
Испорченные БСО вместе с составленным на них реестром хранятся в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 15 Инструкции № 196). По окончании этого времени, когда организация примет решение об уничтожении данных бланков и выполнит установленные п. 15 Инструкции № 196 действия, составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (п. 16 Инструкции № 196).
Бланки, использованные ответственным исполнителем, списываются с его подотчета материально ответственным лицом на основании акта на списание использованных БСО (п. 14 Инструкции № 196). Акт должен быть подписан членами комиссии, производившими проверку использованных бланков, и утвержден руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Для контроля за использованием БСО на каждого ответственного исполнителя, получившего бланки, в бухгалтерии организации открывается карточка-справка по выданными использованным БСО (п. 12 Инструкции № 196). При выдаче БСО исполнителю в ней на основании приходно-расходной накладной на БСО заполняются соответствующие графы.
Как и где приобрести бланки документов?
Приобретение, учет, хранение, использование, в т.ч. возврат, бланков документов юридическими лицами, их филиалами и представительствами осуществляют в порядке, определенном Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в ЭБД бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи РБ от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее – Инструкция № 33/77/17).
Нормы Инструкции № 33/77/17 распространяются только на бланки документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в ЭБД и которые поименованы в постановлении № 912.
Реализация бланков организациям осуществляется при наличии сведений об организации в Государственном реестре плательщиков (иных обязанных лиц) и при предъявлении оригинала и копии платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков на основании счета-фактуры, и на основании следующих документов:
– оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления юридического лица, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также оригинала документа, удостоверяющего его личность, – при реализации руководителю организации;
– доверенности на получение бланков и оригинала документа, удостоверяющего личность, – при реализации иному представителю, не являющемуся руководителем организации;
– оригинала и копии документа, удостоверяющего личность, – при реализации индивидуальному предпринимателю.
Оригиналы представленных документов, за исключением доверенности на получение бланков, после сверки с копиями подлежат возврату.
Организации, приобретшие бланки документов, несут ответственность за их хранение и использование и передача их иным организациям не допускается.
Важно! Субъекты хозяйствования обязаны проверять накладные на предмет их принадлежности отправителю товара и действительности бланка (в случае их оформления резидентом РБ) (Указ Президента РБ от 23.10.2012 № 488 "О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств"). Такую проверку можно осуществить в автоматизированной системе ведения ЭБД бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, сформировав запрос на интернет-сайте http://blank.bisc.by.
