Ситуация 1. Целевой характер расходования иностранной валюты с использованием корпоративных карточек должен быть подтвержден карт-чеками и иными документами
Суть нарушения
Работнику для осуществления командировочных расходов за границей в декабре 2010 г. была выдана корпоративная пластиковая карточка в валюте, посредством которой он оплатил железнодорожный билет, проживание в гостинице и входной билет на посещение выставки, а также другие расходы в российских рублях на сумму 10 000 рос. руб. По возвращении из командировки работником не были представлены документы, подтверждающие целевой характер расходования иностранной валюты на сумму 2 000 рос. руб., однако все расходы, произведенные работником с использованием корпоративной карточки, были зачтены в составе командировочных расходов.
Официальный курс российского рубля, установленный Нацбанком, составил:
– на дату оплаты расходов командируемым – 98,31 бел. руб. за 1 рос. руб.;
– на дату представления авансового отчета – 99,1 бел. руб. за 1 рос. руб.
Комментарий контролирующих органов
Ошибка, допущенная организацией, состоит в отсутствии всех первичных документов, подтверждающих целевое назначение расходования иностранной валюты организации. Ошибка установлена при проверке налоговыми органами вмарте 2011 г.
Обоснование нарушения
Работники, получившие иностранную валюту под отчет посредством ее зачисления на карт-счет и расходовавшие ее с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования иностранной валюты.
Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением к нему карт-чеков и иных документов должен быть представлен не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 26 Инструкции "О порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (далее – Инструкция № 98)). Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, следует отражать проводкой: Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
В дальнейшем эти суммы списывают следующими бухгалтерскими записями: Д-70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" – К-т 94 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) либо Д-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" – К-т 94 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) (комментарий к счету 71 Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89).
Советы эксперта на сегодняшний день
Неиспользованная наличная иностранная валюта, ранее полученная работником с карт-счета, открытого в иностранной валюте, должна быть внесена в кассу юридического лица в валюте снятия либо в валюте карт-счета по договоренности между работником и юридическим лицом (п. 30 Инструкции № 98).
При выдаче корпоративной карточки работникам для проведения расчетов при загранкомандировках обратите внимание на порядок возврата денежных средств в валюте при использовании корпоративной карточки, открытой в белорусских рублях. В данной ситуации возврат неиспользованной наличной иностранной валюты, полученной с карт-счета, открытого в белорусских рублях, работник должен производить белорусскими рублями с применением официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 98).
От редакции:
Исправительные записи после проведения проверки за прошлые годы будут выглядеть следующим образом (см. табл. 1):
Меры ответственности
За допущенное нарушение к организации могут быть применены меры ответственности в виде наложения штрафа в размере до 20 базовых величин (БВ) за иные нарушения порядка ведения кассовых операций должностным лицом либо кассиром юридического лица (ст. 11.7 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)). По усмотрению контролирующих органов возможно наложение штрафа в размере до 30 БВ за невозвращение из-за границы валюты (ст. 11.7 КоАП).
Ситуация 2. Наличная иностранная валюта, приобретенная в обменном пункте на командировочные расходы, не подлежит оприходованию в кассу
Суть нарушения
Работнику, направляемому в зарубежную командировку в августе 2010 г., был выдан аванс на командировочные расходы в белорусских рублях. Иностранную валюту в сумме 500 долл. США работник приобрел в обменном пункте, и купленная валюта была оприходована в кассе организации и затем по расходному ордеру выдана командируемому. По завершении командировки работником был представлен авансовый отчет на сумму 480 долл. США и 20 долл. были возвращены в кассу организации.
Курс покупки валюты в обменном пункте – 3 000 бел. руб. за 1 долл. США.
Официальный курс доллара, установленный Нацбанком, составил:
– на дату выдачи командировочных расходов – 2 970 бел. руб. за 1 долл. США;
– на дату представления авансового отчета – 2 973 бел. руб. за 1 долл. США.
Комментарий контролирующих органов
Организация не обеспечила выполнение требований п. 31 Инструкции № 98 и оприходовала в кассу наличную иностранную валюту, купленную работником в обменном пункте.
Нарушение установлено в ходе аудиторской проверки в апреле 2011 г.
Обоснование нарушения
В случае выдачи работнику аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками заграницу, купленная работником наличная иностранная валюта в обменном пункте или кассе банка не подлежит оприходованию в кассу юридического лица. При составлении отчета об израсходованных суммах за полученные белорусские рубли работник прилагает к нему чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные им в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. В отчет об израсходованных суммах иностранной валюты следует включать расходы в валюте произведенных операций (п. 31 Инструкции № 98 в редакции постановления от 13.02.2008 № 24).
Советы эксперта на сегодняшний день
Действующий порядок приобретения в обменном пункте валюты за наличные белорусские рубли, выданные в подотчет командируемому, остался прежним. Обратите внимание, что, как и ранее, окончательный расчет между нанимателем и командированным работником должен быть произведен белорусскими рублями с применением официального курса Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
От редакции:
Исправительные записи после проведения проверки за прошлые годы будут следующие (см. табл. 2):
Ситуация 3. Выручка в валюте, полученная при выездной торговле, подлежит оприходованию
Суть нарушения
Организация принимала участие в выставке-продаже, проходившей в г. Москве в ноябре 2010 г. При проведении выставки часть продукции была продана покупателям за российские рубли на сумму 25 000 рос. руб., однако выручка от реализации не была отражена в бухгалтерском учете.
Комментарий контролирующих органов
Ошибка организации состоит в том, что выручка, полученная резидентом РБ за рубежом при проведении выставки-продажи в г. Москве, не возвращена в республику.
Обоснование нарушения
Документами, служащими основанием для приема наличной иностранной валюты, являются:
1) разрешение Нацбанка при внесении субъектом валютных операций – резидентом наличной иностранной валюты, полученной по валютным операциям, совершаемым в рамках гражданско-правовых сделок;
2) разрешение Нацбанка при внесении физическим лицом наличной иностранной валюты по валютным операциям, совершаемым с субъектом валютных операций – резидентом РБ;
3) документ, содержащий информацию об общей сумме выручки, а также сведения о проведении выездной торговли (дата и номер приказа о командировании работников, реквизиты товарно-транспортных накладных, подтверждающих отпуск товаров для выездной торговли) при внесении субъектом валютных операций – резидентом наличной иностранной валюты, полученной при осуществлении выездной торговли, в т.ч. на выставках (ярмарках) за пределами Республики Беларусь.
Приведенный порядок проведения операцийс наличной иностранной валютой содержится в п. 20 Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2007 № 1.
Ввоз в Республику Беларусь иностранной валюты физические лица осуществляют без ограничения суммы с соблюдением порядка таможенного оформления ввозимой иностранной валюты (пп. 6–7 Инструкции о порядке ввоза, вывоза и пересылки иностранной валюты, белорусских рублей, платежных документов в иностранной валюте, документарных ценных бумаг в белорусских рублях и иностранной валюте физическими лицами через таможенную границу Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка и ГТК РБ от 30.04.2004 № 73/38).
От редакции:
Исправительные записи после проведения проверки за прошлые годы будут следующие (см. табл. 3):
Меры ответственности
Невозвращение из-за границы валюты, подлежащей в соответствии с законодательством РБ обязательному перечислению на счета в уполномоченный банк Республики Беларусь, если в этих действиях нет состава преступления, влечет наложение штрафа в размере до 30 БВ (п. 1ст. 11.6 КоАП).
