Порядок сдачи отчета по форме 4-фонд
Одной из обязанностей плательщиков обязательных страховых взносов является представление в органы Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее – Фонд) по месту постановки научет установленной законодательством отчетности (п. 26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40 (далее – Положение № 40)).
К такой отчетности относят, в частности, отчет 4-фонд.
Справочно: форма отчета 4-фонд утверждена постановлением Белстата от 05.03.2013 № 17"Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь" и указаний по ее заполнению" (далее – постановление № 17).
Посредством отчета 4-фонд плательщики обязательных страховых взносов (далее – плательщики) представляют в органы Фонда следующую информацию:
– среднюю численность застрахованных работников в организации;
– размер общей суммы выплат, на которую начисляют обязательные страховые взносы;
– сумму обязательных страховых взносов за месяц и за квартал в целом, которую плательщик уплатил и должен будет уплатить, а также наличие или отсутствие задолженности по платежам в Фонд;
– размер расходов, произведенных плательщиком за счет средств Фонда, а также сопутствующую этим расходам информацию. Сюда относятся различные пособия, полный перечень которых указан в разд. IV отчета 4-фонд.
Условно плательщиков обязательных страховых взносов, обязанных представлять отчет 4-фонд, можно разделить на 2 категории:
1) юридические лица (к ним относятся организации-работодатели);
2) индивидуальные предприниматели (исключительно те, кто использует наемный труд).
Законодательством установлены специальные сроки для сдачи отчета 4-фонд, а именно с 1-го по 20-е число месяца, следующего за отчетным периодом. Иными словами, отчетза I квартал (с января по март) должен был быть представлен в период с 1 по 20 апреля. При этом сдача отчета 21-го числа считается опозданием, и, как следствие, плательщик может быть привлечен к административной ответственности по ст. 23.16 "Непредставление документов, отчетов и иных материалов" Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП).
Справочно: за данное правонарушение предусмотрено наказание в виде штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.
Если день представления отчета приходится на субботу, воскресенье, государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, днем представления отчета считают следующий за ним рабочий день (п. 2 Указаний по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь", утвержденных постановлением № 17 (далее – Указания № 17)). Отчет подают и в том случае, если у плательщика отсутствуют начисления.
Существует 2 способа подачи отчета 4-фонд:
– на бумажном носителе;
– в виде электронного документа.
Применение того или иного способа напрямую зависит от среднесписочной численности работников за предыдущий год у плательщика. Если среднесписочная численность работников 50 человек и более, то отчет представляют в виде электронного документа, соответствующего требованиям, установленным Законом РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", в порядке и формате, определяемых Фондом.
В случае если среднесписочная численность работников составляет менее 50 человек, это дает возможность представлять отчет 4-фонд на бумажном носителе. Тем не менее необходимо помнить, что в таком случае отчет следует представлять нарочным и ни в коем случае не направлять его почтовым отправлением (п. 2 Указаний № 17). В противном случае такой отчет может считаться непредставленным.
Заполнение отчета 4-фонд
Отчет 4-фонд включает в себя титульный лист, 4 раздела и справочную информацию. На практике наибольшее затруднение вызывает, как правило, заполнение конкретных строк этого отчета.
Рассмотрим наиболее типичные ситуации, возникающие при заполнении отчета.
1. Сведения о численности застрахованных работников.
В данном случае надо остановиться на нескольких моментах.
Во-первых, в стр. 001 отчета отражают среднесписочную численность застрахованных работников, которую определяют так же, как среднесписочную численность работников, в соответствии с п. 10 Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденных постановлением Минстата РБ от 29.07.2008 № 92.
Во-вторых, стр. 003 отчета является обязательной для заполнения, но заполняется она только в отчете за IV квартал. Причем в отчете за IV квартал указывают информацию за период январь – декабрь. Кроме того, эти данные заполняют исключительно коммерческие организации, имеющие право на уплату платежей в Фонд ежеквартально. Заполняя эту строку отчета, плательщик тем самым указывает на свое право на уплату платежей в Фонд 1 раз в квартал в том случае, если средняя численность работников в целом составляет менее 100 человек.
Справочно: плательщики из числа коммерческих организаций со средней численностью работников за календарный год до 100 человек включительно уплачивают обязательные страховые взносы, взносы на профессиональное пенсионное страхование и иные платежи в Фонд не реже 1 раза в квартал, но не позднее установленного днявыплаты заработной платы за последний месяц отчетного квартала (п. 4 Положения № 40).
В-третьих, сведения о численности и весь отчет 4-фонд заполняют только в целых числах (без исключения) (п. 3 Указаний № 17). При этом под численностью понимают определенное количество людей (работников), а не количество работников, принятых на полную ставку.
Пример 1
Организация представила 19 апреля 2013 г. в органы Фонда отчет 4-фонд за I квартал 2013 г. в виде электронного документа через корпоративный портал Фонда. Ввиду того что в организации 1 работник работает на полставки, в гр. 1 стр. 001 отчета было проставлено 29,5. Отчет был отклонен Фондом как поданный с ошибкой. Сведения об обработке отчета были проверены организацией лишь 23 апреля 2013 г., и в тот же день была подана исправленная версия отчета.
Отчет был принят Фондом как сданный с нарушением установленных сроков. В результате организация была привлечена к административной ответственности по ст. 23.16 КоАП.
Как видно из примера, не рекомендуется сдавать отчет в последние дни отчетного периода ввиду того, что на практике можно не успеть в оставшийся срок исправить ошибки при их наличии. При сдаче отчета через корпоративный портал Фонда также рекомендуется проверять наличие электронного уведомления с отметкой "принят" или "отклонен" или уточнить данную информацию у соответствующего работника Фонда по телефону.
2. Расчет средств Фонда.
В стр. 006 отчета (заполняется только первая графа) указывают задолженность на 1 января отчетного года плательщика Фонду. Другими словами, при сдаче отчета 4-фонд за январь – март в стр. 006 переносят данные из стр. 021 отчета за IV квартал предыдущего года, а в стр. 007 – данные из стр. 020. В последующих отчетах текущего года стр. 006 и 007 будут дублироваться.
Справочно: по стр. 021 указывают задолженность на конец отчетного периода плательщика Фонду, по стр. 020 – задолженность на конец отчетного периода Фонда плательщику.
По стр. 009 отражают сумму доначисленных обязательных страховых взносов исходя из размера минимальной заработной платы, установленной законодательством и проиндексированной в месяце, за который начислены взносы:
– в гр. 1 – за период с начала отчетного года;
– в гр. 2 – за отчетный квартал;
– в гр. 3, 4, 5 – по месяцам отчетного квартала.
На практике часто причиной отклонения в отчете 4-фонд является неверное заполнение стр. 012 (начисленные пени) и 017 (перечисленные плательщиком платежи в Фонд). Дело в том, что данные этих строк нельзя округлять. Они должны быть точными до рубля, поэтому необходимые суммы рекомендуем уточнять у работников Фонда. При этом суммы по стр. 017 в гр. 3–5 должны соответствовать лицевому счету.
Пример 2
В коммерческой организации средняя численность работников составляет 14 человек. Исходя из этого организация имеет право уплачивать обязательные страховые взносы 1 раз в квартал. За I квартал 2013 г. сумма обязательных страховых взносов составила 17 150 000 руб. При этом согласно лицевому счету организация в феврале 2013 г. перечислила в Фонд 10 000 000 руб., а в марте – 7 150 000 руб.
Таким образом, в отчете 4-фонд стр. 017 должна быть заполнена следующим образом: в гр. 3 будет стоять сумма 0 руб., в гр. 4 – 10 000 000 руб., в гр. 5 – 7 150 000 руб.
В стр. 016 отражаются расходы, произведенные плательщиком за счет средств Фонда. При этом важно, что данные в гр. 1 должны вплоть до рубля соответствовать данным по стр. 200 гр. 3 отчета.
Важно! Строку 022 заполняет не плательщик, а Фонд.
3. Использование средств Фонда.
Наибольшее затруднение при заполнении разд. IV отчета 4-фонд вызывает определение того, что конкретно должно отражаться в каждой из граф.
Поясним эти моменты.
В гр. 1 стр. 201–204 отражают количество дней, за которые начислены пособия; в гр. 3 – сумму начисленных пособий за период с начала отчетного года.
По стр. 205–208, 210–212, 219 в гр. 1 и 2 отражают количество пособий соответственно за период с начала отчетного года и за последний месяц отчетного квартала; в гр. 3 – сумму начисленных пособий за период с начала отчетного года.
По стр. 209 в гр. 1 и 2 разд. IV отражают количество пособий на погребение (материальной помощи) и возмещение расходов по погребению специализированной организации соответственно за период с начала отчетного года и за последний месяц отчетного квартала; в гр. 3 – сумму начисленных пособий на погребение (материальной помощи) и возмещение расходов по погребению специализированной организации за период с начала отчетного года (п. 22 Указаний № 17).
