В ходе приемки товаров на складе организации иногда выявляются незначительные отклонения фактического количества товаров от указанного в товарно-транспортной накладной.
Можно ли в такой ситуации кладовщику для ускорения приемки произвести исправления по установленным правилам во всех экземплярах накладной и принять товар по фактическому количеству?
Нельзя.
В рассматриваемой ситуации необходимо составить акт об установлении расхождений при приемке товара по количеству и качеству.
Обоснуем наш ответ.
Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы установлен подп. 1.1 п. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 10.08.2018 № 58 «О некоторых вопросах документального оформления хозяйственных операций, внесении дополнений и изменений в отдельные постановления Министерства финансов Республики Беларусь» (далее – постановление № 58) |*|.
Так, в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, исправления вносятся во все его экземпляры путем зачеркивания тонкой чертой неправильной записи и надписи над зачеркнутым правильной записи таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, с указанием слова «Исправлено», даты исправления, должности (должностей), фамилии (фамилий), инициалов и подписи (подписей) лица (лиц), внесшего (внесших) исправление, если иное не установлено законодательством. Этот порядок не распространяется на первичные учетные документы, формы которых утверждаются Нацбанком, а также которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств.
Правила внесения исправлений в бланки строгой отчетности определены также частью второй п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196), согласно которой необходимо указывать основания внесения поправок.
Непосредственно в постановлении № 58 и Инструкции № 196 не указаны лица, которые вправе производить корректировки в товарно-транспортных накладных. В то же время из п. 3 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58), следует, что разд. I «Товарный раздел» товарно-транспортной накладной ТТН-1 заполняет грузоотправитель. Следовательно, заполнение, а также внесение корректировок в указанный раздел накладной являются прерогативой грузоотправителя.
С учетом изложенного исправление количественных либо стоимостных показателей в данном разделе представителем грузополучателя не будет иметь юридической силы.
Последовательность действий грузополучателя в такой ситуации урегулирована Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее – Положение № 1290). В частности, если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления (п. 39 Положения № 1290). Порядок составления такого акта установлен гл. 6 Положения № 1290.
В магазине розничной торговли ведется суммовой учет товаров и денежных средств. В ходе инвентаризации выявлена недостача на сумму 1 000 руб. Данная недостача образовалась в результате неверного указания в накладных на отгрузку товара по безналичному расчету цены и, как следствие, стоимости товаров.
Как исправить допущенную ошибку?
Магазин как грузоотправитель товара может составить и направить грузополучателю товара корректирующий акт с указанием правильной стоимости товаров.
Данный вывод следует из нормы, содержащейся в части седьмой п. 2 Инструкции № 58.
Так, после отпуска товара |*| грузоотправителем и принятия его к бухгалтерскому учету грузополучателем исправление стоимостных показателей в разд. I «Товарный раздел» первого и второго экземпляров накладной ТТН-1 или накладной ТН-2 может быть оформлено корректировочным актом, содержащим сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для первичных учетных документов, не менее чем в 2 экземплярах, который прилагается грузоотправителем и грузополучателем к корректируемой накладной ТТН-1 или накладной ТН-2 с указанием в ней слов «Исправления стоимостных показателей оформлены корректировочным актом (прилагается)».
Основанием для внесения таких изменений является заключенный между грузоотправителем и грузополучателем договор купли-продажи (поставки), прилагаемые к нему спецификации, прейскуранты и т.д., в которых указаны согласованные сторонами цены на товары.
Из вышеизложенного следует, что корректировочный акт должен соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Только в этом случае он будет являться основанием для внесения соответствующих исправительных записей на счетах бухгалтерского учета как грузоотправителя, так и грузополучателя.
Отметим, что форма корректировочного акта законодательством не установлена. Следовательно, организации форму акта разрабатывают и утверждают самостоятельно. Например, ее можно утвердить в качестве применяемого организацией документа учетной политикой организации.
Форма акта должна содержать сведения, предусмотренные для первичных учетных документов:
1) наименование документа, дату его составления;
2) наименование организации (ФИО индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции);
3) содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
4) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать также иные сведения, не являющиеся обязательными (п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З).
На складе организации в ходе инвентаризации выявлены недостача доски обрезной 1-го сорта и излишки аналогичного количества доски обрезной 3-го сорта. Это произошло по причине ошибки при выписке расходной товарно-транспортной накладной кладовщиком. Данная накладная принята грузополучателем товара к учету.
Можно ли устранить допущенную ошибку путем составления и направления грузополучателю корректировочного акта в соответствии с частью седьмой п. 2 Инструкции № 58?
Нельзя.
В такой ситуации исправить допущенную ошибку без признания ее объективности грузополучателем невозможно. Целесообразно провести зачет излишков и недостач в результате пересортицы с отнесением образовавшихся инвентаризационных разниц на виновное лицо.
Обоснуем наш ответ.
Корректировочный акт (часть седьмая п. 2 Инструкции № 58) составляется в случае необходимости исправления только стоимостных показателей. Это обусловлено тем, что такие показатели помимо составленной накладной могут быть подтверждены иными документами, например договором с согласованными сторонами ценами. Если речь идет о неверном указании наименования, количества, сорта товара, то допущенная ошибка может быть выявлена только на стадии приемки товаров по количеству и качеству. Произведенная приемка товара по характеристикам, указанным в накладной, подтверждается подписью уполномоченного лица со стороны грузополучателя в соответствующем реквизите накладной (строка «Принял грузополучатель»). В случае установления расхождений составляется акт в соответствии с Положением № 1290.
Поскольку в рассматриваемой ситуации товарно-транспортная накладная принята к учету у грузоотправителя и грузополучателя с теми характеристиками товара, которые ошибочно указал кладовщик, подтвердить документально факт отгрузки товара более высокого качества невозможно.
Таким образом, составление корректировочного акта в целях исправления сорта ранее отгруженного товара не соответствует части седьмой п. 2 Инструкции № 58.
В такой ситуации в целях регулирования инвентаризационных разниц необходимо руководствоваться Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180). В частности, могут быть применены правила взаимного зачета излишков и недостач в результате пересортицы. Пересортица возникает в случаях выявления у одного и того же проверяемого лица за один и тот же проверяемый период в отношении активов одного и того же наименования в тождественных количествах излишков или недостач (п. 76 Инструкции № 180).
Указанный выше зачет недостачи излишками может быть произведен только по решению руководителя организации. Разница в стоимости товаров 1-го и 3-го сортов подлежит взысканию с виновных лиц.
Допускается ли использование накладной на внутреннее перемещение, разработанной в организации, при осуществлении автомобильных грузоперевозок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) для собственных нужд (из одного структурного подразделения организации в другое)?
Да, допускается.
Организация может использовать при внутреннем перемещении ТМЦ разработанную ею накладную на внутреннее перемещение, если это не связано с выездом на автомобильные дороги общего пользования |*|.
Чтобы правильно ответить на данный вопрос, обратимся к норме п. 1 Инструкции № 58. Из нее следует, что товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 заполняется при осуществлении:
– внутриреспубликанских автомобильных перевозок по договорам автомобильной перевозки груза, в т.ч. при доставке товаров покупателям интернет-магазинов, за исключением случаев, установленных п. 23 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970 (далее – Правила № 970);
– внутриреспубликанских автомобильных перевозок для собственных нужд, в т.ч. при доставке товаров в (из) другие (других) организации (организаций), покупателям интернет-магазинов, а также при внутреннем перемещении товаров с выездом на автомобильные дороги общего пользования, если для документального оформления такого внутреннего перемещения республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином Республики Беларусь не установлены иные виды и (или) формы первичных учетных документов.
Таким образом, если внутреннее перемещение ТМЦ с использованием автомобильного транспорта не связано с выездом на автомобильные дороги общего пользования, применение ТТН-1 необязательно. В таком случае составляется иной первичный учетный документ, предусмотренный учетной политикой организации, например накладная на внутреннее перемещение. При этом такой документ должен содержать реквизиты, предусмотренные для первичных учетных документов (ст. 10 Закона № 57-З).
Справочно: без оформления товарно-транспортной накладной допускается выполнение автомобильной перевозки грузов:
– нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ, если по условиям соответствующего договора не требуется организовывать их учет путем замера, взвешивания, геодезического замера;
– поступивших из-за пределов Республики Беларусь, до пункта разгрузки, указанного в транспортных документах грузоотправителя. В этом случае сопроводительными документами на груз являются авиационная накладная (AWB), составленная в соответствии с Конвенцией для унификации некоторых правил, касающихся международных воздушных перевозок, от 12.10.1929, железнодорожная накладная (СМГС), предусмотренная Соглашением о международном железнодорожном грузовом сообщении от 01.11.1951, международная товарно-транспортная накладная «CMR» с приложением счета-фактуры (invoice) и других документов, оформленных грузоотправителем;
– за пределы территории Республики Беларусь, а также через территорию Республики Беларусь (транзитная автомобильная перевозка). В этом случае сопроводительными документами на груз являются международная товарно-транспортная накладная «CMR» и другие грузосопроводительные документы, оформленные грузоотправителем (п. 23 Правил № 970) |*|.
* Информацию о случаях, когда не требуется заполнение товарных накладных при передаче ТМЦ
