В положении следует определить порядок, условия предоставления гарантий и размеры возмещения расходов при направлении в служебные командировки работников организации.
При разработке положения следует учесть нормы Трудового кодекса, Гражданского кодекса, Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35, и Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Положение может содержать следующие разделы:
1) "Общие положения";
2) "Выдача денежного аванса на командировку";
3) "Оформление авансового отчета";
4) "Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно";
5) "Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения";
6) "Особенности возмещения иных расходов";
7) "Заключительные положения".
Рассмотрим, какие нормы следует отразить в положении помимо содержащихся в вышеприведенных законодательных и нормативных документах и какими документами возможно оформить операции по командировкам согласно приложениям.
Раздел 1. Общие положения
В нем надо учесть, что для регистрации работников, выбывающих в служебную командировку, следует завести специальный журнал по форме согласно приложению 1 (см. с. 73)*. Приказом руководителя организации назначают лицо, ответственное за ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки.
______________________
*Формы приложений предложены автором.
При командировании работника за границу приказ о его направлении издают только после утверждения руководителем организации либо его заместителем задания по служебной командировке по форме согласно приложению 2 (см. с. 73–74).
Задание на командировку подписывает сам командированный работник, визирует начальник структурного подразделения, в котором работает командированное лицо, и утверждает руководитель организации либо его заместитель.
Приглашение иностранной организации подшивают вместе с соответствующим приказом о командировании согласно действующей номенклатуре дел с обязательной регистрацией в журнале. Ответственность за регистрацию и сохранность данных приглашений возлагают на сотрудника организации, регистрирующего приказы о направлении работников в командировку.
Раздел 2. Выдача денежного аванса на командировку
Командированному работнику на основании приказа и произведенного расчета не позже чем за 1 день до отъезда в служебную командировку выдают денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов на командировку.
Обеспечение авансовыми суммами работников можно осуществлять путем выдачи аванса из кассы организации наличными денежными средствами или путем перечисления на личную или корпоративную пластиковую карточку.
Работник бухгалтерии, составивший расчет, под роспись знакомит командированного работника с расчетом суммы аванса, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет по формесогласно приложению 3 (см. с. 74).
Раздел 3. Оформление авансового отчета
Командированные работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме, приведенной в приложении 4 (см. с. 75), и возвратить остаток неиспользованных денежных средств в кассу организации или путем удержания из заработной платы.
Письменный отчет об итогах служебной командировки за пределы Республики Беларусь работник представляет в 10-дневный срок со дня прибытия руководителю организации по форме согласно приложению 5 (см. с. 76).
Раздел 4. Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно
Поскольку все большее распространение получают электронные билеты, целесообразно учесть, что при приобретении электронных билетов понесенные расходы по проезду возмещают при обязательном представлении работником маршрут-квитанции; посадочного талона; документа, подтверждающего факт оплаты.
Целесообразно предусмотреть, что в исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – вагоны класса "СВ", на самолетах – по тарифу "бизнес-класс", на пассажирских судах – каюты 1-го класса).
Раздел 5. Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения
Возмещение работнику расходов по найму жилого помещения сверх установленных законодательством норм допускают в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя организации с обоснованием причины такого превышения.
Раздел 6. Особенности возмещения иных расходов
Перечень возмещаемых иных расходов, установленный Инструкцией № 115, является исключительным. Вместе с тем при выполнении международных автомобильных перевозок этот перечень возможно дополнить и другими расходами, что следует указать в положении (п. 32 Инструкции № 115).
