Учет денежных документов

В законодательстве республики нет четкого определения термина "денежные документы". До 1 января 2012 г. в комментариях к счету 50 "Касса" Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, было прописано, что почтовые марки, марки госпошлины, авиа- и другие билеты следовало рассматривать как денежные документы.

По мнению автора, и с 1 января 2012 г. названные ценности являются денежными документами. Указанный перечень денежных документов можно расширить, добавив в него, в первую очередь, путевки, приобретаемые организацией для своих работников, билеты в театры и др.

Денежные документы не следует отождествлять с бланками строгой отчетности. Денежные документы имеют номинальную стоимость и требуют соответствующего учета каждой единицы.

Постановление Минтранса РБ от 28.06.2008 № 76 "Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации"

Электронный билет – это метод документирования продажи перевозки и контроля перевозки, не требующий бумажного документа. Все действия, связанные с перевозкой, вносят в компьютерный файл записи документа и хранят в нем (подп. 2.1 п. 2).

Подлинный электронный документ приравнивают к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и он имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи").

Поступление и выбытие денежных документов подтверждается документально

Указ Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" (далее – Указ № 114)

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Не являются исключением и операции, связанные с приобретением денежных документов.

Формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный Советом Министров, утверждают уполномоченные государственные органы, определенные в данном перечне (подп. 1.2 п. 1).

Организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

Постановление Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 "Об утверждении перечня первичных учетных документов", с учетом изменений от 30.09.2011 № 1306

В данном перечне указан такой документ, как товарная накладная, который служит подтверждением поступления в организацию денежных документов, например путевки.

В то же время в нем отсутствуют учетные документы, которые необходимо заполнять при выдаче денежных документов. Поэтому списание денежных документов следует осуществлять на основании первичных учетных документов, формы которых утверждены руководителем организации (подп. 1.3 п. 1 Указа № 114).

Постановление Минфина РБ от 29.03.2010 № 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций", с учетом изменений от 23.03.2011 № 12

В первоначальной редакции постановлением было предусмотрено, что при поступлении в кассы денежных документов следовало заполнять ордера КО-1, КО-1в, а при выдаче из кассы денежных документов – ордера КО-2, КО-2в.

Изменениями в постановление отменена необходимость выписки приходных и расходных ордеров при поступлении и выдаче денежных документов.

Бухгалтерский учет денежных документов

Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 ("ГБ", 2012, № 2, с. 9–81)

Напомним, что ранее действовавшим планом счетов денежные документы учитывались на отдельном субсчете "Денежные документы", открываемом к счету 50 "Касса". С 1 января 2012 г. для обобщения информации о наличии и движении материалов предназначен счет 10 "Материалы". На отдельном субсчете к нему организации могут учитывать почтовые марки, оплаченные билеты, путевки, подарочные сертификаты и др. в сумме фактических затрат на их приобретение.

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196

Аналитический учет денежных документов возможно обеспечить в книге учета движения денежных документов. Утвержденной законодательством формы такого регистра нет. Целесообразно воспользоваться формой приходно-расходной книги по учету бланков строгойотчетности, приведенной в приложении 2 к данной инструкции.

Записи в книге учета движения денежных документов необходимо осуществлять на основании первичных документов, подтверждающих поступление и выбытие денежных документов.

Особенности налогообложения

Особенная часть Налогового кодекса РБ от 29.12.2009 № 71-З, с учетом последних изменений от 30.12.2011 № 330-З

К числу оборотов по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, освобождаемых от НДС, следует относить путевки на санаторно-курортное лечение и оздоровление населения организациями, их обособленными подразделениями, осуществляющими санаторно-курортное лечение и оздоровление населения, по перечню таких организаций, их обособленных подразделений, утвержденному Указом Президента РБ от 19.03.2006 № 154 (ст. 94).

В затраты, неучитываемые при налогообложении, следует включать стоимость путевок на лечение и отдых, выдаваемых работникам организации (ст. 131).

В доходы, освобождаемые от подоходного налога с физических лиц, включают стоимость путевок, за исключением туристических, в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет средств социального страхования, а также средств бюджета (п. 1.10 ст. 163).

Разъяснения экспертов по данному вопросу

1. Приобрели электронные билеты – учтите их как денежные документы // Гл. бухгалтер. – 2011. – № 19. – С. 58.

Автор обосновывает, что должно быть документальное подтверждение приобретения электронного билета. При оформлении электронного билета на руки пассажиру по его требованию должна быть выдана маршрут/квитанция с вручением в бумажном виде всех обязательных для билета уведомлений и извещений.

2. Приобретая трудовые книжки, организуйте их учет // Гл. бухгалтер. – 2012. – № 8. – С. 99.

Изложен порядок отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению и выдаче трудовых книжек. В аналогичном порядке возможно обеспечить учет денежных документов в организации.