Белорусские организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, проводят за рубежом переговоры с представителями иностранных организаций, участвуют в проведении выставок, семинаров, деловых встреч и т.д. Для установления партнерских отношений нередко необходимо организовывать за рубежом банкет, культурную программу с посещением театров и других заведений (далее – мероприятия). При этом у белорусской организации возникает дилемма: оплатить данные мероприятия в безналичной или наличной форме? При первом варианте существуют определенного рода сложности, ведь заранее не могут быть известны состав и количество участников мероприятия, место проведения. В таких случаях предпочтительным является вариант расчета наличными деньгами, как более маневренный. Но и тут поджидает проблема: каким образом получить наличные деньги для оплаты таких мероприятий? Бухгалтеры спрашивают:
КАК ПРОВЕСТИ МЕРОПРИЯТИЯ ЗА РУБЕЖОМ И НЕ НАРУШИТЬ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО ПРИ РАСЧЕТАХ ЗА ИХ ОРГАНИЗАЦИЮ?
Специалист Нацбанка:
– Расходование наличной иностранной валюты на такие цели законодательными и нормативными актами не предусмотрено. Основание – Закон РБ от 22.07.2003 № 226-З "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее – Закон № 226-З) и Инструкция о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2007 № 1.
Специалист аудиторской организации:
– Закон № 226-З не позволяет расходовать наличную иностранную валюту на проведение таких мероприятий. Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, предусматривает исключительный перечень возмещаемых командированному работнику расходов. В этом перечне компенсация подобных расходов не содержится.
Как вариант, я бы рекомендовал составить в организации локальный нормативный акт, предусматривающий порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы, в т.ч. устанавливающий определенный лимит на выдачу средств для проведения мероприятий. Это позволит выдать командированным работникам корпоративную карту, с помощью которой они могут рассчитываться за рубежом и оперативно решать вопросы по проведению мероприятий. При представлении необходимых документов, подтверждающих понесенные расходы, их можно отнести на затраты, учитываемые при налогообложении, как представительские расходы.
Организации вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности.
Бухгалтер организации:
– У нас небольшая организация, и значительных расходов на такие мероприятия мы не несем. Недавно у нас были переговоры в России с нашими партнерами, и после подписания контракта мы организовали небольшой фуршет в составе 4 человек. Вынуждены были оплачивать мероприятие за счет суточных и личных средств, а потом думать, как возместить понесенные расходы: в виде премии или материальной помощи. Почему законодатели в нашей стране не учитывают необходимость расходов на мероприятия, которые во всем мире считаются уже правилами бизнес-партнерства?
