Главы 2 и 3 Инструкции № 115 определяют порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно и расходов по найму жилого помещения.
Рассмотрим практические ситуации, связанные с возмещением таких расходов.
Ситуация 1. Расходы по проезду работника в метро можно возместить по решению нанимателя
Работник организации был командирован в г. Выксу Нижегородской области (Российская Федерация).
Проезжая к месту командирования транзитом через г. Москву, работник воспользовался услугами Московского метрополитена при переезде с Белорусского вокзала на Казанский.
Возвращаясь к месту постоянной работы через г. Москву, работник также воспользовался метро для переезда с Казанского вокзала на Белорусский.
Проезд работника в метро подтверждается проездными документами: билеты для прохода и чеки о покупке билетов, в которых отражены цена, время покупки и станции метрополитена, где были приобретены билеты.
Обязан ли наниматель возместить командированному работнику расходы по проезду в Московском метрополитене при представлении подтверждающих документов в оригинале?
Расходы по проезду работника на вокзал (с вокзала) в пределах населенного пункта (г. Москва), через который он следует транзитом к месту служебной командировки (г. Выкса Нижегородской области), не подлежат возмещению.
Командированному за границу работнику необходимо возмещать расходы по проезду:
– воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом до места командирования и обратно;
– на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (подп. 11.1 и 11.2 п. 11 Инструкции № 115).
Следовательно, транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).
Расходы, перечисленные в п. 11 Инструкции № 115, возмещайте при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале: проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д. (п. 13 Инструкции № 115).
Важно! В приведенном случае наниматель может принять решение о возмещении работнику расходов по проезду в Московском метрополитене за счет собственных средств организации при представлении подтверждающих документов в оригинале.
Ситуация 2. Расходы по проезду в пределах административного округа г. Москвы наниматель может возместить
По приказу нанимателя работник организации (г. Минск) направляется в служебные командировки за границу в г. Зеленоград (Российская Федерация) для получения комплектующих изделий.
При этом в приказе о командировании указано, что работник командирован в г. Москву, г. Зеленоград (Российская Федерация), поскольку согласно договору поставки товара юридический адрес продавца – Российская Федерация, 124461, г. Москва, г. Зеленоград, проезд 4923, д. 2, стр. 4.
Работник добирается до г. Москвы на поезде. Для проезда из г. Москвы в г. Зеленоград он пользуется пригороднымэлектропоездом или междугородным автобусом. Организация не возмещает работнику расходы по проезду указанными видами транспорта от г. Москвы до г. Зеленограда.
Может ли наниматель возместить работнику, командированному в г. Зеленоград, расходы:
– по проживанию вне места жительства (суточные) по нормам, установленным для г. Москвы;
– по проезду пригородным электропоездом или междугородним автобусом от г. Москвы до г. Зеленограда и обратно?
Возмещение работнику командировочных расходов производят на основании приказа и задания нанимателя, где указано государство (город в государстве), в которое работник направлен в командировку (пп. 2 и 4 Инструкции № 115).
Согласно представленным документам (приказ о командировании, договор поставки товара) работник был направлен в служебную командировку в г. Москву, г. Зеленоград, поэтому возмещение работнику суточных за время командировки следует производить по нормам, установленным Минфином для г. Москвы (Российская Федерация), – 30 долл. США.
По Закону РФ от 05.07.1995 № 13-47 "О территориальном делении города Москвы" (в ред. от 28.09.2011 № 42) г. Зеленоград входит в состав территории г. Москвы. При этом Зеленоградский административный округ г. Москвы является единственным из 10 округов столицы, который находится за пределами Московской кольцевой автомобильной дороги.
Учитывая особенность административного деления г. Москвы и прилегающих административных округов, в т.ч. территориальное расположение места командирования (г. Зеленоград), полагаем, что в данной ситуации наниматель вправе самостоятельно принимать решение о возмещении работнику за счет собственных средств организации стоимости проезда от г. Москвы до г. Зеленограда на внутренних линиях автомобильного пассажирского транспорта общего пользования либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении (пригородным электропоездом, междугородным автобусом), как проезда к месту служебной командировки и обратно (а не в пределах пункта командирования) на основании подтверждающих документов в оригинале.
Обращаем внимание, что командированному работнику при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале следует возмещать расходы по проезду пассажирским транспортом (железнодорожным, воздушным и др.) общего пользования регулярного международного сообщения до места командирования и обратно, а также по проезду на вокзал, в аэропорт (с вокзала, аэропорта) на внутренних линиях автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту назначения или отправления, если они находятся за пределами населенного пункта. Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (пп. 11–13 Инструкции № 115).
Ситуация 3. Задержка рейса и последствия для командированного работника
Согласно приказу и заданию нанимателя работник организации (г. Минск) направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) с 12 по 14 декабря 2011 г. воздушным транспортом.
Работник 12 декабря 2011 г. в 07.00 вылетел самолетом из г. Минска и в 09.20 прилетел в г. Москву (аэропорт Домодедово).
Выполнив задание по командировке в г. Москве, 14 декабря 2011 г. работник прибыл в аэропорт Домодедово в 17.45 для вылета в 19.45 обратно к месту постоянной работы в г. Минск.
В связи с плохими погодными условиями в аэропорту Домодедово произошла задержка рейса (по просьбе работника, авиакомпания выдала соответствующую справку).
Ожидая вылета, работник был вынужден находиться в аэропорту Домодедово с 17.45 14 декабря 2011 г. до 06.10 15 декабря 2011 г. (более 12 ч). Фактически он вылетел из г. Москвы и прилетел обратно в г. Минск не 14, а 15 декабря 2011 г.
По не зависящим от работника причинам он не смог вернуться обратно к месту постоянной работы в г. Минск в сроки, установленные ему нанимателем в приказе и задании на командировку.
Должен ли наниматель и на основании каких документов за день задержки этого работника 15 декабря 2011 г. в аэропорту Домодедово сохранить ему средний заработок и возместить расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов и расходы за проживание вне постоянного места жительства (суточные)?
Исходя из каких норм – установленных Минфином для г. Москвы (140 и 30 долл. США соответственно) либо для Российской Федерации (120 и 20 долл. США соответственно) – следует производить в данном случае возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов и суточных за 15 декабря 2011 г.?
За день задержки рейса (15 декабря 2011 г.) наниматель должен сохранить работнику заработную плату в размере не ниже среднего заработка (сохраняется за рабочие дни по графику работы организации), возместить расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов и суточные.
Важно! В случае получения нанимателем информации о пребывании работника, направленного в служебную командировку за границу, по не зависящим от него причинам (задержка рейса в аэропорту) на территории иностранного государства, в которое он командирован, после окончания срока служебной командировки наниматель обязан издать приказ о его продлении. Работник по возвращении из командировки должен представить в бухгалтерию документ о задержке рейса (справку, выданную ему авиакомпанией), на основании которого с ним будет произведен окончательный расчет, включающий командировочные расходы за день задержки рейса в стране командирования.
При командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляйте в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).
Работникам коммерческих организаций расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов можно оплатить в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.
Сутки определены временным промежутком с 00.00 до 24.00 включительно (ст. 94 Трудового кодекса РБ). Нормами Инструкции № 115 не установлена продолжительность времени в сутки, за которое следует производить оплату расходов по найму жилого помещения, в т.ч. без представления подтверждающих документов. Следовательно, оплату расходов по найму жилого помещения, в т.ч. без представления подтверждающих документов, необходимо произвести за все дни командировки, оговоренные в приказе и задании нанимателя (исключая время нахождения в пути), независимо от времени нахождения работника на территории иностранного государства.
Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (вылета) пассажирского транспорта (самолета), которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в республику – день приезда (прилета) указанного транспорта в республику согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24.00 включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки.
В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплату суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения следует производить в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка (п. 27 Инструкции № 115).
В состав территории г. Москвы согласно Закону РФ от 05.07.1995 № 13-47 "О территориальном делении города Москвы" (в ред. от 28.09.2011 № 42) г. Домодедово, в т.ч. аэропорт Домодедово, не входит.
Таким образом, поскольку работник, направленный по приказу нанимателя в служебную командировку в г. Москву с 12 по 14 декабря 2011 г., в связи с задержкой рейса был вынужден находиться в аэропорту Домодедово 15 декабря 2011 г., за этот день ему с включением в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, необходимо:
– оплатить расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной Минфином для Российской Федерации, – 6 долл. США (120 долл. США × 5 %);
– возместить суточные по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации (20 долл. США).
В условиях 2011 г. и 2012 г.
Д-т 20, 26 и др. – К-т 71
– на сумму командировочных расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов и суточных в пределах норм.
Ситуация 4. Договор найма жилья не подтверждает факт его оплаты
В организации приказом нанимателя работник командирован за границу в г. Москву (Российская Федерация) сроком на 30 дней.
По возвращении из командировки работник в подтверждение расходов по найму жилого помещения представил в бухгалтерию организации к авансовому отчету только договор найма жилого помещения (однокомнатной квартиры) у физического лица, заверенный у нотариуса.
Подлежат ли возмещению расходы по найму жилого помещения в данном случае?
Нотариально заверенный договор найма жилого помещения (однокомнатной квартиры), заключенный между командированным работником и физическим лицом, передающим работнику в пользование принадлежащую ему по праву собственности квартиру, предусматривает, но не подтверждает факт оплаты командированным работником стоимости найма квартиры за границей (г. Москва, Российская Федерация). Следовательно, такой договор не может являться основанием для возмещения работнику расходов по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных белорусским законодательством, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
От редакции:
В ситуации 4 полученная от хозяина квартиры расписка не рассматривается в качестве подтверждающего расходы документа. Такой точки зрения придерживается и Минтруда и соцзащиты.
По мнению МНС, в качестве документа, подтверждающего расходы по найму жилья, учитываемые при налогообложении, допускается применить документ в виде расписки, полученной командированным работником от физического лица, предоставляющего в пользование квартиру.
Ситуация 5. Варианты оплаты расходов по жилью
Работник организации командирован в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 9 по 12 ноября 2011 г. для посещения международной выставки освещения.
По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию организации документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командирования и обратно (билеты на поезд), согласно которым он:
– 9 ноября 2011 г. в 22.18 – выехал из г. Минска;
– 10 ноября 2011 г. в 09.20 – прибыл в г. Москву;
– 11 ноября 2011 г. в 19.39 – выехал из г. Москвы обратно к месту постоянной работы в г. Минск;
– 12 ноября 2011 г. в 06.34 – прибыл в г. Минск.
Ввиду неоднозначных разъяснений норм Инструкции № 115 (с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87) как поступить в следующих ситуациях?
Вариант 1. Работник представил в бухгалтерию организации документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения (гостиницы), согласно которым он:
– 10 ноября 2011 г. в 18.50 – заселился в гостиничный номер;
– 11 ноября 2011 г. в 09.05 – выселился из гостиничного номера.
Стоимость проживания согласована с нанимателем и составила в сутки 150 долл. США.
Вариант 2. Работник представил в бухгалтерию организации документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения (гостиницы), согласно которым он:
– 10 ноября 2011 г. в 18:50 – заселился в гостиничный номер;
– 11 ноября 2011 г. в 18:00 – выселился из гостиничного номера.
Стоимость проживания согласована с нанимателем и составила в сутки 150 долл. США.Общая сумма за 2 дня – 300 долл. США (150 долл. США × 2 дня).
Вариант 3. Работник не представил в бухгалтерию организации документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения.
Каким образом должны быть возмещены работнику расходы по найму жилого помещения (в т.ч. при отсутствии подтверждающих документов)?
Оплату расходов по найму жилого помещения (в т.ч. без представления подтверждающих документов) следует производить за все дни командировки, указанные в приказе и задании нанимателя (исключая время нахождения в пути), независимо от времени нахождения работника на территории иностранного государства.
Важно! При налогообложении не учитывают затраты на командировки сверх норм, установленных в порядке, определенном Трудовым кодексом (ст. 131 Налогового кодекса РБ).
Таким образом, в варианте 1 возмещать работнику расходы по найму жилого помещения (в т.ч. без представления подтверждающих документов) с включением в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении (далее – затраты), необходимо:
– за 10 ноября 2011 г. – в пределах норм расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином для г. Москвы (140 долл. США), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале;
– за 11 ноября 2011 г. – в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной Минфином для г. Москвы, – 7 долл. США (140 долл. США ×5 %) без представления подтверждающих документов.
При этом сумма, превышающая установленную законодательством норму расходов по найму жилого помещения в сутки за 10 ноября 2011 г. (10 долл. США), может быть возмещена работнику по решению нанимателя за счет собственных средств организации.
В варианте 2 возмещение работнику расходов по найму жилого помещения с включением в затраты должно быть произведено за 10 и 11 ноября 2011 г. в пределах нормрасходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Минфином для г. Москвы, – всего 280 долл. США (140 долл. США × 2 дня) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
При этом сумма, превышающая установленную законодательством норму расходов по найму жилого помещения в сутки за 10 и 11 ноября 2011 г. (20 долл. США), может быть возмещена работнику по решению нанимателя за счет собственных средств организации.
В варианте 3 работнику за 10 и 11 ноября 2011 г. оплату расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов производят в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной Минфином для г. Москвы, – всего 14 долл. США (140 долл. США × 5 % × 2 дня) с включением в затраты.
Ситуация 6. При расчете суточных учитываем территориальные границы г. Москвы
Организация занимается транспортноэкспедиционной деятельностью и грузоперевозками.
По каким нормам наниматель должен возмещать расходы за проживание вне постоянного места жительства (суточные) водителю, осуществляющему международные автомобильные перевозки грузов, который согласно приказу нанимателя командирован в г. Москву, в следующих ситуациях?
Вариант 1. Юридический адрес заказчика находится в г. Лобня, поэтому во всех печатях и штампах, которыми заверено командировочное удостоверение водителя, указан г. Лобня.
Вариант 2. В международной товарно-транспортной СМR-накладной указаны места разгрузки: г. Шереметьево, г. Люберцы, г. Домодедово, г. Мытищи.
Существуют ли территории (поселки, деревни, города) за пределами Московской кольцевой автомобильной дороги (МКАД), при направлении в которые водителю возмещаются суточные в размере, установленном законодательством РБ для г. Москвы (Российская Федерация), – 30 долл. США, либо все территории, которые находятся за пределами МКАД, относятся к Московской области с возмещением суточных в размере, установленном законодательством РБ для Российской Федерации, – 20 долл. США?
Направление в командировку осуществляют на основании приказа и задания нанимателя. В задании на командировку должны быть четко указаны: государство (город в государстве), в которое командирован работник, цель командировки, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению. Возмещение командированному работнику расходов по проживанию вне места жительства (суточных) производят на основании приказа и задания нанимателя на командировку в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства (города в государстве), в которое работник направлен в командировку.
Постановлением Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 установлены нормы оплаты суточных при служебных командировках за границу, в т.ч. для Российской Федерации и для г. Москвы (Российская Федерация).
В состав территории г. Москвы согласно ст. 2 Закона РФ от 05.07.1995 № 13-47 "О территориальном делении города Москвы" (в ред. от 28.09.2011 № 42) входят:
– территории в пределах МКАД;
– территории, примыкающие к внешним границам полосы отвода МКАД;
– пос. Акулово и Восточный;
– пос. Некрасовка;
– пос. Рублево (с деревней Мякинино);
– пос. Внуково и Толстопальцевский сельсовет в составе пос. Толстопальцево и д. Толстопальцево;
– пос. Новобратцевский, Липки и Милицейский (бывшая часть г. Щербинка);
– д. Захарьино, Захарьинские дворики (часть), Федосьино и Щербинка;
– г. Зеленоград;
– территории, включенные в состав г. Зеленограда, с населенными пунктами;
– пос. Малино;
– дачный поселок Алабушево (часть);
– д. Кутузово, Ново-Малино и Рожки.
Изменения границ г. Москвы утверждает Совет Федерации с согласия органов государственной власти г. Москвы и Московской области.
Таким образом, поскольку в вариантах 1 и 2 места разгрузки, в которые был командирован водитель организации, не входят в состав территории г. Москвы, возмещение ему суточных следует производить по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации (20 долл. США).
Кроме того, наниматель должен откорректировать приказ (задание) на командировку, поскольку в них должна содержаться достоверная информация о месте (городе) командирования (разгрузки, загрузки).
Отметим также, что в случае, если бы места разгрузки (загрузки), в которые согласно приказу и заданию нанимателя был бы командирован водитель, входили в состав территории г. Москвы, то возмещение ему суточных производилось бы по нормам, установленным Минфином для г. Москвы (Российская Федерация), – 30 долл. США.
Ситуация 7. День приезда из командировки и день отъезда в следующую командировку совпадают
Работник в организации (г. Жлобин) согласно приказу нанимателя командирован за границу в г. Киев; (Украина) с 18 по 21 декабря 2011 г. Ему был выдан аванс в иностранной валюте (доллары США), рассчитанный в пределах норм командировочных расходов, установленных белорусским законодательством.
Работник 18 декабря 2011 г. в 11.10 поездом выехал в служебную командировку из г. Жлобина в г. Киев; 21 декабря 2011 г. в 08:30 – вернулся обратно.
В связи с производственной необходимостью приказом нанимателя этот же работник направлен в г. Москву (Российская Федерация) с 21 по 24 декабря 2011 г.
21 декабря 2011 г. в 21.00 работник поездом выезжает из г. Жлобина в г. Москву.
В каком размере и в какой валюте в данном случае следует возмещать командированному работнику суточные за 21 декабря 2011 г.?
Порядок возмещения командированному работнику суточных в случае, если день его возвращения из одной служебной командировки за границу совпадает с днем отправления в другую командировку за границу, законодательством не определен. Решение данного вопроса находится в компетенции нанимателя и может быть определено учетной политикой, принятой в организации.
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производят в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентирует законодательство РБ (п. 48 Инструкции № 115).
Валютное регулирование в Республике Беларусь осуществляет Нацбанк (п. 12 Устава Национального банка Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 13.06.2001 № 320).
Таким образом, если в организации наниматель принял решение в день возвращения работника из служебной командировки за границу из г. Киева (Украина) обратно к постоянному месту работы 21 декабря 2011 г. направить его в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация), то в табеле учета рабочего времени этот день учитывается как один день. Соответственно суточные подлежат оплате за один день. В приведенном случае полагаем, что данный день (21 декабря 2011 г.) должен быть оплачен в иностранной валюте или белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для г. Киева (Украина) в порядке окончательного расчета по первой командировке.
