Работники КГК и его территориальных органов в пределах своей компетенции имеют, в частности, право:
– проводить проверки фактического наличия ценностей в кассах и кассовых помещениях, складах, архивах, иных местах хранения ценностей;
– проводить контрольные закупки товарно-материальных ценностей, контрольное оформление заказов на выполнение работ (оказание услуг);
– на время проведения внеплановой тематической оперативной проверки приостанавливать на срок не более 2 суток розничную торговлю (выполнение работ, оказание услуг) проверяемых субъектов для снятия остатков товара и проверки соблюдения порядка приема наличных денежных средств, порядка осуществления валютных операций и порядка использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров;
Данное право предоставлено проверяющим ст. 17 Закона РБ от 01.07.2010 № 142-З "О Комитете государственного контроля Республики Беларусь и его территориальных органах".
Проверьте, правильно ли вы используете кассовое оборудование
Организации при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, проведении электронных интерактивных игр должны принимать наличные денежные средства (в т.ч. авансовые платежи, задаток и денежные средства, принимаемые в качестве залога) и (или) банковские пластиковые карточки в качестве средства осуществления расчетов на территории республики с применением:
– кассового оборудования, модели (модификации) которого включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь;
– платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов.
Порядок использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр определяет соответствующее Положение, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).
Организациям, использующим в своей деятельности кассовое оборудование, запрещено:
– использовать кассовое оборудование:
не зарегистрированное в налоговом органе по месту постановки юридического лица на учет;
модели (модификации) которого используются не в соответствии со сферой применения, указанной в Государственном реестре;
без заполнения книги кассира (за исключением кассового оборудования, используемого в своей деятельности банками, индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц, кассового оборудования, встроенного в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы, и специальных компьютерных систем);
без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля;
без заключения договора на его техническое обслуживание и ремонт (за исключением специальных компьютерных систем);
не соответствующее технической документации и эталонному образцу модели (модификации) кассового оборудования, включенной в Государственный реестр, по акту (заключению) юридического лица, определенного Госстандартом, о результатах технического освидетельствования кассового оборудования;
не в фискальном режиме либо не обеспечивающее наличие на платежном документе информации, предусмотренной государственными стандартами Республики Беларусь;
– хранить в ящике для денег кассового оборудования или ином месте аналогичного назначения наличные денежные средства, не учтенные через кассовое оборудование, кроме полученных перед началом работы для расходных операций и указанных в книге кассира.
Все вышеперечисленные случаи являются объектом проверки у специалистов КГК и соответственно объектом административной ответственности в виде штрафа:
– от 20 до 50 базовых величин (БВ) – за нарушение установленного порядка приема денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником организации (ст. 12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях, далее – КоАП РБ);
– от 10 до 200 БВ – за нарушение порядка использования юридическими лицами КСА (СКС), билетопечатающих машин, таксометров и (или) платежных терминалов для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, а равно отсутствие указанного оборудования для приема наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг (ч. 1 ст. 12.20 КоАП РБ);
– от 10 до 100 БВ – за нарушение порядка использования и учета средств контроля, предназначенных для установки на КСА (СКС), билетопечатающие машины и (или) таксометры, юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, осуществляющими производство или ввоз на территорию Республики Беларусь указанных аппаратов, систем, машин, таксометров либо их техническое обслуживание и ремонт (ч. 2 ст. 12.20 КоАП РБ).
Наиболее распространенными нарушениями, которые допускают организации, являются:
1) нарушения порядка заполнения книги кассира.
Организации должны:
– применять книгу кассира, которая должна соответствовать форме, размещенной в приложении 2 к Положению № 924/16;
– при ее заполнении соблюдать правила, определенные п. 14 Положения № 924/16.
Важно! Организации вправе также вести книгу кассира в электронном виде. Главное условие – она должна содержать все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой книги кассира, которые должны ежедневно заполняться;
– фиксировать в соответствующих графах книги операции на основании суточного (сменного) отчета (Z-отчета).
Суточный (сменный) отчет (Z-отчет) – это режим отчета с обнулением (погашением) соответствующих накопительных регистров кассового суммирующего аппарата, в процессе которого печатается отдельный документ о зарегистрированных за сутки (смену) кассовых операциях, суммарный итог которых заносится в фискальную память. Данная норма определена подп. 2.9.2 государственного стандарта РБ "Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Термины и определения" СТБ 1364.1-2002;
2) нарушения порядка хранения контрольных лент, суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов).
Хранить контрольные ленты, суточные (сменные) отчеты (Z-отчеты) необходимо в течение 12 месяцев со дня их формирования (п. 21 Положения № 924/16);
3) использование кассового оборудования без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля.
Организации в случае обнаружения неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля, установленного на нем, обязаны прекратить прием наличных денежных средств и (или) банковских платежных карточек с его использованием (п. 22 Положения № 924/16).
Пример 1
В ходе проверки при контрольном снятии показаний счетчика кассового суммирующего аппарата "Миника 1102Ф" в киоске УП "А" было установлено расхождение учетных данных с фактическими: недостача денежных средств в кассе – 340 187 480 руб. Фактическое наличие денежных средств в кассе составило 10 883 250 руб., по учетным данным согласно копии контрольного чека сумма выручки, проведенная по кассовому суммирующему аппарату, равна 173 410 руб., остаток денежных средств на конец дня (смены) согласно книге кассира составил 350 897 320 руб.
Кроме того, УП "А" на момент проверки была нарушена целостность средства контроля, установленного на КСА "Миника 1102Ф" (на стыке корпуса КСА разорвано средство контроля), не были обеспечены наличие книги кассира в месте установки кассового оборудования, визуальный просмотр самого КСА, а также установлена недостача денежных средств в ящике для денег кассового оборудования.
УП нарушило нормы части четвертой п. 13, части первой п. 14, части первой п. 16, п. 17 Положения № 924/16.
Пример 2
Проверкой было установлено, что ООО "А" не обеспечило хранение контрольных лент, Z-отчетов, а именно:
– при использовании в ресторане КСА типа ЭКР 2102 Ф контрольные ленты, Z-отчеты за время эксплуатации КСА в проверяемом периоде не были предъявлены с 30 декабря 2011 г. по 4 января 2012 г., в то время как по данному КСА в книге кассира-операциониста за этот период была отражена поступившая денежная выручка в сумме 7 126 020 руб. По объяснениям официанта, контрольные ленты, Z-отчеты он выбросил в контейнер для отходов;
– при использовании в магазине КСА типа ЭКР 2102 Ф за время эксплуатации КСА в проверяемом периоде не была предъявлена контрольная лента за 30 декабря 2011 г., в то время как по данному КСА в книге кассира-операциониста за этот день была отражена поступившая денежная выручка в сумме 6 028 030 руб.;
– при использовании КСА типа ЭКР 2102 Ф в автомагазине в ходе выездной торговли контрольные ленты за время эксплуатации КСА не были предъявлены с 27 июля 2011 г. по 4 августа 2012 г., в то время как по данному КСА в книге кассира-операциониста за этот период была отражена поступившая денежная выручка в сумме 38 448 390 руб.
Таким образом, ООО "А" нарушило требования п. 21 Положения № 924/16.
Проверьте правильность ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
При проверке кассовых операций наиболее проверяемыми вопросами являются:
1) порядок выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет на командировочные или другие предстоящие расходы;
2) соблюдение срока возврата неиспользованных наличных денежных средств, выданных под отчет.
Например, при проверке общества было установлено, что по расходному кассовому ордеру от 09.07.2012 менеджеру общества под отчет на хозяйственные нужды было выдано 174 200 руб. Согласно данным бухгалтерского учета и авансовому отчету указанные денежные средства были использованы только 10 августа 2012 г., или спустя 24 рабочих дня после их выдачи. Тем самым общество нарушило нормы п. 32 Инструкции № 107;
3) правильность оформления первичных учетных документов (приходных и расходных кассовых ордеров), а также иных документов (кассовой книги, платежных ведомостей и т.д.);
4) иные нормы, определенные Инструкцией № 107.
Правила выдачи наличных денежных средств под отчет и их возврата изложены в пп. 31–32 Инструкции № 107. Так, организации, подразделения должны выдавать наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем организации, подразделения или лицом, им уполномоченным, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:
– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации, подразделения;
– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения организации, подразделения;
– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера 1 базовой величины, в целом по организации, подразделению.
Лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Исключение составляют случаи, указанные в п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса РБ.
Справочно: юридические лица, подразделения, осуществляющие через уполномоченных лиц, находящихся вне места нахождения юридического лица, подразделения, расчеты с физическими лицами и выдающие работникам денежные средства под отчет с использованием корпоративной карточки для проведения указанных расчетов, могут дополнительно перечислять на карт-счета денежные средства без представления полного отчета по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств (часть третья п. 33 Инструкции № 107).
В период нахождения работника в одной служебной командировке юридическое лицо, подразделение, направившие работника в служебную командировку, могут дополнительно перечислять на карт-счет юридического лица либо на карт-счет работника при использовании им личной карточки денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, без представления полного отчета данного работника по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств, предназначенных для расходования в данной служебной командировке (часть вторая п. 39 Инструкции № 107).
Если в ходе проверки будет установлен факт несоблюдения срока возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные или другие предстоящие расходы, то организация будет привлечена к ответственности в виде штрафа в размере от 10 до 30 БВ (ч. 1 ст. 11.7 КоАП РБ).
Кроме того, организация может быть привлечена к административной ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в несоблюдении установленных обслуживающими банками сроков сдачи наличных денежных средств в белорусских рублях, иностранной валюте, либо в использовании наличных денежных средств в белорусских рублях из выручки сверх установленных обслуживающим банком размеров использования выручки, либо в использовании наличных денежных средств в белорусских рублях из выручки без разрешения обслуживающего банка, в виде штрафа в размере от 15 до 50 БВ.
Административная ответственность за нарушения порядка ведения кассовых операций также предусмотрена и для должностного лица либо кассира организации – в виде штрафа в размере до 20 БВ (ч. 3 ст. 11.7 КоАП РБ). При этом данный штраф не применяется к нарушениям, указанным в ч. 1 и 2 ст. 11.7 КоАП РБ.
Пример 3
В ходе проверки ОАО "Л" было установлено, что данная организация в период с января по август 2012 г. нарушила нормы:
– части первой п. 23 Инструкции № 107 – производила выдачу наличных денег из кассы общества по платежным ведомостям без приложения расходных кассовых ордеров на общую сумму выплаченных наличных денег.
Напомним, что выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, привлекающих физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, должна производиться:
по расходному кассовому ордеру формы КО-2, установленной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38 (далее – постановление № 38);
платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя;
– части первой п. 26 Инструкции № 107 – по платежным ведомостям, оформленным для получения заработной платы работникам общества, произвела выдачу наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе общества, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры, без составления расходных кассовых ордеров, выписываемых отдельно на каждое такое лицо, или по отдельной платежной ведомости.
Так, по платежной ведомости на выдачу заработной платы за июль 2012 г. были выплачены наличные денежные средства 45 работникам общества и 2 физическим лицам, не состоящим в списочном составе общества, с которыми был заключен гражданско-правовой договор; по платежной ведомости на выдачу заработной платы за июнь 2012 г. были выплачены наличные денежные средства 20 работникам общества и 2 физическим лицам, не состоящим в списочном составе общества, с которыми был заключен гражданско-правовой договор.
В соответствии с частью первой п. 26 Инструкции № 107 выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате юридического лица, подразделения, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям);
– части первой п. 30 Инструкции № 107 – разовые выдачи наличных денег на выплату детских пособий производились не по расходным кассовым ордерам, а по ведомостям на выплату заработной платы.
Так, выдача детского пособия в сумме 743,0 тыс. руб. была произведена по платежной ведомости от 24.07.2012 совместно с выплатой заработной платы работникам.
Пример 4
В ходе проверки общества были установлены нарушения следующих норм:
– части четвертой п. 23 Инструкции № 107, части второй п. 5 Инструкции № 38* – проверяемое общество в период с 1 октября 2011 г. по 10 августа 2012 г. осуществляло выдачу наличных денежных средств по расходным кассовым ордерам, в которых не были указаны серия и номер, а также кем и когда выдан документ, удостоверяющий личность получателя денежных средств.
*Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утержденная постановлением № 38.
Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег должны быть оформлены первичными учетными документами, установленными законодательством (п. 18 Инструкции № 107).
Формы таких документов установлены постановлением № 38:
КО-1 "Приходный кассовый ордер" (приложение 1);
КО-1в "Приходный кассовый ордер" (приложение 2);
КО-2 "Расходный кассовый ордер" (приложение 3);
КО-2в "Расходный кассовый ордер" (приложение 4).
При этом кассовые ордера форм КО-1в, КО-2в заполняют при выдаче из кассы наличных денег в иностранной валюте, а КО-1, КО-2 – в белорусских рублях.
Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, привлекающих физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится:
по расходному кассовому ордеру формы КО-2;
платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (часть первая п. 23 Инструкции № 107).
Указанные кассовые ордера должны заполняться в порядке, установленном Инструкцией № 38.
В строке "Основание" следует указать основание выдачи наличных денег, в строке "Приложение" – перечислить прилагаемые документы (при их наличии), в строке "Предъявлен документ" – данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:
на приходном кассовом ордере – наличие подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;
на расходном кассовом ордере, платежной ведомости – наличие подписей руководителя юридического лица, главного бухгалтера, или лиц, ими уполномоченных;
правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего (справку, подтверждающую) личность получателя;
наличие документов, подлежащих приложению (части первая, вторая п. 43 Инструкции № 107).
В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру организации для надлежащего оформления;
– части первой п. 46 Инструкции № 107 – проверяемым обществом в период с 1 июня по 31 августа 2012 г. в кассовой книге в графе "Расход" учинялись записи на основании квитанций к объявлению на взнос наличными, а не расходных кассовых ордеров.
Напомним, что основанием для записей в кассовую книгу являются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера, а также документы, указанные в частях второй и третьей п. 46 Инструкции № 107.
От редакции:
За указанные правонарушения срок привлечения к административной ответственности может быть наложен не позднее 3 лет со дня его совершения и 6 месяцев со дня его обнаружения (п. 4 ст. 7.6 КоАП РБ).
