Инструкцией № 138 утверждены новые формы путевого листа автобуса, путевого листа грузового автомобиля, путевого листа легкового автомобиля-такси, путевого листа легкового служебного автомобиля, заказа-поручения (далее – транспортные документы). Одновременно утратило силу постановление Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 "Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению" (далее – постановление № 31), которым были утверждены формы путевых листов ранее. Кроме этого, приказом Минтранса РБ от 02.02.2011 № 69-Ц признан утратившим силу приказ Минтранса РБ от 23.01.2003 № 17-Ц "Об утверждении Инструкции о порядке заполнения формы ТР-132 "Заказ-поручение".
Указанную работу Минфин РБ по согласованию с Минтрансом РБ провел на основании ст. 40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках"*.
Все материалы вы можете найти в свежих номерах журнала "Главный Бухгалтер" на портале GB.BY
Еще материалы по путевым листам
_________________
* Транспортными документами согласно указанной статье при выполнении автомобильных перевозок грузов признаны:
– путевой лист;
– товарно-транспортная накладная;
– международная товарно-транспортная накладная "CMR" (далее – CMR-накладная), составленная согласно Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), принятой в г. Женеве 19.05.1956;
– заказ-поручение;
– иные документы в соответствии с законодательством.
Использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется путевым листом.
Транспортные документы должны быть оформлены в порядке, установленном Минфином РБ по согласованию с Минтрансом РБ, за исключением оформления CMR-накладной, которое следует осуществлять в порядке, установленном Минтрансом по согласованию с Минфином РБ.
Обязанности по составлению путевого листа возложены на автомобильного перевозчика, товарно-транспортной накладной – на грузоотправителя, заказа-поручения – на автомобильного перевозчика, если иное не установлено законодательными актами или соглашением сторон.
Старые бланки можно использовать
С целью избежания непроизводительных расходов субъектов хозяйствования на приобретение бланков документов, а также сокращения затрат времени на такое администрирование установлено, что бланки путевых листов форм 1(р), 1(н), 2(р), 2(н), 3(с), 3(п), 4–7 и бланки формы ТР-132 "Заказ-поручение", изготовленные до вступления в силу постановления Минфина РБ от 26.11.2010 № 138, являются действительными до их полного использования (п. 2 названного постановления). Таким образом, срок использования старых бланков временным периодом не ограничен. Субъекты хозяйствования при необходимости имеют право одновременно использовать как новые, так и старые бланки.
Сравним 2 документа
Остановимся на основных изменениях, которые произошли со вступлением в силу Инструкции № 138, по сравнению с ранее действовавшим порядком.
1. Ранее постановлением № 31 были утверждены бланки путевых листов нескольких форм для каждого типа транспортных средств. Например, для грузовых автомобилей были предусмотрены путевые листы 3 форм: 3(п), 3(с), 4. Сейчас для каждого типа транспортных средств установлена одна форма путевого листа. Исключение составляют легковые автомобили, по которым предусмотрены 2 формы: легкового автомобиля-такси и легкового служебного автомобиля.
2. Как и ранее, транспортные документы являются первичными учетными документами и относятся к бланкам строгой отчетности (п. 2 Инструкции № 138). Однако теперь отсутствует ранее содержавшееся в постановлении № 31 требование, что эти бланки должны быть изготовлены в соответствии с требованиями Положения об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденного постановлением Минфина РБ от 01.03.2002 № 29. Данное требование также не содержится и в Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196.
3. В связи с вышеуказанным в Инструкции № 138 появилась норма о том, что транспортные документы могут быть оформлены как вручную, так и с помощью технических средств. Кроме того, установлено важное требование, что в транспортные документы можно вносить дополнительную информацию, не предусмотренную Инструкцией № 138, которая не должна препятствовать прочтению иных записей.
Таким образом, субъекты хозяйствования имеют право в путевых листах фиксировать любые показатели и информацию, необходимую для учетной и другой работы (например, показатели работы дополнительного оборудования, разбивку пробегов, перевод километров в мили и т.д.).
В путевых листах могут быть заполнены только необходимые реквизиты
Путевые листы оформляют для того, чтобы в последующем отраженные в них данные о показателях учета работы транспортных средств и водителей могли быть использованы:
– для определения данных, отражаемых в бухгалтерском учете;
– расчета налоговой базы для целей исчисления налогов;
– осуществления расчетов за перевозки;
– формирования статистической отчетности.
Важным также является норма п. 6 Инструкции № 138. Им предусмотрено, что заполнение всех необходимых сведений в путевых листах должно быть произведено уполномоченным лицом (лицами) автомобильного перевозчика. При этом реквизиты, по которым отсутствует информация или не ведется учет, можно не заполнять. Это значит, что ту информацию, которую не используют субъекты хозяйствования для указанных в предыдущем абзаце целях, но предусмотренную в форме путевого листа, можно не указывать. При этом в п. 7 Инструкции № 138 определено, какая информация обязательна для путевого листа.
На служебные легковые автомобили, обслуживающие руководителя организации, путевой лист можно не оформлять
Путевой лист легкового служебного автомобиля можно оформлять водителю сроком до одного календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы. При использовании легкового служебного автомобиля в пределах города в разделе "Выполнение задания", как и ранее, следует производить запись: "По городу" с указанием суммарного пробега по городу в километрах.
На основании решения руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля можно не оформлять:
– на служебные легковые автомобили, предназначенные для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;
– автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если наниматель по данным автомобилям не производит расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы.
В первом случае необходимо по итогам отчетного периода (месяца) составить первичный учетный документ по форме, утвержденной субъектом хозяйствования самостоятельно, на основании которого будут подсчитаны соответствующие показатели, подлежащие отражению в бухгалтерском учете (например, указать пробег и вывести из него величину израсходованного топлива по норме, при наличии указать сверхнормативный расход и т.д.).
Во втором случае такой документ можно не составлять, так как в учете отсутствуют расходы, которые организация осуществляет в связи с эксплуатацией автомобиля.
