Порядок расчетов с подотчетными лицами, в т.ч. по командировкам, регулирует Инструкция № 117 [1].
Вернувшись из командировки, работнику необходимо отчитаться об израсходованных в ней суммах денежных средств. Для этого он составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы (пп. 90, 91 Инструкции № 117).
Справочно: срок представления отчета в бухгалтерию – 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
Независимо от валюты, в которой был выдан (перечислен) аванс (белорусские рубли или иностранная валюта), отчет составляется в валюте совершенных операций (часть первая п. 79 Инструкции № 117).
Командировочные расходы, отраженные в валюте произведенных операций, пересчитываются в валюту выданного аванса. Проведение такого пересчета зависит:
• от формы выдачи аванса (наличными, на личную или корпоративную карточку);
• вида возмещаемых командировочных расходов (суточные, расходы по найму, расходы по проезду, иные расходы);
• валюты аванса (белорусские рубли, валюта страны командирования, иная валюта, отличная от валюты установленных норм расходов, валюта норм расходов, отличная от валюты страны командирования) (пп. 80–83 Инструкции № 117).
Разница между суммой выданного аванса и суммой командировочных расходов, пересчитанных в валюту аванса, является задолженностью по авансовому отчету.
Рассмотрим порядок пересчета командировочных расходов в валюту выданного аванса подробнее.
Пересчет при выдаче аванса наличными либо на личную карточку
Необходимость пересчета командировочных расходов и (или) его порядок зависят от того, отличается ли валюта выданного аванса либо валюта счета, к которому выдана личная карточка работника (далее – валюта аванса), от валюты, в которой приложением 2 к Положению № 176 [2] установлены размеры командировочных расходов (далее – валюта норм), и от валюты страны командирования (пп. 80–83 Инструкции № 117) (см. табл. 1):
Таблица 1
_____________
* Этот порядок целесообразно закрепить в локальных нормативных правовых актах (далее – ЛНПА) организации, так как он не установлен Инструкцией № 117.
** Применяемый порядок целесообразно закрепить в ЛНПА. Как правило, при наличии информации об использованном обменном курсе (например, при наличии выписки по счету) пересчет производится по обменному курсу.
Важно! Если Нацбанком Республики Беларусь не устанавливается официальный курс белорусского рубля к валюте страны командирования и работник не представил документы, подтверждающие факты совершения валютно-обменной операции, то при составлении отчета об израсходованных суммах используется кросс-курс доллара США к иностранной валюте, установленный на основании информации агентства «Рейтер» (https://www.reuters.com/finance/currencies) или «Блумберг» (https://www.bloomberg.com/markets/currencies).
Пересчет при выдаче аванса на корпоративную карточку
Если на оплату командировочных расходов работнику была выдана корпоративная карточка, то для целей пересчета произведенных расходов не имеет значения валюта счета, к которому выдана корпоративная карточка (белорусские рубли или иностранная валюта) (см. табл. 2):
Таблица 2
_____________
* При выдаче работнику корпоративной карточки расходы по найму жилья отражаются в авансовом отчете в фактических суммах на основании подтверждающих документов, а не в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176.
** Применяемый порядок целесообразно закрепить в ЛНПА. Как правило, при наличии информации об использованном обменном курсе (например, при наличии выписки по счету) пересчет производится по обменному курсу.
Справочно: оплата расходов по найму жилья посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения. Расчеты с работником осуществляются исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов. При этом разница между установленными в приложениях 1 и 2 к Положению № 176 размерами возмещения этих расходов и суммой фактически оплаченных посредством корпоративной карточки и документально подтвержденных расходов работнику не возмещается.
