Порядок ведения кассовых операций определен рядом нормативных документов, утвержденных постановлениями Правления Нацбанка. К числу основных отнесены:
– Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107);
– Инструкция об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.03.2011 № 112 (далее – Инструкция № 112).
За последний год в правилах ведения кассовых операций произошли весьма существенные изменения. Так, с 1 июля 2011 г. не требуется устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе и подавать в банк соответствующую заявку. Субъекты хозяйствования самостоятельно отвечают за порядок ведения кассовых операций, в т.ч. и за целевое использование денежных средств. Однако определенные послабления в расчетах наличными средствами не означают, что требований к соблюдению установленного порядка и кассовой дисциплины нет. Более того, за такие нарушения предусмотрены весьма существенные штрафные санкции. Как избежать подобных ситуаций, рассмотрено ниже.
Остаток денег в кассе и целевое использование наличных денежных средств
Лимит остатка денежных средств в белорусских рублях в кассе организации в настоящее время банк не устанавливает. Вместе с тем остаток денежных средств в кассе в любой организации может иметь место и величина его, безусловно, меняется. Так сколько наличных денег можно хранить в кассе? Отвечая на этот вопрос, выясним, что же такое "наличные деньги" и что такое "выручка" в целях ведения кассовых операций.
Под наличными деньгами понимают де-нежные знаки в виде банкнот и монет Нац-банка, находящиеся в обращении и являю-щиеся законным платежным средством на территории Беларуси.
Выручка – все наличные деньги, поступающие в кассу юридического лица, подразделения, за исключением наличных денег, полученных в обслуживающем банке по чеку из чековой книжки для получения наличных денег в соответствии с Инструкцией по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 08.04.2003 № 72, и возврата наличных денег, ранее выданных на командировочные расходы, расчеты, осуществляемые между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, и выплаты, входящие в состав фонда заработной платы (п. 2 Инструкции № 107, в ред., действующей с 24 июля 2012 г.).
Особое внимание обратите на п. 6 Инструкции № 107: наличные деньги могут быть получены юридическими лицами, подразделениями, в обслуживающих банках на цели, установленные законодательством, и расходуются на цели, указанные в чеке. С 24 июля т.г. эта норма получила продолжение. Разъяснено, что наличные деньги, поступившие в кассы юридических лиц, подразделений в качестве возврата наличных денег, ранее полученных по чеку в обслуживающих банках и выданных на командировочные расходы, расчеты, осуществляемые между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, и оплату труда, расходуются юридическими лицами, подразделениями на те цели, на которые были получены по чеку в обслуживающих банках.
Пример 1
Организацией, не имеющей наличной выручки, по чеку в банке 9 июля 2012 г. было получено 12 000 000 руб., из них 5 000 000 руб. на командировочные расходы и 7 000 000 руб. – на хозяйственные нужды. В этот же день деньги были выданы по назначению. По возвращении из командировки работник, которому были выданы деньги в подотчет, вернул в кассу 2 000 000 руб.
Указанную сумму можно:
1) выдать на командировочные расходы;
2) сдать в банк в установленные сроки.
Указанную сумму нельзя:
1) выдать на другие цели, кроме как на командировочные расходы;
2) хранить в кассе дольше установленных сроков.
Важно! Юридические лица, подразделения, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, выдают из своих касс наличные деньги, полученные в обслуживающем банке по чеку, в течение 3 рабочих дней (для сельско-хозяйственных организаций, поселковыхи сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке. После истечения этого срока (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдают в обслуживающий банк (иной банк), работникам службы инкассации либо в организацию Минсвязи (п. 16 Инструкции № 107). Вместе с тем юридические лица, подразделения, не имеющие иных поступлений наличных денег в кассы, кроме наличных денег, полученных по чеку в обслуживающем банке, и (или) возврата наличных денег, ранее выданных под отчет, могут выдавать наличные деньги из своих касс в сроки, установленные в решении руководителя юридического лица (подразделения) или лица, им уполномоченного. Исключение составляют наличные деньги, подлежащие выдаче на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов. По истечении установленных руководителем сроков неиспользуемые по назначению суммы наличных денег надо сдать в обслуживающий банк (иной банк), работникам службы инкассации либо в организацию Минсвязи на следующий рабочий день юридического лица, подразделения.
Для возможности более длительной выдачи денежных средств не забудьте оформить приказ на установление сроков хранения полученных наличных денег.
Пример 2
В организации срок хранения наличных денег, получаемых в банке по чеку, определен приказом и составляет 10 рабочих дней. В банке получено 15 000 000 руб., из которых 12 000 000 руб. – на заработную плату, 3 000 000 руб. – на командировочные расходы. По истечении 3 рабочих дней остаток денег в кассе составил 5 000 000 руб., в т.ч. на заработную плату – 4 000 000 руб. и 1 000 000 руб. – на командировочные расходы.
На 4-й рабочий день 4 000 000 руб. следует сдать в банк; 1 000 000 руб. может храниться в кассе в течение установленного приказом руководителя срока.
Таким образом, на деньги, полученные в банке по чеку, и на возврат денег не распространяются правила о расходовании выручки. Их нельзя накапливать в кассе и передавать из одной кассы в другую. Их можно потратить только на цели, указанные в чеке.
Обеспечить контроль за целевым использованием полученных наличных денежных средств можно с помощью специального журнала произвольной формы, в котором будут указаны цели использования и суммы полученных средств и соответствующие направления их использования.
Денежные средства из выручки и цели, на которые их можно потратить
В кассу организации могут поступать наличные денежные средства в виде выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг. Юридические лица, подразделения, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, расходуют наличные деньги из выручки для проведения текущих операций (в т.ч. для проведения расчетов по платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды) и в размерах, установленных законодательством для осуществления предстоящих расходов (при наличии таких размеров), договорами, при соблюдении требований пп. 8, 9, 11 Инструкции № 107 (п. 7 Инструкции № 107).
Справочно: в п. 8 Инструкции № 107 речь идет о невозможности использования выручки при наличии:
– наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства юридического лица, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
– приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам юридических лиц;
– картотеки к внебалансовому счету "Расчетные документы, не оплаченные в срок" (далее – картотека).
В п. 9 Инструкции № 107 сказано, что юридические лица не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов.
В п. 11 Инструкции № 107 разъяснено, что ликвидируемые юридические лица и юридические лица, в отношении которых открыто конкурсное производство, не имеют права расходовать наличные деньги из выручки.
Следовательно, денежные средства из наличной выручки можно расходовать без разрешения банка, руководствуясь только соображениями целесообразности расходов и обеспечения сохранности наличных денег. Субъект хозяйствования может накапливать выручку для осуществления предстоящих расходов: на выплату зарплаты, авансов на командировочные расходы, на хозяйственные нужды. Такие расходы надо осуществлять в соответствии с расчетом потребности в рамках действующего законодательства:
– предстоящих выплат, входящих в фонд заработной платы, и подтверждаемых расчетными ведомостями;
– графика предстоящих командировок и расчетов авансовых платежей по ним в соответствии с установленными законодательством нормами;
– заявок руководителей служб о потребностях в канцелярских товарах, других материальных ценностях.
Однако, осуществляя такие платежи, обратите внимание на нормы гл. 4 Инструкции № 107, где прописано ограничение на осуществление расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь – в сумме не более 300 базовых величин на протяжении 1 дня (количество участвующих в расчетах не ограничивается).
Порядок и сроки сдачи выручки следует закрепить в приказе
Юридические лица, подразделения, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов. По этой причине необходимо установить сроки сдачи выручки. При наступлении такого срока выручка сдается в банк в полном размере за вычетом предполагаемых расходов в этот день: оплата труда, выплата стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами (п. 9 Инструкции № 107).
Субъекты хозяйствования самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки в приказе руководителя, оформленном в письменном виде. Установленные таким образом порядок и сроки сдачи выручки действительны в течение срока, указанного в приказе. Однако они могут быть пересмотрены в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам (п. 12 Инструкции № 107).
В приказе субъекта хозяйствования должны быть определены критерии, направления и сроки сдачи (передачи) выручки. Для внутреннего пользования руководитель субъекта хозяйствования имеет право своим приказом установить размер остатка кассы, при достижении которого необходимо сдавать выручку в обслуживающий или иной банк или отделение связи, или не устанавливать его.
Приказ о ведении кассовых операций в белорусских рублях может иметь следующий вид.
ПРИКАЗ
о ведении кассовых операций в белорусских рублях
Согласно п. 12 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 20.03.2011 № 107, приказываю установить:
1. Порядок и сроки сдачи выручки:
1.1. лимит остатка кассы – в размере 300 базовых величин;
1.2. срок сдачи выручки в банк – не реже одного раза в неделю;
1.3. разрешить расходование наличной выручки на оплату труда, пособий работникам организации, а также на командировочные и хозяйственные расходы, возврат займов.
2. Сроки выплаты заработной платы:
2.1. выплату заработной платы производить 5-го и 20-го числа месяца; выплату сумм авансов на командировочные и хозяйственные расходы, другие цели производить из выручки;
2.2. при необходимости производить накопление сумм выручки (не сдавать в банк) согласно плановому графику поступления выручки и расчетам потребности в наличных денежных средствах для осуществления указанных выплат.
3. Срок действия приказа
Порядок и сроки сдачи выручки, указанные в п. 1 настоящего приказа, действительны до 31.12.2012 г.
4. Условия пересмотра порядка и сроков сдачи выручки
В случае изменения объемов кассовых оборотов или структурных изменений организации, по другим причинам, оказывающим влияние на объемы и направления кассовых потоков организации, порядок и сроки сдачи выручки, изложенные в данном приказе, могут быть пересмотрены и оформлены отдельным приказом.
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Родак Г.Ф.
кассир Адамович Т.П.
Субъекты хозяйствования сообщают обслуживающему банку установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров в сроки, определенные договором между юридическим лицом, подразделением, открывшим текущий (расчетный) банковский счет, и обслуживающим банком (п. 12 Инструкции № 102).
Важно! Для наличной иностранной валюты сохранены лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки, которые устанавливает обслуживающий банк.
Юридические лица, подразделения могут иметь в своих кассах наличную иностранную валюту на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы, установленного в соответствии с законодательством. Это предусмотрено п. 5 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98. Исключение составляют лица, которые установлены названной Инструкцией.
