Что проверяют:
1) обоснование и полноту начисления арендной платы;
2) своевременность отражения сумм арендной платы в бухгалтерском и налоговом учете;
3) правомерность, своевременность и полноту отражения вычета НДС в бухгалтерском и налоговом учете;
4) порядок расчетов по арендной плате.
Какие документы подлежат проверке:
1) документы, подтверждающие наличие арендных отношений между арендатором и арендодателем;
2) платежные документы, подтверждающие факт уплаты арендной платы;
3) книга покупок (в случае, когда учетной политикой организации предусмотрено ведение книги покупок);
4) регистры учета, в которых нашли отражение хозяйственные операции по арендным платежам.
У арендодатора проверят документальное обоснование начисления арендной платы
Основной документ, регулирующий арендные отношения, – договор аренды (ст. 7 Закона РБ от 12.12.1990 № 460-ХII "Об аренде" (далее – Закон об аренде)).
Договор аренды – это соглашение, на основании которого субъекты хозяйствования передают (предоставляют) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В договоре следует четко определить величину арендной платы, которую рассматривают как часть материальных затрат арендатора, включаемую в себестоимость продукции (работ, услуг), и как доход арендодателя, сроки и порядок внесения арендной платы(ст. 11 Закона об аренде).
Важно! Субъекты хозяйствования вправе устанавливать арендную плату, пользуясь методикой, применяемой при сдаче в аренду объектов недвижимости государственной формы собственности, которая определена соответствующими положениями, утвержденными Указом Президента РБ от 23.10.2009 № 518 "О некоторых вопросах аренды и безвозмездного пользования имуществом".
Помимо договора аренды у арендатора должен быть первичный документ, подтверждающий сумму арендной платы, подлежащую уплате за установленный в договоре период. Первичным учетным документом может быть бухгалтерская справка (справка-расчет), отражающая сумму арендной платы за определенный (установленный в договоре) период.
С учетом того что сдачу помещений в аренду не признают услугой, работой, акт о выполненных работах (оказанных услугах) арендодатель может не составлять. Однако при необходимости в договорах аренды можно предусмотреть обязанность составления и подписания таких актов.
Справочно: договоры аренды по заключению Конституционного Суда РБ от 07.02.2002 № З-137/2002 "О соответствии Конституции Республики Беларусь Инструкции о порядке формирования ставок арендной платы юридическими лицами негосударственной формы собственности при сдаче в аренду нежилых зданий (помещений)" направлены на возмездную передачу имущества в пользование, а не на возмездное оказание услуг.
Арендатору нужно знать, что вычет НДС по арендной плате можно произвести на основании договора и расчетных документов или первичных учетных документов, предъявленных арендодателем, в которых указаны сумма и ставка НДС (п. 5 ст. 107 Налогового кодекса РБ(далее – НК)).
Напомним, что первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете иотчетности" (далее – Закон), а с 1 апреля 2011 г. – и в Указе Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов".
В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Важно! Акты выполненных работ можно не составлять только в некоторых сферах экономической деятельности, таких как услуги связи, аренда, лизинг, прокат, рекламные и другие услуги, при оказании которых заключаются однотипные договоры (письмо Минфина и МНС РБ от 21.10.2010 № 15-5/840/2-1-9/324 "Об актах выполненных работ, оказанных услуг").
Таким образом, для подтверждения сумм арендной платы и НДС у арендатора помимо договора аренды могут быть следующие документы:
– акт о пользовании имуществом, подписанный сторонами договора аренды;
– счет на оплату аренды, выставленный арендодателем;
– бухгалтерская справка-расчет, если договором не установлена обязанность арендодателя предъявлять арендатору документы на оплату аренды имущества;
– другой первичный документ.
У вас проверят правильность отражения сумм арендной платы в бухгалтерском и налоговом учете
В зависимости от характера, условий осуществления и направлений своей деятельности арендатор суммы арендной платы отражает:
– как расходы по видам деятельности, если аренда имущества связана с производственной деятельностью;
– как внереализационные расходы, если аренда не связана с производственной деятельностью (п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной постановлением Минфина РБ от 26.12.2003 № 182 (далее – Инструкция № 182)).
Для целей бухгалтерского учета расходы арендатора по арендной плате признают в том отчетном периоде, в котором были произведены соответствующие им доходы. Если в организации согласно учетной политике принят порядок признания выручки "по оплате", то и расходы признают (списывают на счета реализации) после поступления оплаты (п. 18 Инструкции № 182).
Следует также учитывать, что все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета (ст. 8 Закона). Операции необходимо фиксировать на дату их совершения и отражать в бухгалтерском учете в тех периодах, к которым они относятся, независимо от времени проведения денежных или неденежных расчетов, связанных с этими операциями (допущение временной определенности хозяйственных операций).
Аналогичный подход должен быть применен к отражению в бухгалтерском учете компенсации арендодателю стоимости оплаченных им коммунальных услуг.
Проверяющие особое внимание уделяют проверке отражения затрат, связанных с обслуживанием арендованного имущества в налоговом учете.
С 1 января 2010 г. изменен подход к определению затрат, учитываемых при налогообложении прибыли. Законодательством установлены лишь общие требования к их определению. Конкретно поименованы только затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли (ст. 131 НК).
Важно! В НК приведены следующие общие требования по отнесению затрат к учитываемым при налогообложении прибыли:
– должна быть установлена связь конкретных расходов (затрат) с производством и реализацией. Организация определяет данную связь самостоятельно;
– расходы должны иметь стоимостную оценку и быть отражены в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 НК);
– расходы должны быть документально подтверждены.
Затраты по аренде подлежат отражению в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от срока оплаты – предварительная или последующая (п. 2 ст. 130 НК). Следовательно, арендатор на основании первичного документа начисляет причитающуюся к уплате арендную плату в сроки, установленные договором: ежемесячно, ежеквартально и т.д.
Пример 1
В договоре аренды производственных помещений закреплено, что периодом сдачи (передачи) в аренду является квартал. Арендатор перечисляет авансовые платежи по арендной плате не позднее 20-го числа каждого месяца, входящего в квартал, в сумме 1 200 тыс. руб. Момент определения выручки – "по отгрузке".
В бухгалтерском учете арендатора (условно за II квартал) будут составлены следующие записи (см. табл. 1).
Если организация арендует имущество, то у нее могут возникнуть внереализационные доходы и расходы, связанные с договором аренды, например:
– суммы неустоек (штрафов, пеней) и других санкций, полученных (уплаченных) за нарушение условий договоров (подп. 3.6 п. 3 ст. 128 НК);
– положительные (отрицательные) суммовые разницы, возникающие при погашении дебиторской или кредиторской задолженности по арендной плате, когда обязательства по ее уплате выражены в белорусских рублях эквивалентно сумме в иностранной валюте и момент определения величины арендного платежа предшествует дате его исполнения.
Пример 2
По договору аренды арендная плата составляет 1 000 евро (в т.ч. НДС – 166,67 евро). Установленный срок уплаты – не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, по курсу на день оплаты. Условно будем считать, что курс евро на конец отчетного месяца составил 7 050 руб., на 10-е число, т.е. день уплаты, – 7 100 руб.
Если арендатор внес арендную плату 10-го числа, то в бухгалтерском учете необходимо будет отразить суммовую разницу (см. табл. 2).
Важно! Арендатору, определяющему выручку "по отгрузке", суммовые разницы следует отражать в том отчетном периоде, на который приходится день погашения дебиторской или кредиторской задолженности (подп. 3.18 п. 3 ст. 128 НК).
Объекты проверки – правомерность, своевременность и полнота отражения вычета НДС в бухгалтерском и налоговом учете
Организации вправе выбрать, вести или не вести книгу покупок (п. 6 ст. 107 НК). Если плательщик ведет книгу покупок, то проверяющие выяснят обоснованность принятия к вычету сумм НДС по арендной плате на основании соответствующих записей.
Если книга покупок не ведется, то в таком случае будут проверены записи по счету 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам" в разрезе аналитической информации.
На данном участке проверки необходимо обратить внимание на следующие моменты.
1. Если арендатор определяет момент фактической реализации по мере отгрузки, то вычету подлежит сумма НДС, предъявленная арендодателем (п. 6 ст. 107 НК).
В случае, когда арендатор определяет момент фактической реализации по мере оплаты, вычету подлежит фактически уплаченная арендодателю сумма НДС (п. 6 ст. 107 НК). У арендаторов, определяющих выручку от реализации по мере оплаты, записи в гр. 2 книге покупок должны содержать дату уплаты и номер документа (например, платежное поручение), подтверждающего внесение арендной платы, а в гр. 1 – дату и номер первичного документа.
2. С 1 января 2011 г. арендаторы принимают к вычету предъявленные суммы НДС на основании одного из двух пакетов документов:
а) договора и расчетных документов, в которых указаны сумма и ставка НДС;
б) первичных учетных документов, предъявленных арендодателем, в которых также будут указаны сумма и ставка налога (п. 5 ст. 107 НК).
Арендатор вправе принять к вычету НДС по арендной плате, например, на основании счета-фактуры либо акта пользования имуществом, которые должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Суммы, принятые к вычету и отраженные вкниге покупок (если учетной политикой предусмотрено ее ведение), должны быть отражены в бухгалтерском учете записью:
Д-т 68 – К-т 18.
Сверх арендной платы арендатор оплачивает коммунальные и эксплуатационные услуги. При этом при приобретении работ (услуг), связанных с эксплуатацией объекта аренды и оказываемых арендодателем собственными силами, как и в случае с арендной платой, арендатор производит вычет НДС на основании предъявленного арендодателем первичного учетного документа.
При возмещении арендатором стоимости приобретенных арендодателем работ (услуг), связанных с арендой и не включенных в сумму арендной платы, арендодатель выделяет арендатору суммы НДС при условии, что эти суммы были указаны арендодателю продавцами таких работ (услуг) в первичных учетных документах (часть вторая п. 7 ст. 105 НК).
Проверяющие обратят внимание на порядок расчетов арендной платы
На данном этапе проверки проверяющие могут учесть следующие нюансы:
1) момент получения имущества в аренду и принятый (закрепленный в учетной политике) метод определения выручки от реализации ("по оплате" или "по отгрузке") – от этого зависит дата отнесения арендной платы на себестоимость и включения в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, возникновения права на вычет НДС;
2) установленная договором аренды валюта денежных обязательств – если обязательства по оплате аренды выражены в валюте, в этом случае возможно возникновение суммовых (курсовых) разниц.
Справочно: моментом сдачи (передачи) предмета в аренду (финансовую аренду (лизинг)) признают последний день установленного договором каждого периода, к которому относится арендная плата (лизинговый платеж) по такой сдаче (передаче), но не ранее момента фактической передачи предмета аренды (лизинга) арендатору (лизингополучателю) (п. 11 ст. 100 НК).
Пример 3
Организация арендует офисное помещение. По договору арендная плата составляет 500 евро (в т.ч. НДС – 83,33 евро). Арендатор перечисляет арендную плату не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по курсу Нацбанка на день оплаты. Отчетный месяц – июнь. Арендатор определяет выручку методом "по отгрузке". Момент передачи объекта аренды – 30 июня.
Определение величины обязательства и суммовых разниц рассчитаем так, как показано в табл. 3.
В бухгалтерском учете арендатора должны быть составлены следующие записи (см. табл. 4).
Проверяющий также обратит внимание и на изменение размеров арендной платы. Размеры арендной платы подлежат досрочному пересмотру по требованию одной из сторон в случаях, предусмотренных законодательством (часть вторая ст. 14 Закона об аренде). Так, изменение размера арендной платы не должно происходить чаще одного раза в год вне зависимости от того, какие сроки его изменения указаны в договоре (п. 3 ст. 585 Гражданского кодекса РБ и разъяснение ВХС РБ от 11.10.2005 № 03-24/1888 "О договоре аренды и порядке определения применимого права" (далее – разъяснение № 02-43/1888)).
Стороны могут предусмотреть в договоре аренды более длительный срок для изменения размера арендной платы либо же включить в договор условие о запрете либо ограничении права сторон на ее изменение (разъяснение № 02-43/1888).
При проверке сумм арендной платы в обязательном порядке обращают внимание и на расходы арендодателя по содержанию, эксплуатации, текущему ремонту арендуемого имущества, отоплению, связи, коммунальным и другим услугам, которые не включаются в арендную плату и оплачиваются арендатором отдельно по договоренности сторон на основании фактических затрат.
Справочно: арендодатели ежемесячно определяют суммы расходов по обслуживанию зданий, сооружений и помещений, подлежащие возмещению арендаторами, на основании фактических затрат с учетом условий договоров аренды.
В общем случае сумму расходов, предъявляемую арендатору для возмещения, определяют пропорционально арендуемой площади. Так возмещают расходы по ремонту инженерных сетей и коммуникаций, наружных элементов, мест общего пользования зданий, сооружений.
Отражение в учете арендатора сумм расходов на обслуживание арендованного имущества представлено в табл. 5.
