День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, следует определять по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определите по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п. 23 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).
Справочно: определение даты пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, необходимо для определения продолжительности временной остановки и государства, в котором произошла остановка при следовании работника в служебную командировку за границу.
Порядок возмещения командировочных расходов в случае вынужденной задержки в пути
В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплату суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производите в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка. Указанный порядок выплаты суточных не следует применять в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними (часть первая п. 27 Инструкции № 115).
Пример 1
Работник организации направлен в служебную командировку за границу в г. Таллинн (Эстония) с 11 по 14 октября 2010 г. на служебном автомобиле для выполнения задания. Согласно представленным документам в оригинале (квитанции об оплате за проезд по платным дорогам, за стоянку, заправку, гостиницу и др.) работник пересекал государственные границы следующим образом:
Республика Беларусь – Литва:
– 11 октября 2010 г. в 13:00;
Литва – Латвия:
– 11 октября 2010 г. в 19:00;
Латвия – Эстония:
– 12 октября 2010 г. в 13:00;
Эстония – Латвия:
– 14 октября 2010 г. в 11:00;
Латвия – Литва:
– 14 октября 2010 г. в 15:30;
Литва – Республика Беларусь:
– 14 октября 2010 г. в 19:30.
В данном случае суточные работнику возмещаются: за 11, 13 и 14 октября 2010 г. – по нормам, определенным Минфином для г. Таллинна (Эстония) (26 евро), а 12 октября 2010 г. – по нормам, установленным Минфином для Латвии (26 евро).
Расходы по найму жилого помещения работнику возмещаются за ночь 11–12 октября 2010 г. по нормам, предусмотренным Минфином для Латвии (до 70 евро), за ночь 12–13 и 13–14 октября 2010 г. – по нормам, определенным Минфином для г. Таллинна (Эстония) (до 90 евро).
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, в случае временной остановки в пути следования и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки суточные надо выплачивать по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (часть вторая п. 27 Инструкции № 115).
Пример 2
Водитель, осуществляющий международные грузоперевозки, с 6 по 15 октября 2010 г. направляется в командировку из г. Минска (Республика Беларусь) в г. Марсель (Франция).
6 октября 2010 г. планируется загрузка автомобиля в г. Витебске (Республика Беларусь). 7 октября 2010 г. водитель выезжает из Республики Беларусь во Францию. 15 октября 2010 г. он возвращается обратно в г. Минск.
При этом согласно подтверждающим документам в оригинале водитель находился более 12 ч на территории Польши 8 октября 2010 г. при проезде во Францию и на территории Германии 14 октября 2010 г. при возвращении обратно в Республику Беларусь.
Как необходимо возмещать суточные этому водителю?
В приведенном случае суточные водителю возмещаются: за 6 октября 2010 г. – в белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для Республики Беларусь (15 000 руб.), а за остальные дни (с 7 по 15 октября 2010 г.) – в иностранной валюте по нормам, предусмотренным Минфином для Франции (45 евро), независимо от того, что при проезде во Францию и возвращении обратно водитель находился на территории Польши и Германии соответственно более 12 ч.
При этом в приказе и задании на командировку нанимателем должна быть отражена информация о дате загрузки на территории Республики Беларусь (в г. Витебске), дате выезда водителя из Республики Беларусь при направлении в страну командирования (Францию) и дате возвращения обратно к месту постоянной работы (г. Минск), поскольку на основе этой информации будет рассчитываться сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов по служебной командировке, включая расходы по проживанию вне постоянного места жительства (суточные).
Пример 3
Согласно приказу и заданию на командировку водитель осуществляет международные перевозки грузов по 2 заявкам:
– с 11 по 14 октября 2010 г. – из Республики Беларусь в Германию (груз № 1);
– с 15 по 18 октября – из Нидерландов в Республику Беларусь (груз № 2).
Согласно приложенным документам на стоянку, мойку, за платные дороги, оформление электронных копий деклараций, чекам за услуги связи водитель:
– 12 октября 2010 г. – более суток находился в Польше,
– 15 октября 2010 г. – более суток находился в Бельгии.
В обоих случаях – по уважительной причине (отдых и ожидание загрузки транспортного средства соответственно по странам).
Как оплачиваются суточные согласно приказу и заданию на командировку по 2 заявкам?
В приведенном случае суточные оплачиваются:
– с 11 по 13 октября 2010 г. – по нормам, установленным Минфином для Германии;
– с 14 по 18 октября 2010 г. – по нормам, определенным Минфином для Нидерландов (поскольку со времени разгрузки груза № 1 в Германии наступает выполнение задания по перевозке груза № 2, с этого дня (14 октября 2010 г.) суточные водителю выплачиваются по нормам иностранного государства, из которого (в которое) груз № 2 должен быть доставлен).
За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 ч (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой), суточные следует выплачивать по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, расходы по найму жилого помещения не подлежат возмещению (п. 28 Инструкции № 115).
Напомним, что за время задержки в пути без уважительных причин, произошедшей по вине командированного работника, заработную плату сохранять не следует, суточные и расходы по найму жилого помещения также не надо возмещать и выплачивать (п. 29 Инструкции № 115).
Пример 4
Работник организации был направлен в служебную командировку в Германию с 5 по 9 октября 2010 г. на служебном автомобиле. С учетом дальности расстояния и времени нахождения в пути заданием на командировку предусматривалось, что работник 7 октября 2010 г. приедет к месту командировки (Германия). Работник задержался в пути на территории Польши без уважительных причин и прибыл к месту командировки (Германия) 8 октября 2010 г.
В приведенном случае за 7 октября 2010 г. заработная плата работнику не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
Порядок возмещения командированному работнику иных расходов
Командированному работнику нужно возмещать комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина РБ (далее – служебный паспорт), виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов, связанных с получением служебного паспорта и виз (часть первая п. 30 Инструкции № 115).
Справочно: в случае если работник направляется за границу для решения производственных заданий в страну безвизового режима, при въезде в которую не требуется страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, но возможно оформление добровольного страхования, ему могут возмещаться расходы по добровольному страхованию по решению нанимателя за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов следует осуществлять на основании подтверждающих документов в оригинале (часть вторая п. 30 Инструкции № 115).
В случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей ему на общих основаниях необходимо возмещать расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачивать суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки должны быть подтверждены документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства.
Срок командировки продлевается на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей (п. 31 Инструкции № 115).
Справочно: расходы по приобретению работником, находящимся в служебной командировке за границей, лекарств в аптеке за иностранную валюту являются его личными расходами и компенсируются за счет суточных.
Особенности возмещения расходов при направлении работников в командировку на автотранспорте нанимателя
При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится с учетом особенностей и в порядке, установленном Инструкцией № 115.
При следовании указанных работников по утвержденному маршруту в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты являются путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством РБ (части первая и вторая п. 32 Инструкции № 115).
Пример 5
Согласно заданию на командировку водитель должен осуществлять международную грузоперевозку по 2 заявкам:
– 25 октября 2010 г. выезжает из г. Орши (Республика Беларусь) для доставки груза № 1 в г. Челябинск (Российская Федерация) 27 октября 2010 г. (расстояние – 2 292 км);
– 27 октября 2010 г. выезжает из г. Челябинска (Российская Федерация) в г. Кустанай (Казахстан) (расстояние – 332 км) и 28 октября 2010 г. загружает груз № 2 в Казахстане для обратной поездки в Республику Беларусь.
Соответственно аванс по суточным выдан: 25 и 26 октября 2010 г. – по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации; начиная с 27 по 30 октября 2010 г. – по нормам, определенным Минфином для Казахстана.
По уважительной причине (разгрузка груза № 1 произошла в г. Челябинске (Российская Федерация) не 27 октября 2010 г., а 28 октября 2010 г.) водитель прибыл в Казахстан 29 октября 2010 г., о чем свидетельствуют путевой лист, а также данные, содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной "СМR" и в регистрационных листках тахографа (тахограмме).
Кроме того, из-за вынужденной задержки водитель из командировки вернулся не 30, а 31 октября 2010 г. (на один день позже). При этом руководитель (наниматель) своевременно проинформирован по телефону о накладке в датах разгрузки-загрузки.
Необходимо ли в приведенном случае пересчитать суточные за 27 октября 2010 г., а также выплатить суточные за последний день командировки (31 октября 2010 г.) по нормам, установленным Минфином для Казахстана? Нужно ли в данном случае дополнительно оформить приказ и внести соответствующие изменения в задание по командировке?
Учитывая, что по уважительной причине:
– разгрузка груза № 1 фактически осуществлена 28 октября 2010 г. (а не 27 октября 2010 г.), то задание по перевозке груза № 2 (и выплата суточных по нормам иностранного государства (Казахстана), из которого груз № 2 должен быть доставлен на территорию Республики Беларусь) выполнено 28 октября 2010 г. Следовательно, в приведенной ситуации выплата суточных водителю за 27 октября 2010 г. должна производиться по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации;
– водитель вернулся из служебной командировки на один день позже – 31 октября 2010 г. (не 30 октября 2010 г.), суточные водителю за 31 октября 2010 г. должны выплачиваться по нормам, предусмотренным Минфином для Казахстана.
При этом изменение условий командирования по не зависящим от водителя уважительным причинам, в т.ч. нарушение сроков разгрузки организацией-заказчиком груза и, как следствие, нарушение сроков командировки водителя оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, на основании которого корректируется задание на командировку.
Кроме того, данным работникам выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.
Возмещение указанных расходов, а также расходов по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, следует производить по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (п. 32 Инструкции № 115).
