В организации 2 работника едут в командировку. На личную карточку одного из них перечислены денежные средства на оплату проживания обоих. Аванс на командировочные расходы, за исключением расходов на жилье, перечислен каждому работнику отдельно.
В командировке работники проживали у ИП, что подтверждено договором. Расходы на проживание включены в авансовый отчет работника, на карточку которого перечислялись денежные средства на оплату жилья.
Возникли следующие вопросы:
5.1. Правомерна ли такая ситуация?
Нарушен порядок выдачи аванса на командировочные расходы.
При направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой (п. 78 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117; далее – Инструкция № 117).
Выдача под отчет денежных средств на расходы, связанные со служебными командировками, допускается:
– наличными белорусскими рублями или наличной иностранной валютой;
– перечислением денежных средств на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой;
– выдачей корпоративной дебетовой карточки (п. 72 Инструкции № 117).
Обратите внимание, что наличные денежные средства расходуются только работниками, получившими их под отчет. Использование корпоративных дебетовых карточек работниками, не являющимися держателями этих карточек, не допускается (п. 73 Инструкции № 117).
Таким образом, наниматель неправомерно перечислил денежные средства на оплату расходов по найму жилого помещения на личную дебетовую карточку одному из командированных лиц |*|.
* Возмещение расходов по найму жилого помещения в командировке по-новому
5.2. Имеет ли право организация возместить фактически произведенные расходы по найму жилья?
В общем случае расходы по найму жилого помещения возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176). Вместе с тем при оплате направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилья не производится (п. 17 Положения № 176). Расходы организации по найму жилого помещения в таком случае ограничены фактической стоимостью проживания, указанной в подтверждающем документе.
По разъяснениям специалистов Минтруда и соцзащиты, оплата жилого помещения считается произведенной направляющей стороной, в т.ч. при выдаче командированному работнику корпоративной банковской карты с зачисленными для этих целей денежными средствами.
Если корпоративная карточка выдана, но работник ею не воспользовался (например, рассчитался за жилье снятыми с этой карты наличными или личными денежными средствами), факт оплаты жилого помещения направляющей стороной не изменяют. Соответственно взаиморасчеты с таким работником в любом случае производятся исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов.
Непредставление работником подтверждающих документов по найму жилья в этом случае не является основанием для возмещения расходов по найму в размерах, установленных в приложении 1 и 2 к Положению № 176.
Таким образом, поскольку наниматель аванс на возмещение расходов по найму жилого помещения не перечислил на корпоративную карточку, нормы п. 17 Положения № 176 в данном случае не применяются.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются в установленных в приложении 1 к Положению № 176 размерах, а если фактические расходы (по договору с ИП) превысили их размер (но не выше стоимости одноместного номера гостиницы по месту проживания), то в фактической сумме.
Также напомним, что срок представления отчета по суммам, израсходованным в командировке по Республике Беларусь, не зависит от способа выдачи денежных средств под отчет. Работник должен представить его в бухгалтерию организации не позднее 15 дней со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).
