Ситуация 1. Нарушен порядок передачи (нумерации) документов персонифицированного учета
Суть нарушения
В организацию 4 февраля 2013 г. был принят работник, не имеющий страхового свидетельства государственного социального страхования (далее – свидетельство социального страхования). Отдел кадров организации 6 февраля 2013 г. представил в органы Фонда анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация).
Ошибка! При обработке данных была выдана ошибка о том, что пачка ДПУ с таким номером уже существует.
Обоснование
Анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы – регистрация) заполняют при принятии на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования, и подают в органы Фонда в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837; далее – Правила № 837).
Каждой пачке ДПУ, в т.ч. и форме ПУ-1, должен присваиваться порядковый номер, который не должен повторяться с номерами ранее поданных пачек ДПУ (п. 4 Инструкции о порядке приема-передачи форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 158).
Как исправить ошибку
В данной ситуации необходимо поменять порядковый номер пачки ДПУ. При формировании пачки ДПУ при помощи программного комплекса "Ввод ДПУ", который предоставляется всем плательщикам органами Фонда, номер можно поменять вручную в самой программе, перейдя в раздел "Общие сведения". Если данные поданной пачки ДПУ не сохранились в программе по каким-либо причинам, то их можно вновь загрузить из пачки ДПУ электронного формата с расширением txt.
Меры ответственности
Неисправление данной ошибки влечет, всвою очередь, несвоевременную сдачу ДПУ (в рассматриваемой ситуации формы ПУ-1), за что предусмотрена административная ответственность.
Так, непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 Кодекса РБ об административных правонарушениях). При этом необходимо помнить, что под непредставлением в установленные сроки понимается как несдача в Фонд ДПУ вообще, так и сдача их с опозданием.
Ситуация 2. Нарушен хронологический порядок внесения записей о приеме и увольнении и срок подачи формы ПУ-2 (тип формы – исходная)
Суть нарушения
Работник принят в организацию 20 декабря 2012 г. и уволен 20 марта 2013 г. Затем он был вновь принят в организацию 25 марта 2013 г. Отдел кадров дважды представил сведения на данного работника о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (тип формы – исходная):
– первый раз – 14 января 2013 г. с данными о приеме работника 20 декабря 2012 г.;
– второй – 3 мая 2013 г. с данными об увольнении 20 марта и повторном приеме работника 25 марта 2013 г.
Ошибка! При подаче второй формы ПУ-2 была выдана ошибка о том, что дата увольнения не может быть раньше даты приема.
Обоснование
Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) представляют в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, в случае увольнения или приема работника в этом квартале (п. 15 Правил № 837).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сроки подачи пачки ДПУ о приеме работника (20 декабря 2012 г.) были соблюдены, а о его увольнении (20 марта 2013 г.) и повторном приеме (25 марта 2013 г.) – нарушены. Форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении и повторном приеме необходимо было представить в органы Фонда в течение апреля 2013 г., включая последний день месяца.
Как исправить ошибку
В пачке ДПУ со сведениями об увольнении и повторном приеме в календарном порядке следует одной строкой заполнить данные об увольнении и уже второй (отдельной) строкой – данные о повторном приеме этого же работника.
Меры ответственности
Несвоевременное представление формы ПУ-2, как и любых других документов, необходимых для ведения персонифицированного учета, влечет наложение штрафа. Административная ответственность за допущенное нарушение изложена в ситуации 1.
Ситуация 3. Подача формы ПУ-2в случае, когда это не предусмотрено законодательством
Суть нарушения
Сотрудник, работавший в организации по трудовому договору, 8 января 2013 г. был уволен по соглашению сторон, а на следующий день, 9 января, эта же организация заключила с ним договор подряда на 2 месяца до 7 марта 2013 г. По истечении отчетного периода в апреле 2013 г. организация подала в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с данными о дате прекращения договора с сотрудником 7 марта 2013 г. в качестве сведений об увольнении.
Обоснование
Несмотря на то что граждане, работающие по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, подлежат обязательному государственному социальному страхованию, форму ПУ-2 на них не подают (п. 9 Правил № 837).
Справочно: обязательному государственному социальному страхованию подлежат граждане, работающие по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, у юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, а также на основе членства (участия) в юридических лицах любых организационно-правовых форм (ст. 7 Закона РБ от 31.01.1995 № 3563-XII "Об основах государственного социального страхования").
Тем не менее плательщику страховых взносов необходимо помнить, что факт освобождения от подачи формы ПУ-2 на таких лиц не освобождает от заполнения по ним индивидуальных сведений по форме ПУ-3. В связи с этим при заключении гражданско-правовых договоров, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, в них следует предусмотреть указание паспортных данных и страхового номера граждан, с которыми заключаются данные договоры.
Напомним, что форма ПУ-2 заполняется и представляется исключительно:
– по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
– по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, – работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
– по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, – этим работодателем;
– при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества – работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.
Таким образом, в данной ситуации необходимо было в течение апреля 2013 г. по данному работнику подать сведения в органы Фонда о его увольнении 8 января 2013 г. по форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Как исправить ошибку
Организации для исправления ошибочно поданных сведений в органы Фонда надо подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая) и указать в ней соответственно лишь правильную дату увольнения. Законодательством не установлен конкретный период подачи данной формы ПУ-2, а только отмечено, что она подается при возникновении необходимости (п. 15 Правил № 837). При этом в форме ПУ-2 (тип формы – корректирующая) меняют только ошибочно поданные сведения, а сведения, которые повторяются, должны быть записаны в том же виде, что и в ранее поданной форме ПУ-2 (тип формы – исходная).
Сведения о датах заключения и прекращения действия гражданско-правового договора с работником в органы Фонда подавать не следует.
Меры ответственности
Административная ответственность за допущенное нарушение изложена в ситуации 1.
Ситуация 4. Подача за один отчетный период 2 исходных документов по форме ПУ-2
Суть нарушения
С работником 10 января 2013 г. был заключен трудовой договор на неопределенный срок. Отдел кадров организации 14 января 2013 г. на данного работника подал в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о его приеме на работу.
22 марта 2013 г. трудовой договор с работником был прекращен по соглашению сторон, и он был уволен. Специалист отдела кадров организации подал в органы Фонда 9 апреля 2013 г. форму ПУ-2 (тип формы – исходная) об увольнении данного работника.
Ошибка! При обработке пачки ДПУ была выявлена ошибка "Не единственный исходный документ за отчетный период".
Обоснование
Напомним, что на застрахованное лицо (работника) за один отчетный период (квартал) может быть подана только одна фор -ма ПУ-2 (тип формы – исходная) (п. 10 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 (далее – Инструкция № 159)).
В случае если работник был принят и уволен в один отчетный период (квартал) и данные о его приеме были уже поданы в органы Фонда, то сведения о его увольнении в этом же квартале необходимо представлять путем формирования пачки ПУ-2 (тип формы – корректирующая).
Как исправить ошибку
В течение апреля организации следует подать форму ПУ-2 (тип формы – корректирующая). В этой форме необходимо проставить дату приема и дату увольнения в одной строке.
Меры ответственности
Административная ответственность за допущенное нарушение изложена в ситуации 1.
Ситуация 5. Несвоевременная подача формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) и представление формы ПУ-2 (тип формы – исходная) с неверными сведениями о приеме
Суть нарушения
С работницей предприятия "А" был прекращен трудовой договор по соглашению сторон 1 марта 2013 г. В связи со вступлением в брак 7 марта 2013 г. она изменила фамилию.
Организация "Б" 18 марта 2013 г. с данной работницей заключила трудовой договор. Прием на работу был оформлен приказом от 15.03.2013. Организация 8 апреля 2013 г. подала в органы Фонда форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о ее приеме на работу. Датой приема в пачке ДПУ было указано 15 марта 2013 г.
Ошибка! При обработке данных была выявлена ошибка: "Прием на незарегистрированное лицо".
Обоснование
Форма ПУ-2 заполняется и предоставляется, в т.ч. по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, – работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы (п. 9 Правил № 837).
Однако надо иметь в виду, что в форме ПУ-2 следует указывать именно дату фактического приема или увольнения, а не дату издания приказа (распоряжения) о приеме или увольнении соответственно.
В случае если у работника меняются фамилия или иные паспортные данные, указанные в п. 6 Инструкции № 159, организации необходимо в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником документа, удостоверяющего личность, который подтверждает факт изменения анкетных данных работника, подать в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных).
Напомним, что при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю ряд документов, в т.ч. и документ, удостоверяющий личность, который в свою очередь подтверждает факт смены фамилии (ст. 26 Трудового кодекса РБ).
Значит, организации следовало в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работницей такого документа подать в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля 2013 г. – форму ПУ-2 (тип формы – исходная) о приеме данной работницы на работу, причем датой приема должно быть указано 18 марта 2013 г.
Как исправить ошибку
Организации необходимо было в кратчайшие сроки подать на работницу форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), а в течение апреля подать форму ПУ-2 (тип формы – исходная) с верными сведениями о приеме.
Меры ответственности
Административная ответственность за допущенное нарушение изложена в ситуации 1.
