С 25 октября т.г. Инструкцию о порядке оформления транспортных документов, утвержденную постановлением Минтранса РБ от 26.11.2010 № 138, применяют в новой редакции (постановление Минфина РБ от 31.08.2011 № 88 (далее соответственно – Инструкция № 138 и постановление № 88)).
Инструкцией № 138 утверждены только формы путевого листа грузового автомобиля и заказа-поручения (далее – транспортные документы). Напомним, что прежней редакцией Инструкции № 138 были утверждены формы путевого листа автобуса, путевого листа грузового автомобиля, путевого листа легкового автомобиля-такси, путевого листа легкового служебного автомобиля, заказа-поручения.
Указанную работу Минфин по согласованию с Минтрансом провел на основании ст. 40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках" (далее – Закон)*. На эту же статью Закона сделана ссылка в преамбуле постановления № 88. Об этом же говорится и в преамбуле постановления Минтранса РБ № 138, из которой постановлением № 88 исключена отсылка к ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности". Это означает, что указанные документы утверждены Минфином в первую очередь для организации и осуществления перевозок в соответствии с поручением, данным ст. 40 Закона. Из Инструкции № 138 исключены нормы, определяющие, что транспортные документы являются:
1) первичными учетными документами;
2) бланками строгой отчетности.
___________________
*Согласно указанной статье транспортными документами при выполнении автомобильных перевозок грузов признаны:
– путевой лист;
– товарно-транспортная накладная;
– международная товарно-транспортная накладная "CMR" (далее – CMR-накладная), составленная согласно Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), принятой в г. Женеве 19.05.1956;
– заказ-поручение;
– иные документы в соответствии с законодательством.
Использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза оформляют путевым листом.
Законом установлено, что транспортные документы оформляются в порядке, определенном Минфином по согласованию с Минтрансом, за исключением CMR-накладной, которая оформляется в порядке, предусмотренном Минтрансом по согласованию с Минфином.
Обязанности по составлению путевого листа возлагаются на автомобильного перевозчика, товарно-транспортной накладной – на грузоотправителя, заказа-поручения – на автомобильного перевозчика, если иное не установлено законодательными актами или соглашением сторон.
При перевозках для собственных нужд организации могут составлять путевые листы по форме, разработанной самостоятельно
Обращаем внимание, что Закон не регулирует отношения, связанные с внутриреспубликанскими автомобильными перевозками для собственных нужд (ст. 2 Закона). Автомобильная перевозка для собственных нужд – это автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что такими средствами управляют работники этого юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель (ст. 1 Закона).
Следовательно, утвержденные Инструкцией № 138 формы транспортных документов для таких перевозок обязательными не являются.
Таким образом, организации (за исключением тех, на которые прямо направлено действие постановления № 88) имеют право применять путевые листы (иные аналогичные документы) по самостоятельно разработанным формам (часть вторая подп. 1.3 п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" (далее – Указ)). То есть документы, которыми оформляют работу легковых автомобилей, автобусов, а также грузовых автомобилей, осуществляющих перевозки для собственных нужд, организации могут составлять по форме, разработанной ими самостоятельно. Такие формы могут соответствовать формам, утвержденным Инструкцией № 138, а могут быть и иного вида, удобного для организации. Так как бланки транспортных документов не относят к бланкам строгой отчетности, то они могут быть как самостоятельно напечатаны организацией (например, на компьютере), так и заказаны и приобретены в типографиях.
Те же организации, чья деятельность подпадает под действие Закона, должны составлять транспортные документы по установленным постановлением № 138 формам, которые также могут быть как самостоятельно напечатаны организацией (например, на компьютере), так и заказаны и приобретены в типографиях.
Приобретенные ранее бланки можно применять до их полного использования
С целью избежания непроизводительных расходов субъектов хозяйствования на приобретение бланков документов, а также сокращения затрат времени на такое администрирование бланки путевого листа типовой формы 2(г) и заказа-поручения типовой формы ТР-132, изготовленные до вступления в силу постановления № 88, являются действительными до их полного использования (п. 2 постановления № 88). Таким образом, срок, до которого возможно использовать старые бланки, временным периодом не ограничивается. Субъекты хозяйствования при необходимости имеют право одновременно использовать как новые, так и старые бланки.
Основные особенности оформления транспортных документов
Как и ранее, в транспортные документы разрешено вносить дополнительную информацию (реквизиты), которая не предусмотрена Инструкцией № 138 и которая не должна препятствовать прочтению иных записей. Таким образом, субъекты хозяйствования имеют право, в частности, в путевых листах фиксировать любые показатели и информацию, необходимую для учетной и другой работы (например, показатели работы дополнительного оборудования, разбивку пробегов, перевод километров в мили и т.д.).
Реквизиты, по которым отсутствует информация, можно не заполнять
Транспортные документы оформляют для того, чтобы в последующем отраженные в них данные о показателях учета работы транспортных средств и водителей могли быть использованы:
– для определения данных, отражаемых в бухгалтерском учете (показатели работы автомобиля и водителя);
– расчета налоговой базы для целей исчисления налогов;
– осуществления расчетов за перевозки;
– формирования статистической отчетности.
Важными также являются и нормы п. 2 Инструкции № 138: заполнение всех необходимых сведений в транспортных документах производит уполномоченное лицо (лица) автомобильного перевозчика. Реквизиты, по которым отсутствует информация, можно не заполнять. Это значит, что та информация, которая не используется субъектом хозяйствования для упомянутых выше целей, но предусмотренная в форме путевого листа, может быть не указана. Однако в п. 4 Инструкции № 138 определено, какая информация должна фигурировать в путевом листе, т.е. является обязательной.
Для целей признания транспортных документов первичными учетными необходимо соблюсти требования к минимально необходимой обязательной информативности документа, изложенные в подп. 1.4 п. 1 Указа. Так, эти документы должны включать:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
