Ситуация 1. Заполнение книги кассира при возврате покупателю денег на карточку
Организация осуществляет розничную торговлю через магазин.
Покупатели за приобретенный товар рассчитываются как наличными деньгами, так и банковскими платежными карточками.
Когда производится возврат товара, оплаченного карточкой, денежные средства возвращаются покупателю на его банковскую платежную карточку.
Надо ли организации отражать возврат денежных средств в книге кассира и осуществлять возвратную операцию по КСА?
Кассовое оборудование используется в соответствии с эксплуатационной документацией на это оборудование, предусмотренной техническими нормативными правовыми актами (далее – эксплуатационная документация) (п. 15 Положения № 924/16).
Таким образом, выполнение операции регистрации факта возврата денежных средств зависит от того, предусмотрена данная операция эксплуатационной документацией на это кассовое оборудование или нет.
Если она предусмотрена, торговая организация должна отразить ее в книге кассира. Ведь основная цель ведения книги кассира – это ежедневная хронология операций на основании показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием.
Справочно: форма книги приведена в приложении 2 к Положению № 924/16.
Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя торговой организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью магазина и находиться в месте установки кассового оборудования.
Напомним, что книга кассира ведется только на кассовое оборудование, на которое не установлено средство контроля налоговых органов (далее – СКНО).
Как правило, в книге кассира в начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций. По окончании рабочего дня (смены) заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира.
В частности, при возврате денежных средств покупателям заполняется гр. 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям (потребителям), рублей».
Однако эта графа предусматривает отражение только наличных денежных средств.
Где же отразить операцию возврата денежных средств на банковскую платежную карточку покупателя?
В этом случае торговая организация вправе дополнить книгу кассира необходимой графой. Как следует из разъяснений специалистов МНС, главное, чтобы при введении новых граф книга кассира не утратила обязательные графы, установленные приложением 2 к Положению № 924/16.
Справочно: если организация использует кассовое оборудование с установленным СКНО, то книга кассира не ведется, так как при возврате покупателю денежных средств (как наличных, так и в безналичной форме посредством использования банковских платежных карточек), принятых при продаже товаров, на этом кассовом оборудовании выполняется операция регистрации факта возврата денежных средств (п. 19 Положения № 924/16).
Ситуация 2. Заполнение книги кассира при нерегулярной выручке
КСА и терминал используются в организации для розничной торговли по образцам без торгового объекта. Выручка поступает нерегулярно.
Возникли следующие вопросы.
1. Должны ли КСА и терминал ежедневно включаться при отсутствии выручки, т.е. пробиваться Z-отчет с нулевыми оборотами, и должна ли заполняться книга кассира с нулевыми оборотами?
Если организация не осуществляет сезонную торговлю, то кассовое оборудование должно включаться ежедневно. Книга кассира также заполняется ежедневно – на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов, причем независимо от наличия или отсутствия продаж в течение дня.
Обоснуем наш ответ.
Продавец с учетом норм национального законодательства, регулирующего правила торговли и оказания бытовых услуг населению, обязан довести до сведения покупателя на вывеске и (или) информационной табличке, расположенной на входных дверях или фасаде здания (сооружения, помещения) торгового объекта, режим работы.
Соответственно кассовое оборудование должно включаться, а книга кассира должна заполняться в начале рабочего дня (смены) в соответствии с режимом работы торгового объекта.
Если деятельность при осуществлении торговли носит не регулярный (сезонный) характер, данный факт отражается в режиме работы объекта. Соответственно в те дни, когда организация согласно режиму работы не осуществляет деятельность, кассовое оборудование не используется и книга кассира не заполняется.
Если же торговая организация осуществляет деятельность на постоянной основе, то кассир должен:
1) заполнить на начало дня (смены) книгу кассира на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов (п. 14 Положения № 924/16);
2) вывести по окончании рабочего дня (смены) в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:
контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно.
Требование вывести контрольную ленту не распространяется на кассовое оборудование с установленным СКНО;
суточный (сменный) отчет (Z-отчет) (п. 18 Положения № 924/16) |*|;
3) заполнить по окончании рабочего дня (смены) соответствующие графы книги кассира (п. 14 Положения № 924/16).
При отсутствии продаж и выручки за рабочий день в нужных графах необходимо проставить прочерки.
2. Как быть, если за день не было выручки и кассовый аппарат не позволяет распечатать Z-отчет?
Действительно, отдельные модели КСА, включенные в Госреестр*, при отсутствии продаж в течение дня (смены) не формируют отчет закрытия смены (Z-отчет).
__________________________
* Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь (далее – Госреестр).
Чтобы выполнить требование и сформировать в конце рабочего дня (смены) этот отчет, необходимо произвести:
– служебное внесение денег (административная кассовая операция регистрации внесения наличных денег в денежный ящик);
– служебную выдачу денег (административная кассовая операция регистрации изъятия наличных денег из денежного ящика).
Выполнение этих операций позволит выполнить требования:
1) п. 18 Положения № 924/16 – сформировать суточный (сменный) отчет (Z-отчета);
2) п. 14 Положения № 924/16 – заполнить на основании этого отчета книгу кассира.
Ситуация 3. Заполнение книги кассира при изъятии части выручки на выплату зарплаты
Торговая организация при выплате зарплаты взяла часть выручки из ящика для денег кассового оборудования в тот день, когда не было открытия кассового аппарата.
Как должна быть заполнена книга кассира в этом случае?
В указанной ситуации кассир должен произвести в книге кассира:
1) в начале рабочего дня (смены) – запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены);
2) по окончании рабочего дня (смены) – указать в гр. 12 «Сдано в кассу (банк), рублей» фактические суммы денежных средств, изъятые из ящика для денег кассового оборудования или иного места аналогичного назначения (определенного эксплуатационной документацией для портативного КСА при отсутствии ящика для денег кассового оборудования), для их сдачи в кассу организации либо в банк (включая инкассацию).
Остаток денежных средств (при его наличии) в ящике для денег кассового оборудования или ином месте аналогичного назначения на конец дня (смены) отражается в гр. 13 «Остаток денежных средств на конец дня (смены), рублей» книги кассира.
Ситуация 4. Заполнение книги кассира при расчетах посредством интернет-эквайринга
Организация осуществляет торговлю через интернет-магазин, в т.ч. за наличный расчет.
Обязана ли она отражать в книге кассира суммы денежных средств, поступившие от покупателя при оплате товара с использованием реквизитов банковских платежных карточек посредством интернет-эквайринга?
Не обязана.
Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств при осуществлении расчетов в безналичной форме с использованием банковских платежных карточек (в т.ч. при внесении авансовых платежей, предварительной оплаты, задатка и денежных средств, принимаемых в качестве залога) через кассовое оборудование (п. 17 Положения № 924/16).
С учетом того что при оплате товара покупателем с использованием реквизитов банковских платежных карточек посредством интернет-эквайринга платежный терминал не используется, указанные суммы в книге кассира не отражаются |*|.
* Информация об особенностях заполнения интернет-магазинами книги кассира
