Из письма в редакцию:
"Работник командирован в Москву на 3 дня с 14 по 16 мая 2012 г. железнодорожным транспортом. Заданием на командировку предусматривается выполнение работником служебного задания в Москве 15 мая 2012 г. Согласно представленным в оригинале проездным билетам 14 мая в 9:50 он выезжает из Минска; 14 мая в 21.45 прибывает в Москву; 15 мая в 19:30 выезжает из Москвы; 16 мая в 5:20 прибывает в Минск. В гостиницу вселился 14 мая в 22:30 и выселился 15 мая в 11:00. Счет выписан за полные сутки в размере 120 долл. США.
Как производить возмещение расходов по найму жилого помещения: только за 15 мая или за 14 и 15 мая (и в каком размере за каждый день), учитывая, что 14 мая работник уже какое-то время находился на территории России (2 ч 15 мин)?"
Возмещение расходов по найму жилого помещения всегда вызывает много вопросов. Касаются они не только зарубежных командировок, но и командировок по территории Беларуси. Попробуем разобраться с ними на примере Вашей ситуации. Сразу отметим, что однозначного ответа на Ваш вопрос нет.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ от 26.07.2012 № 296-З, далее – ТК).
Справочно: при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяют Правительство или уполномоченный им орган.
Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст. 95 ТК).
Расходы по найму жилого помещения могут быть возмещены по подтверждающим документам и без подтверждающих документов
Возмещение работнику командировочных расходов, в т.ч. расходов по найму жилого помещения, следует производить на основании приказа и задания нанимателя, в которых указывается время нахождения работника за границей (пп. 2 и 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115).
Расходы по найму жилого помещения подлежат компенсации в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ (далее – нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
Однако в ряде случаев допускается возмещение расходов по найму жилого помещения и без подтверждающих документов. Так, при командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115). Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов можно производить в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает сам наниматель.
Справочно: возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производите в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом.
При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (пп. 17 и 18 Инструкции № 115).
Учитывая содержание вышеизложенных норм Инструкции № 115, сделаем следующие выводы.
Возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов производите за все дни командировки, исключая время в пути
При служебных командировках за границу оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов (далее – выплата) производите за все дни командировки, оговоренные в приказе и задании нанимателя, за исключением времени нахождения работника в пути. Указанную выплату производите независимо от времени нахождения работника на территории иностранного государства (например, если работник находится на территории иностранного государства менее 12 ч в дневное, вечернее или ночное время).
В приведенной ситуации работник был направлен по заданию нанимателя в служебную командировку за границу в Москву дневным поездом, который прибыл в Москву 14 мая 2012 г. в 21:45. Это подтверждается проездными билетами в оригинале. Учитывая, что заданием на командировку предусматривалось выполнение работником служебного задания в Москве только 15 мая 2012 г., то полагаем нецелесообразным производить возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов за 14 мая 2012 г., поскольку этот день является днем нахождения работника в пути.
Работнику следует возместить расходы по найму жилого помещения только за 15 мая 2012 г. в указанном в счете размере 120 долл. США (в пределах норм, установленных Минфином для Москвы, – 140 долл. США) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
А теперь рассмотрим аналогичную ситуацию, но в задании на командировку предусматривалось бы выполнение работником служебного задания в Москве 14 мая 2012 г. Тогда за этот день работнику производилась бы оплата расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (если больший размер не установлен нанимателем). Расходы по найму жилого помещения составили бы всего 127 долл. США (120 + (140 × 5 / 100)).
Таким образом, возмещая работнику командировочные расходы, в т.ч. по найму жилого помещения, следует обращать внимание на содержание задания нанимателя, поскольку в нем может быть конкретизирована ситуация, позволяющая бухгалтеру правильно произвести расчеты.
Возмещение расходов по найму жилого помещения при служебных командировках в пределах Республики Беларусь
Что касается порядка возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках в пределах Беларуси, тоследует обращать внимание на подп. 6.2 п. 6 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35. Возмещайте такие расходы (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости, представленной в подлинных документах (счетах, квитанциях и других документах), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Помните, что возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.
В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.
Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещайте.
Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Минфином, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключайте, а равное половине суток и более, – принимайте за полные сутки.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
