При командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).
Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов можно осуществлять в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.
При этом в приложении 1 к постановлению Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу" (далее – постановление № 7) установлена предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.
Рассмотрим на практических ситуациях порядок применения указанной нормы Инструкции № 115.
Ситуация 1
Работник железнодорожным транспортом командирован из г. Минска в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 16 по 19 июля 2012 г. Заданием на командировку предусмотрено выполнение служебного задания 17 и 18 июля.
1.1. Согласно документам работник прибыл в г. Москву 17 июля в 09:00, выбыл в г. Минск 18 июля в 19:00.
1.2. Те же условия. Работник прибыл в г. Москву 17 июля в 9:00, выбыл обратно в г. Минск 18 июля в 22:30.
1.3. Те же условия. Работник прибыл в г. Москву 16 июля в 22:00, выбыл обратно в г. Минск 18 июля в 20:00.
Каким образом следует возмещать расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в указанных случаях?
Во всех случаях в размере 5 % за 17 и 18 июля.
Справочно: предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в г. Москве составляетне более 140 долл. США. При отсутствии подтверждающих документов в оригинале это составляет 7 долл. США.
С учетом нормы п. 16 Инструкции № 115 за те сутки, в течение которых работник находился в пути, оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов не производят. В данном случае не имеет значения время прибытия в пункт командирования и время выбытия из пункта командирования.
Важно! Количество суток, в течение которых работник находился в пути, определяют в зависимости от даты отправления поезда из места постоянной работы и даты прибытия поезда к месту постоянной работы.
Если работник направлен в командировку на 4 суток, из них 2 суток он находится в пути и 2 суток в месте командирования, то при отсутствии подтверждающих документов по найму жилого помещения ему надо возмещать расходы в размере 5 % от нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за 2 суток, которые он находился в месте командирования.
Таким образом, во всех перечисленных в вопросе случаях расходы по найму жилого помещения в размере 5 % от утвержденных норм надо возмещать работнику за время нахождения в г. Москве, т.е. за 17 и 18 июля (14 долл. США). За 2 суток, которые он находился в пути (16 и 19 июля), данные расходы не возмещают, так как 16 июля – это дата отправления поезда из места постоянной работы, а 19 июля – дата прибытия поезда к месту постоянной работы.
Ситуация 2
Работник направлен в командировку за границу на 5 дней с 6 по 10 августа 2012 г. Он выезжает 6 августа и прибывает в пункт командирования 7 августа в 07:00; заселяется в гостиницу 7 августа в 09:00, выселяется 9 августа в 12:00 и вечером того же дня уезжает домой. Согласно представленному счету гостиницы оплачены 2,5 суток, где оплата за время с 09:00 до 12:00 7 августа считается ранним заселением.
Каким образом сравнивать оплату найма жилого помещения с установленными нормами законодательства?
Возмещение работнику произведенных расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
Постановлением № 7 для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.
Таким образом, для сравнения с представленным счетом из гостиницы принимается сумма, рассчитанная исходя из предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином, за то количество суток, которое работник находился в месте командирования (с 7 по 9 августа 2012 г., т.е. за трое суток).
Ситуация 3
Работник направлен в однодневную командировку в Латвию.
Подлежат ли возмещению ему расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов?
Не подлежат.
При командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляют в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Причем для каждой страны установлены свои предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки.
Работник направлен в однодневную командировку, время отъезда и возвращения обратно происходит в течение одного дня, т.е. в течение этих суток он находится в пути. Значит, возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения ему производить не следует.
Ситуация 4
Работники организации направляются в командировку за границу. По прибытии из командировки были представлены акты об их проживании в гостинице, которая принадлежит индивидуальному предпринимателю.
Являются ли эти акты о проживании в гостинице без фискальных чеков, отрывных талонов документами в оригинале, подтверждающими наем жилого помещения?
Являются.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляют в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных белорусским законодательством, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115). Вместе с тем Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. обязательность наличия кассового чека.
Законом РБ "О бухгалтерском учете и отчетности" предусмотрено, что при отсутствии утвержденных типовых форм организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, в которых должны быть отражены наименование, номер документа, дата и место его составления, содержание операции, ее денежная оценка, должность ответственного лица, его фамилия и личная подпись.
Таким образом, если представленные работниками для оплаты акты о проживании в гостинице содержат все вышеперечисленные сведения, то им должны быть возмещены произведенные расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином, согласно представленным актам (счетам из гостиницы) без наличия кассового чека*.
__________________________
* Для определения документов, подтверждающих расходы по найму жилья у индивидуального предпринимателя – плательщика подоходного налога, см. рубрику "Вопрос – ответ" в журнале "ГБ", 2012, № 32, с. 87.
Ситуация 5
Работники организации направляются за границу для участия в конференциях, семинарах, тренингах на основании электронного письма компании-организатора. При этом приглашение предусматривает поселение их в гостиницах, которые бронирует компания-организатор. Стоимость проживания в этих гостиницах превышает нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленные Минфином.
Возмещаются ли расходы по найму жилого помещения в полном размере?
Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной - организатором гостиницы, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, то к отчету следует принимать фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов (п. 19 Инструкции № 155).
Какие подтверждающие документы необходимо представить в данном случае?
Расходы по найму жилого помещения работнику в соответствии с условиями, изложенными в приглашении компании-организатора, возмещаются по представленному счету из гостиницы.
Может ли приглашение от компании-организатора быть в электронном виде?
Инструкцией № 115 не определены форма и вид приглашения компании-организатора. Это может быть официальное письмо на бланке, официальное приглашение в электронном виде, договор между 2 организациями и т.д.
