Выдача аванса на командировку подтверждается выдачей карточки
Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176, с учетом изменений от 04.09.2019 № 595 (далее – Положение № 176)
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить установленные расходы на командировку (п. 5 Положения № 176).
Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути.
Таким образом, как вариант минимизации командировочных расходов по найму жилого помещения – работнику выдаем корпоративную дебетовую карточку. Расходы по найму жилого помещения будут приняты в бухгалтерском и налоговом учете на основании подтверждающих документов (по фактическим расходам в пределах норм, установленных Положением № 176) |*|.
Однако, если работник не воспользовался выданной ему корпоративной карточкой (отсутствуют подтверждающие документы и расходование средств с карточки), то расходы по найму жилого помещения командированному работнику не возмещаются.
* Как сэкономить на командировочных расходах с помощью корпоративной карточки
Соблюдаем кассовую дисциплину
Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117
Выдача под отчет денежных средств на расходы, связанные со служебными командировками, осуществляется в наличных белорусских рублях и (или) наличной иностранной валюте путем перечисления белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, и (или) путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента (п. 72).
Важно! Использование корпоративных дебетовых карточек работниками, не являющимися держателями этих карточек, не допускается (п. 73).
При направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой. В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществлявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки (п. 78).
Работник, получивший денежные средства под отчет на командировочные расходы посредством корпоративной дебетовой карточки, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 90).
Оформляем договор об использовании карточки
Инструкция о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34, с учетом изменений от 28.04.2018 № 199
Корпоративная дебетовая карточка – карточка, использование которой предусмотрено договором об использовании карточки, заключенным между банком-эмитентом и юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем). Такой договор предусматривает использование дебетовой карточки для доступа к счету клиента.
Держатель карточки – физическое лицо, использующее карточку на основании заключенного договора об использовании карточки или в силу полномочий, предоставленных клиентом.
Держатели корпоративных дебетовых карточек, выданных к счетам клиентов в белорусских рублях или иностранной валюте, могут использовать их в соответствии с режимом счета клиента, установленным законодательством, для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки (п. 25).
Операции при использовании карточки могут осуществляться в валюте, отличной от валюты счета клиента, в случаях, когда договором об использовании карточки предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29).
Факт совершения операции по счету при использовании корпоративной карточки |*| подтверждается карт-чеком (пп. 33, 34). Документом, подтверждающим проведение таких операций, является выписка, в которую включена информация о совершенных за определенный период операциях (п. 38).
Инструкция о порядке предоставления денежных средств в форме кредита и их возврата (погашения), утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2018 № 149, с учетом изменений от 19.10.2018 № 477
Корпоративная карточка, обеспечивающая доступ к счетам, на которых хранятся собственные средства организации, является дебетовой. Указанная карточка позволяет использовать средства на этих счетах в пределах остатка денежных средств на них и (или) лимита овердрафта, установленного договором об использовании карточки.
Овердрафтное кредитование осуществляется с установлением лимита овердрафта и срока возврата (погашения) кредита.
При овердрафтном кредитовании заключается договор, содержащий условия договора текущего (расчетного) банковского счета, корреспондентского счета и кредитного договора (п. 17).
Учет операций, связанных с использованием корпоративной карточки
Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, с учетом изменений от 22.12.2018 № 74
Организация может самостоятельно вводить в рабочий план счетов субсчета к счетам бухгалтерского учета (часть третья п. 3) |*|.
При переводе денежных средств с текущего (расчетного) счета организации на отдельный текущий (расчетный) счет, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, в учете составляется корреспонденция:
Д-т 51 «Расчетные счета» (отдельный субсчет) – К-т 51.
Списание денежных средств со счета, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, при осуществлении держателем карточки безналичных расчетов или при снятии им наличных денег посредством карточки производится запись (часть вторая п. 56):
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т 51 (отдельный субсчет)
