Внедрение электронного документооборота снижает:
– стоимость операционного персонала за счет сокращения времени обработки информации;
– затраты, связанные с распечаткой и пересылкой информации (приобретением бумаги, принтеров, расходных материалов);
– стоимость связи и почтовых услуг.
Кроме того, отказ от бумажной формы и ручного ввода информации в пользу электронного документооборота сводит к минимуму возможность появления ошибок, неизбежных при ручном вводе информации.
Первичный учетный документ |*| (ПУД) составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (ЭЦП) (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З [1]).
ПУД в форме электронного документа
Понятие электронного документа и требования к нему установлены Законом № 113-З [2].
Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Они подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (ст. 1 Закона № 113-З).
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям (ст. 16 Закона № 113-З):
– создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
– иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
– представляться в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Состав и формы представления электронного документа
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей: общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП. Особенная часть электронного документа может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами (ст. 17 Закона № 113-З).
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации. Форма внешнего представления электронного документа – воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст. 18 Закона № 113-З).
Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст. 19 Закона № 113-З).
Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 57-З).
Выводы:
1. ПУД может быть составлен в виде электронного документа.
2. Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты ПУД.
3. В случае наличия в договоре записи о том, что ПУД составляется единолично, каждая из сторон договора составляет для подтверждения хозяйственной операции свой ПУД.
Использовать копию или иное представление ПУД, присланного другой стороной договора, нельзя.
4. Если в электронном документе |*| допущена ошибка, исправления в него вносить нельзя. В этом случае необходимо составить новый электронный документ.
* Об использовании электронных накладных при реализации лесоматериалов
Электронные документы, используемые в Республике Беларусь
В настоящее время в Республике Беларусь уже существуют сервисы обмена электронными документами.
1. Электронные накладные.
По состоянию на 1 апреля 2019 г. аттестат оператора электронного документооборота выдан пяти юридическим лицам Республики Беларусь (письмо № 8-2-11/00243 [3]):
– ООО «Современные технологии торговли» (дата первой выдачи аттестата – 31.10.2014);
– ООО «Электронные документы и накладные» (дата первой выдачи аттестата – 23.06.2017);
– ООО «Информационные производственные архитектуры» (дата первой выдачи аттестата – 11.10.2017);
– РУП «Издательство «Белбланкавыд» (дата первой выдачи аттестата – 07.12.2017);
– РУП «Производственное объединение «Белоруснефть» (дата выдачи аттестата – 13.07.2018).
Важно! Для обмена электронными накладными |*| обе стороны процесса должны быть участниками системы электронного документооборота.
* Особенности и правила применения электронных товарных накладных
Справочно: электронные накладные используются на основании:
– постановления Совета Министров Республики Беларусь от 09.07.2013 № 599 «О некоторых вопросах создания товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов»;
– постановления Минфина Республики Беларусь и Национальной академии наук Беларуси от 17.04.2014 № 22/4 «Об утверждении Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений и установлении формы удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе»;
– СТБ 2341-2013 «Электронный обмен данными. Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов. Формат и требования к созданию», утвержденного постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 27.11.2013 № 61 (введен в действие с 1 марта 2014 г.).
2. Локальные сервисы, разработанные компаниями для своих нужд, для выставления заказчикам электронных документов, не являющихся накладными.
Как правило, такие сервисы разработаны компаниями, ежемесячный объем выставляемых актов оказанных услуг которых весьма велик и которые в соответствии с постановлением № 13 [4] имеют право на единоличное составление ПУД (например, ООО «Надежные программы»). Однако реализация такого решения отнимает много ресурсов, как временных, так и финансовых, и может использоваться только компанией – заказчиком такого программного обеспечения.
3. Сервисы обмена электронными документами между участниками хозяйственных операций.
Такие сервисы позволяют обмениваться любыми документами: от договоров до ПУД (кроме накладных) (например, QuiDox.by).
Они обеспечивают удобное взаимодействие веб-сервиса обмена и хранения электронных документов с комплектом абонента ГосСУОК – все операции по подписанию документа ЭЦП, формирование специальной части электронного документа осуществляются на стороне пользователя – с применением специального сертифицированного программного обеспечения «Программный комплекс «Комплект Абонента АВЕСТ».
Применение ЭЦП обеспечивает однозначное подтверждение целостности и неизменности содержимого подписанного документа, авторство подписи, а также момент времени (вплоть до секунды), когда и кем был подписан конкретный электронный документ. Это является немаловажным фактором, поскольку при традиционном обмене документами на бумажных носителях доподлинно установить конкретный момент проставления подписи уполномоченным лицом зачастую крайне проблематично.
Также эти сервисы обеспечивают практически мгновенную передачу подготовленных пользователями документов с ЭЦП в личные кабинеты других пользователей. А при отсутствии таковых формируется специальное уведомление на ящик электронной почты, указанный пользователем в качестве адресата, и предоставляется доступ для ознакомления с содержанием документа, реквизитами подписавшего его лица. При этом обеспечивается сохранность и возможность копирования электронного документа на локальный носитель информации. Риски недоставки крайне малы и несопоставимы с обычными почтовыми отправлениями на бумажных носителях.
Получатель документа может прямо в интерфейсе сервиса проверить электронную подпись отправителя, узнать момент подписания, удостовериться в действительности сертификата, использованного при формировании электронного документа.
Получатель документа может не являться участником электронного документооборота. Достаточно наличия у него действующего ключа ЭЦП.
Алгоритм действий при работе с электронными документами
Шаг 1. Получение электронной цифровой подписи ГосСУОК.
Важно! Ключ должен быть выдан на имя лица, имеющего соответствующие полномочия на подписание ПУД со стороны предприятия.
Шаг 2. Отправка электронного документа, подписанного ЭЦП, контрагенту.
Шаг 3. Получение электронного документа контрагентом.
Важно! При получении первичного учетного документа в форме электронного документа организация обязана проверить его на соответствие ст. 10 Закона № 57-З, а также проверить наличие электронной подписи отправителя.
Шаг 4. Подписание ЭЦП электронного документа контрагентом.
Шаг 5. Возврат подписанного документа от контрагента.
