Использование служебных автомобилей в 2012 году: особенности учета и налогообложения

Для того чтобы правильно отражать в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственные операции по использованию служебных легковых автомобилей, организации необходимо четко определить вид установленных правоотношений: заключен договор аренды или применяется использование личного имущества работников в служебных целях. Как показывает практика, данные правоотношения часто путают.
По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью (ст. 577 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК)).

Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату), порядок, условия и сроки внесения которой определяются договором аренды(ст. 585 ГК).

В отношении использования личного имущества в служебных целях можно пояснить следующее. Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяют по договоренности с нанимателем. Такая норма установлена в ст. 106 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).

 

Важно! При использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование. Использование такого имущества осуществляет владелец – работник организации, причем как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

Отражение автомобилей в бухгалтерском учете

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства можно разделить:

– на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления;

– объекты основных средств, полученные организацией в аренду, лизинг, безвозмездное пользование (п. 12 Инструкции об отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами, утвержденной постановлением Минфина РБ от 20.12.2001 № 127, с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция № 127)).

Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, предназначен забалансовый счет 001 "Арендованные основные средства". Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 по стоимости, указанной в договорах аренды (п. 79 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)).

Аналитический учет арендованных основных средств ведут по арендодателям и отдельным объектам основных средств.

Таким образом, если легковые автомобили организация арендует, их учет следует вести на счете 001.

Полученные по договору аренды основные средства могут числиться у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем (п. 7 Инструкции № 127). Для ведения забалансового учета таких объектов в бухгалтерии арендатора могут быть открыты инвентарные карточки.

Объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации основные средства, как используемые, так и неиспользуемые в предпринимательской деятельности (п. 11 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина и Минстройархитектуры РБот 27.02.2009 № 37/18/6, с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция № 37/18/6)). Таким образом, начисление амортизационных отчислений по учитываемым за балансом арендованным автомобилям арендатор не производит.

Арендуемое имущество, учитываемое за балансом, подлежит инвентаризации.

Инвентаризации подлежат активы и обязательства организации независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.). Это требование содержится в п. 5 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180, с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция № 180). На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (в т.ч. полученные в пользование, арендованные, и др.), следует составлять отдельные описи и сличительные ведомости (пп. 24, 71 Инструкции № 180).

Бухгалтерский учет личного имущества, используемого в служебных целях, не ведут, так как оно фактически не передается организации в собственность, во владение либо пользование.

Учет расходов на ГСМ

При учете расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Письмом МНС РБ от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 "О затратах, учитываемых при налогообложении" (размещено на сайте МНС РБwww.nalog.gov.by в разделе "Разъяснения и письма"; далее – письмо № 2-2-9/1632) разъяснено, что в ст. 131 Налогового кодекса РБ (далее – НК) определен состав затрат, неучитываемых при налогообложении, а в ст. 129 НК – расходы, являющиеся внереализационными.

Следовательно, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в ст. 131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:

1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

2) документально подтвержден факт использования транспортного средства длянужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

При этом надо помнить, что при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 НК).

Расходы на ГСМ по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитывают при налогообложении прибыли. Как показывает практика, некоторые организации до сих пор учитывают при налогообложении прибыли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов только по одному автомобилю. С 1 января 2010 г. ограничения на этот счет отсутствуют (см. письмо МНС РБ от 31.05.2010 № 2-2-10/10249 "О расходах на содержание служебного легкового автотранспорта").

В части документального подтверждения факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника, следует отметить, что согласно п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" (далее – Указ № 114) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

В данном случае таким документом будет являться путевой лист. Форма путевого листа может быть разработана организацией самостоятельно, в т.ч. и на основании ранее действовавших форм, а также с учетом Методических рекомендаций по учету и контролю работы пассажирских автомобильных транспортных средств (размещены http://mintrans.gov.by/rus/activity/autoandroad/acts/). При этом следует помнить, что первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом, должны содержать следующие сведения (подп. 1.4 п. 1 Указа № 114):

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

В первичные учетные документы могут быть включены и иные сведения, не являющиеся обязательными.

Бухгалтерский учет ГСМ необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).

Так, основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производст-ва являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции № 133).

Расходы на ГСМ по служебному легковому автотранспорту следует отражать в бухгалтерском учете в 2012 г. на основании норм Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102), и Инструкции № 50 следующим образом:

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию" и др. – К-т 10 "Материалы" и др.

Аналогичные подходы применяют и при учете расходов на ГСМ при использовании арендованных автомобилей.

Учет арендной платы

При отражении расходов в 2012 г. в бухгалтерском учете необходимо учитывать нормы Инструкции № 102 и Инструкции № 50.

Доходы и расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяют:

– на доходы и расходы по текущей деятельности;

– доходы и расходы по инвестиционной деятельности;

– доходы и расходы по финансовой деятельности;

– иные доходы и расходы (п. 5 Инструкции № 102).

Текущая деятельность – основная приносящая доход деятельность организации и прочая деятельность, не относящаяся к финансовой и инвестиционной деятельности(п. 2 Инструкции № 102).

Расходы по текущей деятельности представляют собой часть затрат организации, относящуюся к доходам по текущей деятельности, полученным организацией в отчетном периоде (п. 7 Инструкции № 102).

Расходы по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие:

– себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг;

– управленческие расходы;

– расходы на реализацию;

– прочие расходы по текущей деятельности (пп. 8–9 Инструкции № 102).

К управленческим расходам относятся(п. 10 Инструкции № 102):

– в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, – условно-постоянные косвенные затраты, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 26 и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности" (суб-счет 90-5 "Управленческие расходы");

– в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, – расходы, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 44 и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 (субсчет 90-5 "Управленческие расходы");

– в организации – профессиональном участнике рынка ценных бумаг – расходы на осуществление текущей деятельности.

Счет 26 предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с управлением организацией (п. 28 Инструкции № 50). На этом счете отражают начисленную амортизацию и затраты на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения, затраты на содержание управленческого персонала, затраты на информационные, аудиторские и другие услуги, другие аналогичные по назначению затраты.

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" используют для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами (п. 57 Инструкции № 50).

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяют на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета) и отражают в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) (ст. 130 НК).

Таким образом, если имущество, по которому уплачивается арендная плата, организация использует в деятельности по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, то арендную плату следует отразить записью Д-т 26, 44 – К-т 73 и учитывать при налогообложении прибыли.

Учет компенсации за износ (амортизацию) имущества

Как уже говорилось выше, работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

С учетом вышеприведенных норм законодательства начисленную компенсацию за износ (амортизацию) имущества следует от-разить записью Д-т 26, 44 – К-т 73 и учиты-вать при налогообложении прибыли.

Размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности работника и нанимателя. В действующем законодательстве отсутствуют указания на применение норма-тивных сроков службы основных средств, утверж-денных постановлением Минэкономики РБот 30.09.2011 № 161, и Инструкции № 37/18/6 при расчете размера компенсации работнику за износ используемого личного автомобиля в служебных целях.

Ремонт арендованных автомобилей

Арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законодательством или договором аренды.

Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законодательством или договором аренды (ст. 587 ГК).

Затраты на ремонт арендованных (сданных в аренду) основных средств, производимые в соответствии с условиями договора за счет средств арендатора, включают в себестоимость продукции (работ, услуг) в соответствии с законодательством (п. 37 Инструкции № 127). С учетом норм Инструкции № 50 в бухгалтерском учете организации необходимо отразить:

Д-т 26, 44 и др. – К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 10, 70 и др.

Затраты на ремонт арендованных основных средств, производимые в соответствии законодательством и условиями договора за счет арендатора, учитывают в составе затрат при налогообложении прибыли (ст. 130 и 131 НК).

Ремонт личных автомобилей работников

Возмещение затрат на ремонт личных автомобилей работников, используемых для нужд нанимателя, в ст. 106 ТК не предусмотрено.
Так как автомобили фактически не передаются организации в собственность, во владение либо пользование, расходы по ремонту личных автомобилей работников не относятся на затраты либо внереализационные расходы, учитываемые при налогообложении прибыли.

Следует обратить внимание, что изложенный в письме № 2-2-9/1632 порядок отнесения на затраты организации, учитываемые при налогообложении, расходов на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, может быть применен и в отношении расходов на техническое обслуживание и ремонт такого транспортного средства и только в той части, которая непосредственно связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией.

В то же время в подавляющем большинстве случаев применить на практике такой порядок в отношении расходов на ремонт транспортных средств работников не представляется возможным, поскольку при использовании работником своего транспортного средства для нужд нанимателя оно не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование, и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

По мнению автора, при отнесении расходов на ремонт такого транспортного средства в состав затрат для целей налогообложения прибыли существует большая вероятность их непринятия в качестве таковых контролирующими органами. В случае необходимости организация и ее работники могут пересматривать размер компенсации, установленный в соответствии со ст. 106 ТК.

При отражении данных расходов в 2012 г. в бухгалтерском учете следует учитывать нормы Инструкции № 102 и Инструкции № 50.
В состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 (суб-счет 90-8 "Прочие расходы по текущей деятельности"), включают в т.ч.:

– материальную помощь работникам организации;

– другие доходы и расходы по текущей деятельности.

Такая норма содержится в п. 13 Инструкции № 102.

В бухгалтерском учете организации расходы по ремонту надо отразить записью:

Д-т 90 (субсчет 8 "Прочие расходы по текущей деятельности", аналитический счет "Расходы, неучитываемые при налогообложении") – К-т 60, 10, 70 и др.

Исчисление налогов и отчислений от доходов работников производят в установленном законодательством порядке.