Из звонка в редакцию:
"По роду деятельности наши сотрудники часто уезжают в зарубежные командировки. Иногда организация, а иногда и сами работники приобретают электронные авиа- и железнодорожные билеты. Так как у нас нет бумажной формы билетов, то на балансе организации мы их не учитываем. Если билеты организация приобретает заранее, то до момента отчета по командировке остается задолженность в сумме стоимости билета на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Если же их приобретает сам работник, то стоимость билетов не отражаем, а списываем на затраты только при составлении авансового отчета. Аудиторы консультируют, что такие билеты следует оприходовать на счет 50 "Касса" в составе денежных документов. Но что учитывать, если фактически билета нет? Как можно учесть виртуальный документ?
С уважением, Лариса"
Электронный билет следует учитывать как и билет, оформленный на бумажном бланке. То есть если организация приобретает билет с оплатой с расчетного или валютного счета, то в бухгалтерском учете необходимо сделать запись: Д-т 50-3 "Денежные документы" – К-т 60 – на стоимость билета. Если сотрудник приобрел билет заранее, то необходимо сделать запись: Д-т 50-3 – К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Оприходование билета необходимо произвести на основании документов, выданных поставщиками. На выдачу электронного билета следует сделать запись: Д-т 71 – К-т 50-3. Если работник покупает электронный билет непосредственно перед убытием в командировку, то можно его не приходовать как денежный документ, а по возвращении в числе всех расходов списать стоимость на затраты (в пределах установленных норм).
Из пп. 4 и 5 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38, исключена норма, требующая оформления приходных и расходных кассовых ордеров при движении денежных документов. Поэтому организация должна разработать и утвердить формы документов с учетом норм постановления Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 или использовать формы документов (приложения 1–7) к Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196.
А теперь я обосную свой ответ.
Электронный билет – это документ
Электронный билет E-ticket – это электронная форма билета, предлагаемая вместо традиционного бумажного бланка, которую хранят в специальной базе данных компании-перевозчика в электронном виде.
Белорусским законодательством также дано определение электронному билету в постановлении Минтранса РБ от 28.06.2008 № 76 "Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее – постановление № 76):
– электронный билет – это метод документирования продажи перевозки и контроля перевозки, не требующий оформления бумажного документа. Все действия, связанные с перевозкой, вносят в компьютерный файл записи документа и хранят в нем (подп. 2.1 п. 2 постановления № 76);
– электронный билет – документ, удостоверяющий договор перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме (подп. 2.2 п. 2 постановления № 76).
Билет электронный – метод документирования продажи перевозки и контроля перевозки, как это описано в резолюции ИАТА 722, не требующий оформления бумажного документа и включающий маршрут/квитанцию, оформленную перевозчиком или от его имени, электронные купоны (информацию об электронных купонах сохраняют в базе данных перевозчика) и посадочный талон (п. 12 Авиационных правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов, утвержденных постановлением Минтранса РБ от 12.08.2009 № 70 (далее – Правила № 70)).
Порядок направления работников в зарубежные командировки определен Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Такое неоднозначное отношение к электронному билету возникает из-за того, что в Инструкции № 115 записано: расходы по проезду к месту командирования и обратно возмещайте командированному работнику при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п. 13 Инструкции № 115).
Важно! Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры его относят к оригиналам, и они имеют одинаковую юридическую силу.
Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу (ст. 19 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи").
Подлинный электронный документ приравнивают к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и он имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З).
У электронного билета должно быть документальное подтверждение его приобретения
При оформлении электронного билета в компьютерной системе бронирования билету автоматически присваивают уникальный номер документа, по которому осуществляют учет и контроль за его использованием. Электронный билет используют так же, как и билет, оформленный на бумажном бланке, но при этом его не признают бланком строгой отчетности.
В подп. 2.5 и 2.6 п. 2 постановления № 76 есть норма, которая, казалось бы, снимает все Ваши вопросы. При оформлении электронного билета на руки пассажиру по его требованию должна быть выдана маршрут/квитанция с вручением в бумажном виде всех обязательных для билета уведомлений и извещений, в т.ч. в соответствии с Конвенцией для унификации некоторых правил, касающихся воздушных международных перевозок (Варшава, 1929 г.). Маршрут/квитанция – составная часть электронного билета, сама по себе не дает права на полет и должна быть оформлена и выдана пассажиру по его требованию в одном из 2 видов:
– распечатанной на бумажном носителе (формат А4);
– при переводе электронного билета в статус "распечатан" – на бланке строгой отчетности пассажирского билета и багажной квитанции (электронный и бумажный билеты в данном случае имеют один и тот же номер).
При приобретении электронного билета пассажиру выдают кассовый чек или приходный кассовый ордер с указанием уплаченной суммы и маршрут/квитанцию. В случае оформления билета по безналу выставляют счет на оплату, а подтверждением оплаты служит платежное поручение (пп. 66 и 67 Правил № 70, подп. 2.7 п. 2 постановления № 76).
Таким образом, электронный билет может быть поставлен на учет как денежные документы на основании маршрут/квитанции, пассажирского купона посадочного талона и документов, подтверждающих факт оплаты (кассовый чек, квитанция приходного кассового ордера, платежное поручение).
Затруднения могут возникнуть при покупке билета у иностранных авиакомпаний
Схема, прописанная в постановлении № 76 и Правилах № 70, может работать без сбоев при покупке билетов в Национальной авиакомпании и представительствах международных авиакомпаний, аккредитованных на территории Республики Беларусь. Пассажир при покупке электронного билета (если билет покупают через кассы) может попросить распечатку билета на бумажном носителе или даже перевести электронный билет в статус "распечатан". Названные организации обязаны это сделать. Другое дело, когда электронный билет на обратную дорогу приобретают не в Республике Беларусь. В данном случае иностранные авиакомпании не представляют никаких документов.
Таким образом, считаю, что основанием для возмещения работнику, а также включения в затраты стоимости электронного билета, если отсутствует билет, оформленный на бланке строгой отчетности, будет служить представление работником документов, подтверждающих приобретение электронного билета (маршрут/квитанция, кассовый чек и другие документы, подтверждающие оплату билета в оригинале).
Все сказанное свидетельствует о том, что электронный документ – такой же документ, как и на бумажном носителе. А соответственно он должен быть учтен как денежный документ на счете 50-3 (как я уже отмечала выше).
