Ситуация 1
Заполнение отчета по загранкомандировке в случае выдачи аванса наличными в белорусских рублях
Организация направила работника в служебную командировку за границу. Аванс на командировочные расходы был выдан наличными белорусскими рублями.
По какому курсу следует отражать расходы по найму жилого помещения за границей в отчете об израсходованных суммах: по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса или на дату составления отчета?
Если возмещение расходов по найму жилого помещения за границей не требует представления подтверждающих документов, то в отчете об израсходованных суммах расходы по найму жилого помещения целесообразно отразить по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса. В противном случае – по курсу Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах.
Обоснуем наш ответ.
Инструкция № 117 не предусматривает порядок пересчета расходов по найму жилого помещения за границей, для возмещения которого не требуется представление подтверждающих документов. Организации следует его определить внутренними документами.
В таком случае рекомендуем расходы по найму жилого помещения за границей |*|, для возмещения которых не требуется представление подтверждающих документов, отражать в отчете об израсходованных суммах по аналогии с суточными – в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса, и не пересчитывать на дату составления отчета.
* Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения в командировке, действующий с 23.03.2019
Справочно: расходы по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов возмещаются из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176.
Пример 1
Командировка в Ригу*
__________________
* Здесь и далее примеры составлены редакцией.
Работник командирован для проведения ремонта оборудования в г. Ригу с 15 по 18 октября 2019 г. Оплату проезда (самолетом) организация произвела в безналичном порядке. Работнику 14 октября выдан аванс на командировку в белорусских рублях в сумме 950 руб. (суточные за 4 дня из расчета 50 евро в сутки и расходы по найму жилого помещения из расчета 3 ночи по 70 евро). По возвращении из командировки работник не представил документы, подтверждающие факт проживания. Курс евро на 14.10.2019 составил 2,2590 руб.
В авансовом отчете, представленном 21.10.2019, следовало отразить (см. табл. 1):
Таблица 1
_____________
* Курс евро применяется для расчета суммы выдаваемого аванса на командировочные расходы.
Если же возмещение расходов по найму жилого помещения за границей требует представления подтверждающих документов, то пересчет расходов по найму жилого помещения за границей производится в порядке, определенном в части второй п. 81 Инструкции № 117.
Для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником израсходованные работником суммы иностранной валюты, за исключением суточных, пересчитываются в белорусские рубли с использованием обменного курса банка (организации страны командирования), где совершена валютно-обменная операция, либо официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах.
Справочно: представление подтверждающих документов требуется в случае, если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в соответствии с частью первой п. 16 Положения № 176.
Расходы возмещаются в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, исходя из количества суток (календарных дней) командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению) (часть вторая п. 16 Положения № 176).
Пример 2
Командировка в Батуми
Работник командирован в г. Батуми с 15 по 18 октября 2019 г. Оплату проезда (самолетом) организация произвела в безналичном порядке. Работнику 14 октября выдан аванс на командировку в белорусских рублях в сумме 1 100 руб. (суточные за 4 дня из расчета 40 долл. США в сутки и расходы по найму жилого помещения из расчета 3 ночи по 110 долл. США). По возвращении из командировки работник представил документы, подтверждающие факт проживания в гостинице. Расходы на проживание составили 360 долл. США. Документы, подтверждающие факт приобретения валюты, работник не представил. Авансовый отчет представлен 21.10.2019.
Курс доллара США составил:
– на дату выдачи аванса – 2,0505 руб.;
– на дату составления отчета по командировке – 2,0388 руб.
Проверим, имеет ли место превышение нормы расходов на проживание. Оно составило 30 долл. США (360 долл. США – 110 долл. США × 3).
Далее определим сумму, в пределах которой возможна оплата: 110 × 4 = 440 долл. США. Следовательно, сумма, выставленная в счете, полностью подлежит оплате.
В авансовом отчете надо отразить (см. табл. 2):
Таблица 2
Ситуация 2
Отражение в авансовом отчете расходов водителя, осуществляющего международную автомобильную перевозку грузов
Водителю грузового автомобиля, осуществляющему международную автоперевозку в Россию, организация выдала аванс наличными (общая выплата, включающая возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных) в валюте страны командирования (российские рубли). Размер общей выплаты в организации установлен в евро. При возвращении из командировки к авансовому отчету документы по найму жилого помещения водитель не представил.
Надо ли при окончательном расчете с водителем пересчитывать общую выплату из евро в российские рубли по официальному курсу белорусского рубля к иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета о расходовании аванса?
Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения и суточных водителю, осуществляющему автомобильные перевозки, определен в п. 37 Положения № 176.
Возмещение производится за время нахождения водителя в командировке |*|, включая время пребывания в пути, за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в следующих размерах:
* Применение на практике нормативных документов при зарубежных командировках
– за время нахождения в пределах Республики Беларусь – не более 5-кратного размера, но не менее 1-кратного размера суточных, установленного в приложении 1 к Положению № 176;
– за время нахождения за границей – до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
Как видим, возмещение периода нахождения за границей производится в евро, а не в российских рублях.
Однако в Инструкции № 117 отсутствуют нормы, определяющие порядок пересчета командировочных расходов, для возмещения которых не требуется представление подтверждающих документов.
Поэтому общую выплату водителю-международнику, возмещаемую в евро, следует отразить в отчете об израсходованных суммах по аналогии с суточными в валюте страны командирования (российских рублях) с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату выдачи аванса. Пересчитывать ее на дату составления отчета не надо.
Справочно: при следовании командированного водителя в Россию, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, основанием для осуществления общей выплаты, предусмотренной в п. 37 Положения № 176, служат документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством.
