Не забываем оформить документы, подтверждающие время пересечения границы
Учитывая, что при пересечении Государственной границы Республики Беларусь и других иностранных государств пограничными службами не всегда делаются соответствующие отметки в паспорте, а также документы, подтверждающие время (день) пересечения границы (квитанции об оплате за проезд по платным дорогам, за стоянку, заправку, гостиницу и др.) могут отсутствовать либо на их основании невозможно точно определить время нахождения работника на территории одного из двух государств, то время (день) пересечения границы работником организации, направленным в командировку, может быть определено на основании задания, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника. Маршрут и график должны быть разработаны с учетом дальности расстояния, содержать время движения и отдыха работника и совпадать с его реальным перемещением.
Порядок возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных)
Возмещение расходов по проживанию вне места жительства (суточных) при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников, направляемых в командировки (п. 20 Инструкции № 115).
В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплату суточных начиная с 61-го дня следует осуществлять в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников загранучреждений РБ и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 21 Инструкции № 115).
Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.
За время следования по территории Беларуси до дня отъезда из республики или после дня прибытия в республику суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ при оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь (п. 22 Инструкции № 115).
Таким образом, с 1 сентября 2010 г. работнику, направленному в служебную командировку за границу, командировочные расходы по проживанию вне места жительства (суточные) следует выплачивать:
– за день отъезда или за день прибытия в Республику Беларусь (независимо от того, произойдет ли в этот день пересечение Государственной границы Республики Беларусь), а также за время пребывания на территории иностранного государства – в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (постановление Минфина РБ от 03.01.2001 № 7);
– за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь или после дня прибытия в Республику Беларусь – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь (постановление Минфина РБ от 21.12.2007 № 197).
Пример 1
Работник организации направлен воздушным транспортом в служебную командировку в г. Рим (Италия):
– 20 сентября 2010 г. в 11:05 вылетает из г. Минска в г. Рим;
– 24 сентября 2010 г. в 02:31 прилетает обратно в г. Минск.
В данном случае суточные за 20–24 сентября 2010 г. выплачиваются по нормам, установленным Минфином РБ для Италии (40 евро).
Пример 2
По приказу нанимателя работник с 4 по 8 октября 2010 г. направлен в служебную командировку за границу из г. Минска в г. Санкт-Петербург. Работник выезжает в командировку 4 октября 2010 г. железнодорожным транспортом. По расписанию движения пассажирского транспорта он пересекает Государственную границу Республики Беларусь при проезде в страну командирования (Российская Федерация) 5 октября 2010 г. в 00:21 и обратно в г. Минск – 8 октября 2010 г. в 02:31.
В приведенном случае суточные возмещаются работнику за все дни командировки (с 4 по 8 октября 2010 г.) в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином РБ для г. Санкт-Петербурга (Российская Федерация) (30 долл. США).
День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п. 23 Инструкции № 115).
Пример 3
Работник организации для решения производственных заданий командирован в г. Москву и г. Рязань (Российская Федерация) железнодорожным транспортом:
– 4 октября 2010 г. в 19:20 выезжает из г. Минска в г. Москву;
– 5 октября 2010 г. в 6:00 прибывает в г. Москву и выполняет задание, в 18:00 выезжает в г. Рязань, в 21:00 прибывает в г. Рязань;
– 6 октября 2010 г. выполняет задание в г. Рязани, в 17:00 выезжает из г. Рязани в г. Москву, в 20:00 прибывает в г. Москву;
– 7 октября 2010 г. выполняет задание в г. Москве, в 23:00 выезжает в г. Минск;
– 8 октября 2010 г. в 9:20 прибывает в г. Минск.
В данном случае суточные выплачиваются следующим образом: за 4, 5, 7 и 8 октября 2010 г. – по нормам, установленным Минфином РБ для г. Москвы (Российская Федерация) (30 долл. США), за 6 октября 2010 г. – по нормам, предусмотренным Минфином РБ для г. Рязани (Российская Федерация) (20 долл. США).
Пример 4
В организации водитель, осуществляющий международные перевозки грузов, согласно приказу нанимателя направлен в служебную командировку за границу с 22 по 26 ноября 2010 г.:
– 22 ноября 2010 г. водитель загружается в г. Бресте и выезжает в г. Белхатув (Польша) (367 км);
– 23 ноября 2010 г. – выгружается в г. Белхатуве (Польша), загружается новым грузом и выезжает в г. Кладно (Чехия) (481 км);
– 24 ноября 2010 г. – выгружается в г. Кладно (Чехия), загружается новым грузом и выезжает в г. Берлин (Германия) (378 км);
– 25 ноября 2010 г. – выгружается в г. Берлине (Германия), загружается новым грузом и выезжает в г. Брест (882 км);
– 26 ноября 2010 г. – выгружается в г. Бресте.
Существуют определенные особенности по выплате суточных водителю, осуществляющему международные перевозки грузов, а именно: с момента загрузки новым грузом суточные водителю выплачиваются по нормам государства, в которое новый груз должен быть доставлен.
Таким образом, в данном случае суточные следует выплачивать водителю в следующем порядке:
– за 22 ноября 2010 г. – по нормам, установленным Минфином РБ для Польши;
– за 23 ноября 2010 г. – по нормам, предусмотренным Минфином РБ для Чехии;
– за 24, 25 и 26 ноября 2010 г. – по нормам, установленным Минфином РБ для Германии.
При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 24 Инструкции № 115).
Пример 5
Работник организации (г. Брест) направлен в служебную командировку на автотранспорте нанимателя в г. Бяла Подляска (Республика Польша) сроком на 1 день 20 октября 2010 г. (время пересечения Государственной границы Республики Беларусь: при въезде в Республику Польша – 9:05, при возвращении обратно в Республику Беларусь – 17:45).
Возмещаются ли работнику расходы по проживанию вне места жительства (суточные) за этот день по нормам, установленным Минфином РБ для Республики Беларусь (15 000 руб.) при выезде в служебную командировку в Республику Польша и возвращении обратно в Республику Беларусь в тот же день?
В приведенной ситуации работнику выплачиваются суточные за 20 октября 2010 г. только в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, определенной Минфином РБ для Республики Польша, т.е. 17,5 долл. США (35 долл. США × 50 / 100). За этот день суточные по нормам, установленным Минфином РБ для Республики Беларусь, не выплачиваются.
При выплате суточных надо учесть расходы принимающей стороны
Если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Исключение составляет время нахождения в пути, за которое суточные выплачиваются в порядке, предусмотренном Инструкцией № 115.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает им иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает им иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях.
В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме; если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием – в размере 70 %, 2-разовым – 30 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 25 Инструкции № 115).
При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты не производятся.
Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 % от нормы – при одноразовом питании, 30 % от нормы – при 2-разовом питании.
Если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат (п. 26 Инструкции № 115).
