Определяем размер суточных при зарубежных командировках
Ситуация 1
Представительство частной компании (Российская Федерация) в Республике Беларусь является постоянным с правом ведения хозяйственной деятельности от имени и по поручению головной организации.
На основании приказа главы представительства его сотрудники выезжают в служебные командировки за границу в Российскую Федерацию на срок до 30 дней (представительство оформляет сотрудникам командировочное удостоверение).
По какой норме необходимо возмещать суточные сотрудникам при командировках в Российскую Федерацию: по норме, установленной законодательством РБ для работников, направляемых в краткосрочные командировки (30 долл. США), либо по норме, установленной законодательством РБ для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (20 долл. США)?
В данном случае возмещение суточных следует осуществлять в размерах норм, установленных белорусским законодательством для работников, направляемых в краткосрочные командировки за границу (с 28 декабря 2011 г. – 30 долл. США).
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ).
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей следует производить на основании приказа и задания нанимателя в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115).
Суточные при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней возмещайте в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников, направляемых в командировки (краткосрочные). Начиная с 61-го дня выплату суточных производите в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (пп. 20–21 Инструкции № 115).
Справочно: с 29 декабря 2011 г. нормы возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточных) при служебных командировках за границу в Российскую Федерацию (независимо от города) установлены в следующих размерах:
– 30 долл. США – для работников, направляемых в краткосрочные командировки;
– 20 долл. США – для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Это определено постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу".
Таким образом, учитывая изложенное, суточные сотрудникам представительства частной компании (Российская Федерация) в Республике Беларусь, с которыми заключены трудовые договоры на территории Республики Беларусь, направленным в служебную командировку в Российскую Федерацию на срок до 30 дней, надо возмещать в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников, направляемых в краткосрочные командировки за границу, – 30 долл. США.
Требования по документальному оформлению поездок в командировку надо соблюдать
Ситуация 2
Представительство частной компании (Королевство Нидерланды) в Республике Беларусь не занимается хозяйственной деятельностью, финансирование осуществляет головная компания. Сотрудники представительства по указанию головной компании выезжают в командировки за границу. Поскольку в данном случае расходы на командировки не относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), а финансируются головной компанией, целесообразность командировок также определяет головная компания. В случае направления в командировку за границу главы представительства он отчитывается о проделанной работе перед головной компанией по установленным ей правилам (на иностранном языке).
Наниматель при командировании работников за границу утверждает задание на командировку, определяет форму письменного отчета по выполнению задания и порядок его представления, а сотрудники составляют подробный отчет о его выполнении (Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
__________________________
* Постановлением Минфина РБ от 29.03.2012 № 18 утверждены расчет денежных средств на служебную командировку за границу (приложение 1 к данному постановлению) и отчет о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их использовании (приложение 2), формой которого наниматель может воспользоваться. – Прим. ред.
Возможно ли в приказе на командировку указать задание и цель командирования или необходимо оформлять "задание на командировку" как отдельный документ?
Является ли составление письменного отчета о выполнении задания по командировке обязательным для всех сотрудников представительства, включая главу представительства (для кого составляет отчет по командировке глава представительства)? Можно ли письменный отчет по служебной командировке в таком случае не составлять?
Глава правительства обязан составлять отчет о командировке.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115).
Д-т 52 – К-т 86
– отражено поступление денежных средств на счет представительства иностранной организации от головной организации;
Д-т 86 – К-т 71
– списаны суммы командировочных расходов*.
______________________
* Корреспонденция счетов составлена редакцией.
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В нем указывают государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель (п. 4 Инструкции № 115). Приказ и задание на командировку являются отдельными самостоятельными документами, оформление которых обязательно при направлении работников, в т.ч. главы представительства, в служебную командировку за границу.
Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления (п. 5 Инструкции № 115). Кроме того, он обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о его расходовании, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).
Таким образом, составление письменного отчета о командировке является обязательным для всех работников организации независимо от занимаемой должности (включая главу представительства) и считается подтверждением выполнения установленного задания по командировке и целевого использования денежных средств, выданных под отчет. При этом глава представительства обязан составлять отчет по выполнению задания на командировку для головной компании, которая его командировала и финансировала, независимо от составления отчета о проделанной основной работе (как это предусмотрено головной компанией).
