Книга замечаний и предложений выдается (в отличие от книги учета проверок, которую нужно приобретать самостоятельно) и регистрируется в налоговом органе по месту постановки организации на учет. Данная норма определена Законом РБ от 18.07.2011 № 300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц" (далее – Закон).
Порядок ее ведения и форма установлены постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 "О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменения и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (далее – постановление № 285).
Итак, организация обязана вести книгу:
1) непосредственно в самой организации;
2) в ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации (т.е. филиалах и представительствах);
3) в местах реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Книга замечаний и предложений выдается организациям:
1) налоговыми органами по месту их постановки на учет.
Важно! Для получения книг для обособленных подразделений, а также мест реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг нужно обращаться в налоговый орган, где состоит на учете головная организация;
2) за плату.
Ее размер установлен постановлением Минфина РБ от 29.03.2005 № 37 (в настоящее время – 24 600 руб.).
Оплата стоимости книги (книг) производится путем перечисления требуемой суммы денежных средств в доход республиканского бюджета на транзитный счет налогового органа. Оплата стоимости книги относится организациями, финансируемыми из бюджета, на увеличение расходов, предусмотренных сметой расходов, иными организациями – на себестоимость продукции, товаров (работ, услуг), а также включается в затраты, учитываемые при налогообложении (п. 2 постановления № 285; п. 1 ст. 130 Налогового кодекса РБ);
3) на основании заявления о выдаче книги.
В этом заявлении организация должна обосновать запрашиваемое количество экземпляров книги (в частности, указать, на какие подразделения, места осуществления деятельности экземпляры запрашиваются). При этом к заявлению следует приложить документ, подтверждающий оплату стоимости книги (книг).
Кто конкретно вправе подписать заявление о выдаче книги (книг) и (или) получить ее (их), постановление № 285 не определяет. С учетом общих подходов, принятых в законодательстве, заявление должен подписать руководитель организации, а получать книгу вправе как он сам (на основании документа, удостоверяющего его служебное положение (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления проверяемого субъекта, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), так и лицо, которому им выдана соответствующая доверенность (такое лицо должно предъявить должностному лицу налогового органа паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и доверенность на получение книги (книг)).
Есть некоторые особенности получения книг в отдельных ситуациях. Так, дополнительно к вышеназванным документам нужно представить:
– при выдаче новой книги в случае заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений, информации об их рассмотрении, – использованную книгу.
Важно! В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, организация обязана в течение 5 календарных дней обратиться в налоговый орган за получением новой книги. При этом старая книга до истечения календарного года должна храниться вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве организации;
– при выдаче новой книги в случае утраты книги – акт утраты, составленный юридическим лицом.Важно! В случае утраты книги налоговый орган обязательно проведет проверку достоверности факта утраты, по результатам которой должен принять решение о привлечении руководителя организации или уполномоченного лица, ответственного за ведение книги, к ответственности, установленной ст. 9.24 КоАП;
– при выдаче новой книги в случае хищения книги – документ, подтверждающий обращение в орган внутренних дел по факту хищения книги;
– при выдаче новой книги в случае невозможности дальнейшего ведения книги в связи с ее внешним видом или выявленными в процессе ведения недостатками, допущенными при изготовлении, – ранее выданную книгу (указанные книги и документы будут возвращены при выдаче новой книги (книг)).
Книга выдается в день представления указанных документов.
Предъявлять книгу нужно по первому требованию гражданина
Остановимся на вопросах ведения книги замечаний и предложений. Эти вопросы важны, поскольку за нарушение установленных требований установлена такая же административная ответственность, как и за отсутствие книги.
1. Книгу нужно предъявлять по первому требованию гражданина.
Если организация отказала в предоставлении книги замечаний и предложений, то такой отказ может быть обжалован в вышестоящую организацию, а после этого – в суд в порядке, установленном законодательством.
При отсутствии у организации вышестоящего органа отказ в предоставлении книги замечаний и предложений может быть сразу обжалован в суд (это касается и индивидуальных предпринимателей).
От редакции:
Практика такова, что организации (индивидуальные предприниматели) довольно часто отказываются предоставлять книгу замечаний и предложений. Поэтому для решения данного вопроса можно также вызвать милицию, так как органы внутренних дел уполномочены составлять протоколы о таких нарушениях.
Отказать в выдаче книги по причине того, что организация имеет отношения только с другими организациями и не осуществляет реализацию товаров (работ, услуг) гражданам, нельзя, поскольку Закон позволяет гражданам вносить в книгу замечания и предложения о любой деятельности организации, а также о качестве производимых (реализуемых) ею товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг (без каких-либо ограничений).
2. Организация должна соблюсти сроки рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений.
Установлены следующие сроки для рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений. Так, в течение 15 календарных дней нужно рассмотреть замечания и предложения, не требующие дополнительного изучения и проверки, и принять по ним необходимые меры. Если же замечание или предложение требуют таких изучения или проверки, то они должны быть рассмотрены в месячный срок (решение о продлении срока в этом случае принимать не нужно). В случае если для решения изложенных в обращении вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, месячный срок рассмотрения обращения может быть продлен по решению руководителя организации (уполномоченного им лица), о чем заявители в 5-дневный срок со дня продления срока должны быть уведомлены о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу.
Остановимся еще на некоторых деталях, связанных с ведением книги, которые зачастую упускаются из виду, что влечет за собой применение к должностным лицам мер административной ответственности.
Во-первых, на соответствующих страницах книги (в конце книги) должны указываться сведения о лице, ответственном за ведение книги (что часто забывают сделать).
Во-вторых, в книге должны отражаться результаты рассмотрения замечаний и предложений.
В-третьих, и в случае положительного решения вопроса, и в случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения нужно информировать гражданина письменно о результатах их рассмотрения. Делать это нужно в срок, установленный для рассмотрения замечания и (или) предложения (см. выше), с обязательным изложением причин отказа и порядка обжалования ответа (в случае отказа).
Важно! Ответы на внесенные в книгу замечания или предложения могут не направляться заявителям, если для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей. Результаты рассмотрения обращений по существу в указанных случаях оформляются посредством совершения заявителями соответствующих записей в книге замечаний и предложений, заверяемых подписями заявителей, или составления отдельного документа, подтверждающего совершение этих действий (выполнение работ, оказание услуг).
При отсутствии во внесенной в книгу записи каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности такие обращения принимаются к сведению и ответы на них не направляются (ст. 14 Закона).
В-четвертых, в книге нужно сделать отметку о направленном гражданину ответе (с указанием его даты и регистрационного номера).
В-пятых, копии ответов следует хранить вместе с книгой по месту ее ведения.
Важно! Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в т.ч. уведомлении о продлении срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений, должны вноситься в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений (о таких сроках см. выше).
Согласно п. 1 ст. 15 Закона могут быть оставлены без рассмотрения по существу, в частности:
– внесенные в книгу замечания или предложения, не касающиеся деятельности организации или качества производимых (реализуемых) ею товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг;
– жалобы и предложения, для которых законодательными актами установлен иной порядок подачи и рассмотрения. Например, индивидуальные трудовые споры по вопросам правильности применения законодательства о труде согласно Трудовому кодексу РБ рассматриваются либо комиссиями по трудовым спорам, либо судами. В связи с этим жалобы и заявления, содержащие указания на неправильное применение нанимателем трудового законодательства, в случае их изложения в книге замечаний и предложений обязательному рассмотрению не подлежат;
– жалобы (но не предложения!), в отношении которых пропущен без уважительной причины срок их подачи.
Важно! Жалобы могут быть поданы заявителями в течение 3 лет со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов. В случае если этот срок пропущен по уважительной причине (тяжелое заболевание, инвалидность, длительная командировка и др.), наличие которой подтверждено соответствующими документами, представленными заявителем, этот срок подлежит восстановлению по решению руководителя организации и жалоба рассматривается в установленном порядке;– повторные замечания и предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, если предыдущее обращение уже было рассмотрено по существу и в новом обращении не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для его рассмотрения по существу.
Устранение нарушения к моменту привлечения к ответственности не исключает наложения штрафа
Административная ответственность установлена ст. 9.24 КоАП и применяется за следующие нарушения, связанные с книгой замечаний и предложений:
– отсутствие книги замечаний и предложений;
– нарушение руководителем организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги, порядка ведения книги замечаний и предложений в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, а также в местах реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг);
– непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина;
– нарушение установленного срока рассмотрения изложенных в указанной книге замечаний и предложений;
– неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения.
За эти деяния на виновных должностных лиц (работников) может быть наложен штраф в размере от 4 до 10 базовых величин.
Правом составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных этой статьей, и налагать штрафы по ней наделены должностные лица:
– административных комиссий рай-, горисполкомов или администраций районов в городах;
– органов внутренних дел;
– органов КГК;
– налоговых органов (ст. 3.4, 3.6, 3.7 и 3.13 ПиКоАП).
За указанные нарушения штраф может быть наложен не позднее 3 лет со дня совершения правонарушения и не позднее 6 месяцев со дня его обнаружения (т.е. составления акта проверки) (п. 4 ч. 1 ст. 7.6 КоАП). Правда, для привлечения к ответственности должны быть соблюдены оба срока: 3-летний и 6-месячный.
Устранение нарушения (например, получение книги) к моменту привлечения к ответственности не исключает привлечения к ответственности, однако может служить основанием для снижения размера штрафа.
Пример
Организация 1 февраля 2013 г. создала филиал. За получением книги для филиала обратилась в налоговый орган только 24 марта 2013 г. В этот же день книга была выдана. Одновременно в отношении руководителя организации составлен протокол об административном правонарушении, выразившемся в отсутствии книги у филиала в период с 1 февраля по 23 марта 2013 г.
Учитывая, что в соответствии со ст. 7.2 КоАП добровольное возмещение или устранение причиненного вреда либо исполнение возложенной на лицо обязанности, за неисполнение которой налагается административное взыскание, являются обстоятельствами, смягчающими ответственность, штраф на руководителя был наложен в минимально возможном размере – 4 базовые величины.
В то же время существует возможность избежать ответственности, например, при признании нарушения малозначительным на основании ст. 8.2 КоАП. Является ли нарушение таковым, решают должностные лица, рассматривающие дело о нарушении, с учетом того, что малозначительным признается деяние, содержащее признаки какого-либо административного правонарушения и причинившее незначительный вред охраняемым КоАП правам и интересам. Однако следует иметь в виду, что их мнение не является окончательным: в случае обжалования постановления о наложении штрафа вопрос будет решаться вышестоящим органом или судом.
Справочно: в практике налоговых органов (в соответствии с доведенными до подведомственных инспекций критериями малозначительности нарушений) таковыми признаются:
– неведение (в т.ч. неполучение) книги в связи с неосуществлением организацией в проверяемом периоде деятельности и отсутствие в налоговом органе информации об осуществлении деятельности;
– отсутствие в книге отметки о направлении гражданину ответа с отказом в удовлетворении замечания и (или) предложения при условии хранения копии такого ответа и документов, подтверждающих его направление, вместе с книгой;
– нарушения при заполнении реквизита книги "Порядковый номер замечания и (или) предложения".
Это не исключает возможности признания с учетом конкретных обстоятельств малозначительными иных нарушений, связанных с книгой замечаний и предложений.
