Полугодовую отчетность по форме 4-страхование (Белгосстрах) должны представить не все организации

20 июля 2012 г. истекает срок, установленный законодательством для представления государственной статистической отчетности по форме 4-страхование (Белгосстрах) "Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее – отчетность 4-страхование) по итогам 1-го полугодия 2012 г.

Однако страхователям не следует торопиться отправлять данную отчетность по месту требования – обособленному подразделению Белгосстраха. Вначале следует определиться:

– с необходимостью представления самой отчетности;

– при наличии такой необходимости – со способом ее представления.

 

Важно! Начиная с отчетного периода январь – март 2012 г. предусмотрены серьезные изменения в порядке и способах представления отчетности по форме 4-страхование.

Форма отчетности 4-страхование и Указания по ее заполнению определены постановлением Белстата от 13.09.2011 № 258 (далее соответственно – Указания № 258 и постановление № 258).

Кто обязан представить отчетность?

Начиная с отчетных периодов 2012 г. для абсолютного большинства страхователей фактически предусмотрена годовая периодичность представления отчетности 4-страхование, которую необходимо представить лишь по итогам 2012 г. – в срок не позднее 20 января 2013 г.

Исключение сделано только для тех страхователей, которые в течение какого-либо отчетного квартала 2012 г. использовали средства обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на страховые выплаты своим застрахованным лицам (пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями и (или) доплаты до среднемесячного заработка застрахованного лица, временно переведенного в связи с повреждением здоровья в результате страхового случая на более легкую нижеоплачиваемую работу до восстановления трудоспособности или установления ее стойкой утраты) (далее – страховые выплаты, пособия и доплаты соответственно).

Именно эти страхователи обязаны представить обособленному подразделению Белгосстраха по месту своей регистрации отдельную отчетность 4-страхование по итогам соответствующего отчетного квартала (квартала использования средств на страховые выплаты) в срок не позднее 20-го числа следующего за ним месяца.

Таким образом, страхователь обязан представить обособленному подразделению Белгосстраха по месту своей регистрации отчетность 4-страхование по итогам 1-го полугодия 2012 г. только в том случае, если в течение II квартала (апрель, май, июнь) 2012 г. им производились страховые выплаты (пособия и (или) доплаты) своим застрахованным лицам (работникам) за счет средств обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если такие выплаты не производились, то отчетность 4-страхование по итогам 1-го полугодия 2012 г. ему представлять не следует.

Форма представления отчетности

Страхователям, которые обязаны представить отчетность 4-страхование по итогам 1-го полугодия 2012 г., следует обратить особое внимание на требования, касающиеся способа ее представления.

Юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц, в т.ч. представительства иностранных организаций, со средней численностью застрахованных за отчетный период 50 и более человек отчетность 4-страхование представляют только в виде электронного документа, соответствующего требованиям, установленным Законом РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", через официальный сайт Белгосстраха по электронному адресу www.bgs.by с использованием универсального сертификата открытого ключа, выданного Республиканским унитарным предприятием "Информационно-издательский центр по налогам и сборам". Такую норму содержит п. 2 Указаний № 258.

Исходя из этого требования отчетность, представленная нарочным или почтой страхователем со средней численностью застрахованных лиц за отчетный период 50 и более человек, будет считаться непредставленной. В случае повторного представления такой отчетности уже в виде электронного документа с нарушением установленного срока (начиная с 21 июля 2012 г.) такую отчетность будут считать представленной с нарушением установленного законодательством срока ее представления.

Детальный порядок представления отчетности 4-страхование в виде электронного документа описан в соответствующем разделе официального сайта Белгосстраха.

Что касается тех страхователей, у которых средняя численность застрахованных лиц за соответствующий отчетный период составляет менее 50 человек (49 и менее человек) и которые в течение II квартала 2012 г. производили страховые выплаты за счет средств рассматриваемого вида обязательного страхования, то они по-прежнему вправе воспользоваться любым предусмотренным способом представления отчетности по форме 4-страхование:

– в виде электронного документа;

– нарочным;

– почтовым отправлением в адрес обособленного подразделения Белгосстраха по месту своей регистрации.

Определение средней численности застрахованных лиц

Следует изучить порядок расчета средней численности застрахованных лиц, установленный пп. 5 и 6 Указаний № 258, а также порядок определения отчетного периода, в пределах которого эту численность следует рассчитать.

Применительно к отчетности 4-страхование, представляемой по итогам 1-го полугодия 2012 г., следует иметь в виду 2 возможных отчетных периода для конкретного страхователя, которые зависят от того, использовал ли этот страхователь средства на страховые выплаты также в течение I квартала 2012 г.

Если страхователь, использовавший средства на страховые выплаты в течение II квартала 2012 г., использовал их также в течение I квартала 2012 г. (т.е. представил (или должен был представить) отдельную отчетность 4-страхование по итогам I квартала 2012 г. и представляет данные отчетности 4-страхование только за период апрель – июнь 2012 г.), то для него отчетным периодом будет только II квартал. В таком случае среднюю численность следует рассчитывать лишь за II квартал.

В противном случае отчетным периодом будет считаться целое полугодие (6 месяцев с января по июнь).

Такие правила предусмотрены п. 9 Указаний № 258.

Пример 1

Страхователь использовал средства на страховые выплаты в течение I квартала 2012 г. В срок до 20 апреля 2012 г. им представлена отчетность по форме 4-страхование за I квартал 2012 г. Средняя численность застрахованных лиц за I квартал 2012 г. составила 48 человек, поэтому отчетность за I квартал 2012 г. представлена на бумажном носителе нарочным. В течение II квартала 2012 г. страхователь также использовал средства на страховые выплаты, поэтому он обязан представить отдельную отчетность по форме 4-страхование по итогам II квартала 2012 г. С 1 апреля 2012 г. в связи с расширением деятельности страхователь привлек к работе ряд работников. Средняя численность застрахованных лиц отдельно за II квартал 2012 г. составила 52 человека, однако в целом за полугодие она составила 49 человек. У страхователя возник вопрос, каким способом представлять отчетность по итогам 1-го полугодия 2012 г. – на бумажном носителе или только в виде электронного документа. С учетом того что он представил отдельную отчетность по итогам I квартала 2012 г., отчетным периодом в рассматриваемой ситуации для него будет считаться только II квартал (период апрель – июнь) 2012 г. Следовательно, при определении средней численности застрахованных лиц за отчетный период ему нужно рассчитывать ее только за II квартал 2012 г. В таком случае она составит 52 человека. Это обязывает страхователя представить отчетность по итогам II квартала 2012 г. только в виде электронного документа.

Возможны 2 варианта заполнения отчета

Исходя из факта использования средств на страховые выплаты в течение I квартала 2012 г. и разграничения в связи с этим отчетных периодов страхователь должен определить также саму форму отчетности 4-страхование по итогам 1-го полугодия 2012 г., а точнее один из двух возможных наборов данных, которые в ней следует отразить.

При определении такого набора данных надо руководствоваться правилами разграничения отчетных периодов, определенными абз. 3 и 6 подп. 9.2 п. 9 и абз. 3 и 6 части второй п. 10 Указаний № 258.

Рассмотрим порядок составления 2 наборов данных более детально.

Форма отчетности 4-страхование является универсальной, т.е. содержит в себе позиции, соответствующие всем 12 месяцам отчетного года. Однако для каждого отчетного периода внутри отчетного года следует заполнять только те из них, которые относятся к отчетному периоду. В отчетности по итогам 1-го полугодия 2012 г. подлежат отражению данные по гр. 03–08 (январь – июнь).

Порядок заполнения данных по гр. 3–8 зависит от использования средств обязательного страхования на страховые выплаты застрахованным лицам в течение I квартала 2012 г.

1. Если средства страховщика использовались в I квартале 2012 г.

Если страхователь использовал эти средства в I квартале 2012 г., он обязан был представить отчетность отдельно по итогам I квартала 2012 г. (не позднее 20 апреля).

 

Следовательно, такой страхователь в отчетности за 1-е полугодие 2012 г. заполняет стр. 05–10 только по гр. 6–8 отчетности (апрель, май, июнь), поскольку данные по гр. 3–5 (январь, февраль, март) уже имеются (должны иметься) у страховщика в составе отчетности за I квартал 2012 г. В таком случае по гр. 2 (за отчетный период – II квартал 2012 г.) следует отразить сумму данных, отраженных по гр. 6–8 (за апрель, май, июнь), а по гр. 1 (с начала года) – сумму данных гр. 2 отчетности за 1-е полугодие 2012 г. (т.е. фактически данных за II квартал 2012 г.) и данных гр. 1 отчетности за I квартал 2012 г.

В таком порядке необходимо заполнить по гр. 3–8 данные, отражаемые по всем строкам, предполагающим помесячное их пред-ставление (стр. 05–19, 27, 35, 36 отчетнос-ти 4-страхование).

2. Если страховых выплат в I квартале 2012 г. не было

Если страхователь не использовал средства на страховые выплаты в I квартале 2012 г., он не должен был представлять отчетность по итогам I квартала 2012 г. и cоответственно по всем вышеуказанным строкам отражает данные по гр. 3–8 в полном объеме (при наличии оснований для заполнения какой-либо из этих строк), т.е. указывает облагаемую базу, начисленные страховые взносы и т.д. за каждый месяц отчетного полугодия (январь, февраль, март, апрель, май, июнь).

В таком случае по гр. 2 нужно отразить сумму данных, указанных в гр. 3–8 соответствующей строки (т.е. в общей сумме за полугодие), а данные гр. 1 в отчетности за 1-е полугодие 2012 г. будут повторять данные гр. 2 этой отчетности.

Отнесение начисленных страховых выплат (пособий и доплат) к отчетному кварталу следует производить в соответствии с месяцем их начисления за счет средств обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и включения в фонд заработной платы по бухгалтерскому учету страхователя.

 

– начислены выплаты за счет средств обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний*.

 

_______________________________

 

* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.

При этом сумма произведенной страховой выплаты (пособия или доплаты) в зависимости от ее вида подлежит отражению по стр. 17 или 18 отчетности (с заполнением итоговой стр. 16) по графе, соответствующей месяцу ее начисления согласно бухгалтерскому учету страхователя.

Пример 2

С работником 21 февраля 2012 г. произошел несчастный случай на производстве, который в установленном порядке оформлен актом формы Н-1. Период временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве длился с 21 февраля по 16 апреля 2012 г. Работником для оплаты представлены 3 листка нетрудоспособности: 13 марта – за период с 21 февраля по 12 марта, 11 апреля – за период по 6 апреля и 3 мая – за оставшийся период. Пособие по первым двум листкам в сумме 2 444 850 и 2 933 820 руб. соответственно назначено и включено в расчетно-платежную ведомость за февраль и за март 2011 г. и выплачено в срок выплаты заработной платы за 2-ю половину февраля 14 марта и 2-ю половину марта 13 апреля. За оставшийся период пособие в сумме 977 940 руб. включено в ведомость за апрель и выплачено в срок выплаты заработной платы в мае за апрель.

В таком случае страхователь обязан был представить отчетность за I квартал 2012 г., отразив по стр. 17 отчетности пособие, выплаченное по двум первым представленным листкам нетрудоспособности, а в отчетности за 1-е полугодие 2012 г. заполнить только данные по гр. 6–8 с отражением по стр. 17 гр. 6 (апрель) суммы пособия, выплаченного по третьему из представленных листков нетрудоспособности. При этом среднюю численность застрахованных лиц за отчетный период страхователь определяет также только за II квартал 2012 г.

Ниже приведена отчетность по итогам 1-го полугодия 2012 г. (в кратком виде) в том ее виде, в котором она должна выглядеть применительно к ситуации, описанной в примере 2 (страхователь уплачивает страховые взносы ежемесячно за вычетом сумм страховых выплат).

 

 

Руководствуясь условиями предыдущего примера, предположим, что работник представил для оплаты все листки нетрудоспособности одновременно только 3 мая. Пособие за весь период назначено в мае, в полной сумме (6 356 610 руб.) включено в ведомость за апрель и выплачено в срок выплаты заработной платы за 2-ю половину апреля 14 мая.

В таком случае страхователь не обязан был представлять отчетность за I квартал 2012 г. и в отчетности за 1-е полугодие 2012 г.должен заполнить данные по всем гр. 3–8 (с января по июнь), отразив общую сумму начисленного пособия по гр. 6 стр. 17 (апрель). При этом среднюю численность застрахованных лиц за отчетный период страхователь определяет в целом за все 1-е полугодие 2012 г.

Ниже приведена отчетность по итогам 1-го полугодия 2012 г. (в кратком виде) в том ее виде, в котором она должна выглядеть применительно к ситуации, описанной в примере 3 (страхователь уплачивает страховые взносы ежемесячно за вычетом сумм страховых выплат).

 

 

Страхователям, использовавшим средства на страховые выплаты, одновременно с представлением такой отчетности следует представить обособленному подразделению Белгосстраха по месту своей регистрации документы, подтверждающие произведенные страховые выплаты, в соответствии с перечнем, предусмотренным п. 17 (для пособий) и п. 18 (для доплат) Указаний № 258. Данная обязанность установлена пп. 269 и 270 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 25.08.2006 № 530 "О страховой деятельности".

При представлении отчетности 4-страхование в виде электронного документа указанные документы следует отправить нарочным или почтой обособленному подразделению Белгосстраха не позднее дня отправления самой отчетности на бумажном носителе.

Отражение в отчете штрафных санкций

Если в отчетном периоде страховщиком в отношении страхователя, представляющего отчетность 4-страхование по итогам 1-го полугодия 2012 г., были доначислены страховые взносы или начислялись штрафы и (или) пени за нарушения в области обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, эти данные необходимо отразить по стр. 12, 13 отчетности 4-страхование.

 

– доначислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за текущий год;

Д-т 90-8 (субсчет "Прочие расходы по текущей деятельности") – К-т 76-2 (субсчет "Расчеты по имущественному и личному страхованию")

– доначислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за прошлые годы;

Д-т 90-8 (субсчет "Прочие расходы по текущей деятельности") – К-т 76-2 (субсчет "Расчеты по имущественному и личному страхованию")

– начислены штрафы и пени по страховым взносам по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за прошлые годы.

Представление отдельной квартальной отчетности 4-страхование в связи с доначислением страховых взносов и (или) начислением штрафов и пеней законодательством не предусмотрено. Эти суммы следует отразитьв отчетности 4-страхование по итогам 1-го полугодия 2012 г. только в том случае, если представляется сама отчетность, т.е. в случае использования в течение отчетного периода средств на страховые выплаты.

Если указанные суммы доначислены, но организация не использовала средства на страховые выплаты в течение 1-го полугодия 2012 г., отчетность не представляется, а доначисленные суммы следует отразить в годовой отчетности (либо в отчетности за 9 месяцев в случае использования средств на страховые выплаты в течение III квартала 2012 г.).

При принятии решения о ликвидации страхователя необходимо представить отчетность

Постановлением № 258 предписано представить отдельную отчетность 4-страхование за период январь – июнь 2012 г. не только страхователям, которые в течение этого периода использовали средства на страховые выплаты, но и тем страхователям, в отношении которых в течение июля 2012 г. принято решение о прекращении деятельности или проведении процедур банкротства (независимо от использования средств на страховые выплаты).

При этом для таких страхователей не действует общеустановленный срок 20 июля (за исключением тех из них, которые в течение II квартала использовали средства на страховые выплаты).

Данное требование предусмотрено вгр. "Представляют" и "Срок представления" реквизита "Адресная часть и срок представления" заголовочной части формы отчетности 4-страхование, утвержденной постановлением № 258, а также п. 3 Указаний № 258: страхователи обязаны представить отчетность 4-страхование за все полные месяцы, входящие в отчетный период, в котором принято соответствующее решение, в срок не позднее 15 рабочих дней со дня его принятия.

Страхователи, в отношении которых принято решение о прекращении деятельности или проведении процедур банкротства в течение июня 2012 г., обязаны представить отдельную отчетность 4-страхование за период январь – май 2012 г.

Страхователи, в отношении которых указанное решение принято в течение мая 2012 г., обязаны были представить отдельную отчетность 4-страхование за период январь – апрель 2012 г.