Включаемые в расчет отпускных выплаты влияют на их сумму
Действия бухгалтера при выборе выплат, начисленных работнику в течение расчетного периода и включаемых в расчет среднего заработка, сохраняемого за время отпуска, следующие.
1. Руководствуйтесь Перечнем [2].
В расчет среднего заработка, сохраняемого за время отпусков, и компенсации за неиспользованный трудовой отпуск включаются выплаты, указанные в пп. 1 и 2 Перечня (см. схему 1).
Схема 1
Справочно: выплаты социального характера, а также ряд компенсационных выплат определены в п. 3 Перечня. Они не включаются в расчет отпускных.
2. Обращайте внимание на режим работы работника, уходящего в отпуск.
Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя. Он определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или графиком работ (сменности) (ст. 123 ТК [3]).
Продолжительность отпуска не зависит от режима работы, установленного работнику. В расчет отпускных включаются фактически начисленные суммы (п. 13 Инструкции № 47).
Пример 1
Работнику установлена неполная рабочая неделя
Бухгалтеру Ивановой С.М. установлена неполная рабочая неделя – ежедневно по 4 ч. Отработав год, работница уходит в отпуск. Она имеет право на трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Сумму отпускных ей следует исчислить с учетом фактически начисленной заработной платы в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, т.е. заработной платы за отработанное неполное время.
3. В организации есть совместители? Начисляем им отпускные.
Совместителям трудовой отпуск предоставляется одновременно с трудовым отпуском по основной работе. Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск предоставляется авансом.
Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы. Если ситуация складывается наоборот, то по соглашению между работником и нанимателем часть дней отпуска по совместительству может быть заменена денежной компенсацией (ст. 347 ТК).
Отпускные внутреннему совместителю рассчитываются раздельно по основному месту работы и по работе по совместительству (п. 5 Инструкции № 47 ). Объединять выплаты, производимые работнику по двум трудовым договорам, нет оснований. В данном случае бухгалтер должен составить 2 расчета отпускных.
Правила исключения неполных месяцев из расчета отпускных
При расчете отпускных месяцы, в которых в соответствии с законодательством работник освобождался от работы с частичным сохранением или без сохранения заработной платы (далее – неполные месяцы), исключаются из расчета (п. 12 Инструкции № 47).
Правила исключения следующие:
1) заработная плата неполного месяца ниже заработной платы полных месяцев расчетного периода;
2) механизм сравнения заработной платы неполных месяцев с заработной платой полных месяцев работника определяет сама организация;
3) полным считается календарный месяц, в котором работник отработал все рабочие дни согласно ПВТР или утвержденному графику работ (сменности), а также дни его отсутствия в соответствии с законодательством в случае сохранения среднего заработка в размере 100 % (п. 9 Инструкции № 47). Неполными считаются месяцы, в которых работник:
– не работал в связи с простоем и ему за эти дни производилась частичная оплата;
– находился в отпуске по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы;
– болел и др.
Важно! Чтобы правильно определить размер заработной платы неполных месяцев, необходимо применить поправочные коэффициенты (ст. 83 ТК). Причем сделать это надо до момента исключения неполных месяцев из расчета.
Смена должности влияет на расчет поправочных коэффициентов
В случае, когда в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, работник работал на различных должностях служащих (профессиях рабочих), расчет поправочных коэффициентов производится пропорционально отработанному времени отдельно до и после соответствующего изменения (п. 28 Инструкции № 47).
Как это сделать, см. в примере 2 и на схеме 2.
Пример 2
В расчетном периоде работник переведен на иную должность
Трудовой отпуск бухгалтеру предоставляется с 20.05.2019. В названной должности он работает с 01.02.2019. До перевода на должность он работал кассиром. В организации применяется гибкая система оплаты труда. Работнику установлен тарифный оклад (иные повышения не применяются). Тарифные оклады по должности кассира составляют: с 01.05.2018 – 510 руб., с 01.09.2018 – 600 руб., с 01.03.2019 – 650 руб.; по должности бухгалтера: с 01.02.2019 – 700 руб., с 01.04.2019 – 750 руб.
Схема 2
Соблюдаем порядок включения вознаграждений по итогам работы за год в отпускные
Вознаграждения по итогам работы за год, как и другие единовременные выплаты по результатам работы за год, учитываются при исчислении среднего заработка пропорционально месяцам, оставшимся для его исчисления по отношению к периоду, принимаемому для исчисления среднего заработка (п. 16 Инструкции № 47).
Такие выплаты включаются в заработную плату того месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету. В расчет принимается последняя единовременная выплата, произведенная в учитываемом периоде.
Пример 3
Единоразовая выплата вознаграждения по итогам работы за год
Расчетный период для исчисления отпускных – май 2018 г. – апрель 2019 г., т.е. 12 месяцев. В феврале 2019 г. работнику было начислено вознаграждение по итогам работы за 2018 г. в сумме 500 руб. Из расчетного периода один месяц (август 2018 г.) был исключен. Сумма вознаграждения, включаемого в расчет отпускных, будет равна 458,33 руб. (500 / 12 × 11).
Порядок включения вознаграждения в расчет см. на схеме 3.
Схема 3
С учетом финансовых возможностей выплату вознаграждения по итогам работы за год организация может производить частями.
Пример 4
Выплата вознаграждения частями
Работник уходит в отпуск с 20.05.2019. Период, принимаемый для расчета отпускных, составляет 9 месяцев (август 2018 г. – апрель 2019 г.). Из расчетного периода один месяц исключается, как неполный (декабрь 2018 г.). Вознаграждение по итогам работы за 2018 г. выплачено двумя частями (в феврале 2019 г. – 300 руб. и в марте 2019 г. – 200 руб.).
Учитывая, что работнику начислено одно вознаграждение по итогам работы за год, но выплачено оно частями, при расчете отпускных его следует включать в расчет полностью. В феврале вознаграждение будет включено в заработную плату в сумме 266,67 руб. (300 / 9 × 8), в марте – 177,78 руб. (200 / 9 × 8).
Порядок включения вознаграждения в расчет см. на схеме 4.
Схема 4
В случае выплаты вознаграждения по итогам года в расчетном периоде дважды (например, по итогам 2017 г. и по итогам 2018 г.) в расчет отпускных выплата вознаграждения по итогам 2017 г. не включается.
Начисляем отпускные работнице после выхода из декрета
Обратим внимание на 2 нестандартные ситуации.
1. Работница организации уходит в отпуск на следующий день после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 лет. Период по 12 месяцев следует сдвигать до тех пор, пока в нем появится 1 либо более месяцев, в которых работница работала и получала заработную плату. Месяцы, на которые приходится отпуск по уходу за ребенком, а также отпуск по беременности и родам из расчетного периода исключаются. Месяц, часть которого работница работала, а часть была в отпуске по беременности и родам, исключается из расчета, если заработная плата этого месяца (без учета пособия) окажется ниже заработной платы полных месяцев (п. 12 Инструкции № 47, подп. 3.9 п. 3 Перечня) |*|.
2. Работница организации уходит в отпуск после выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, проработав неполный месяц, например 15 дней.
Порядок исчисления среднего заработка определяется в общем порядке, предусмотренном Инструкцией № 47. То есть для исчисления среднего заработка, сохраняемого работнице за время трудового отпуска, принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала трудового отпуска. При отсутствии в этом 12-месячном периоде начисленной заработной платы необходимо период по 12 месяцев сдвигать до тех пор, пока в нем появится 1 либо более месяцев, в которых работница работала и получала заработную плату. После определения периода средний заработок исчисляется в порядке, предусмотренном гл. 2 и 4 Инструкции № 47.
