Корпоративная карточка и ее основные отличительные признаки
Как известно, расчеты могут производиться в безналичной или наличной форме. Расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода проводятся в т.ч. посредством банковской платежной карточки (ст. 232 БК [1]).
Банковская платежная карточка – платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающий проведение иных операций в соответствии с законодательством Республики Беларусь (часть первая ст. 273 БК).
Если такая карточка выпущена и используется по договорам, заключенным между банком-эмитентом и организацией, то она будет считаться корпоративной (п. 2 Инструкции № 34 [2]).
Корпоративные карточки с учетом принадлежности денежных средств бывают:
– корпоративными дебетовыми;
– корпоративными кредитными.
Корпоративная дебетовая карточка позволяет проводить операции в соответствии с договором об ее использовании в пределах остатка денег на счете клиента и (или) лимита овердрафта, а корпоративная кредитная карточка – только в пределах суммы кредита, предоставляемого банком в соответствии с условиями кредитного договора.
Как видим, владельцем счета, к которому выпускается корпоративная карточка, является организация. Однако используют такую карточку работники организации – держатели карточки в порядке и на цели, которые указаны им руководством организации (п. 2 Инструкции № 34).
Важно! Если при заключении договора счета, к которому оформляется корпоративная карточка, определено условие о нанесении на заготовку карточки подписи держателя (физического лица), то использовать такую карточку может только указанный на ней держатель. Ее использование другими лицами запрещается (п. 16 Инструкции № 34).
Существуют и неперсонализированные, или неименные, карточки. В таком случае на заготовку корпоративной карточки данные держателя не заносятся. Использовать такую карточку может любой работник организации |*|.
* Как сэкономить на командировочных расходах с платежной карточкой
Пять подсказок для получения корпоративной дебетовой карточки
1. Оформить карточку можно в своем банке, т.е. в банке, в котором обслуживается организация, или в любом ином, имеющем разрешение на эмиссию карточек. Чаще всего банки-эмитенты открывают организациям отдельные текущие (расчетные) счета с использованием корпоративных дебетовых карточек.
2. Счета, к которым может быть оформлена корпоративная дебетовая карточка, могут быть открыты в белорусских рублях и в валюте. К одному счету может быть оформлено несколько корпоративных карточек для разных держателей. При этом в договоре следует оговорить порядок доступа держателей к счету.
3. Перечень документов, необходимых для получения карточки, определяется банком.
4. Получить корпоративную карточку в банке-эмитенте может (п. 18 Инструкции № 34):
– руководитель организации;
– держатель карточки (физическое лицо, указанное в доверенности на получение и использование карточки);
– иное лицо, уполномоченное ее получить и передать держателю на основании доверенности организации.
5. В случае необходимости можно изменить держателя карточки (это выполняется банком по заявлению о перевыпуске карточки на иного держателя).
Требования к использованию корпоративных дебетовых карточек
Важно! Ответственность за получение, распределение, учет и использование корпоративных дебетовых карточек возлагается на руководителя организации (п. 19 Инструкции № 34).
В настоящее время порядок учета корпоративных карточек в организации законодательством не установлен. Наниматель может самостоятельно определить его с учетом своих потребностей в информации о карточках и обеспечить контрольные меры. Поможет в этом применение журнала регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек. Его форму целесообразно предусмотреть учетной политикой организации.
Пример 1
Порядок заполнения журнала по учету корпоративных карточек
Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников. Корпоративная карточка выдана работнику.
Журнал регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек
При каждой выдаче нанимателем корпоративной карточки ее держателю необходимо сообщить и закрепить цель ее использования (например, указать в приказе о командировании работника, журнале о регистрации карточек).
Цели использования корпоративной дебетовой карточки
Держатели корпоративных дебетовых карточек, выданных к счетам клиентов в белорусских рублях или иностранной валюте, могут использовать их в соответствии с режимом счета клиента, установленным законодательством, для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки (п. 25 Инструкции № 34) |*|.
* Об оплате карточкой проживания в командировке
Как видим, конкретные цели использования корпоративных дебетовых карточек нормативно не закреплены. При их определении следует учитывать нормы ряда других документов.
Так, допускается выдача под отчет денежных средств для совершения текущих операций, на расходы, связанные со служебными командировками, путем перечисления средств на счет клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой (пп. 71, 72 Инструкции № 117 [3]).
Выдача наличных белорусских рублей под отчет для совершения текущих операций, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, в т.ч. полученных при использовании корпоративных дебетовых карточек, осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения).
В случае выдачи корпоративной карточки для осуществления расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями за приобретенные товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также по иным обязательствам держатель может внести наличные белорусские рубли непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня (пп. 95, 96, 97, 100 Инструкции № 117).
Бухгалтерский учет операций по счету, к которому выдана карточка
Рассмотрим на примере (см. табл. 1) порядок отражения в учете операций, связанных с оформлением, использованием корпоративной дебетовой карточки.
Пример 2
Работнику организации, направляемому в командировку, выдана корпоративная дебетовая карточка
Работник обеспечен авансом на предстоящие командировочные расходы путем выдачи ему банковской платежной карточки. Держателем карточки является сам работник. Наниматель определил размер аванса в сумме 350 руб. Предварительно на счет, к которому оформлена корпоративная карточка, зачислены денежные средства в сумме 1 000 руб.
Работник представил авансовый отчет, руководитель утвердил его в сумме 320 руб.
Таблица 1
В случае зачисления банком на текущий (расчетный) счет, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, овердрафтного кредита и осуществления расчетов такой карточкой в учете будут иметь место следующие записи (см. табл. 2):
Таблица 2
Пример 3
Командированному за границу работнику выдана корпоративная карточка
Работник организации (главный инженер) направлен в служебную командировку в г. Ганновер (Германия) на срок с 10.09.2019 по 13.09.2019.
Для оплаты расходов в командировке работнику выдана корпоративная дебетовая карточка, открытая к текущему счету в белорусских рублях. На счет 09.09.2019 зачислены денежные средства в сумме 1 383 руб., рассчитанные с учетом срока командировки и установленных законодательством норм:
– суточные за 4 суток – 200 евро (50 евро × 4 дня);
– расходы по найму жилого помещения – 420 евро (140 евро × 3 дня).
Билеты оплачены в безналичном порядке.
Работник 16.09.2019 представил авансовый отчет, к которому приложил карт-чек о снятии 180 евро (суточные), а также карт-чек и счет на оплату услуг гостиницы с 10.09.2019 по 13.09.2019 (3 дня) на сумму 300 евро.
В выписке по счету, к которому оформлена корпоративная карточка, отражено списание:
11.09.2019 – 401 руб. 13 коп. (180 евро по обменному курсу 2,2285);
13.09.2019 – 668 руб. 79 коп. (300 евро по обменному курсу 2,2293).
Официальный курс евро на 16.09.2019 – 2,2284 руб.
Карточка с остатком неиспользованных средств работником возвращена.
В данном случае в авансовом отчете надо указать:
– суточные в пределах установленных норм – 445 руб. 70 коп. (401 руб. 13 коп. + 20 евро × 2,2284);
– расходы на проживание в гостинице – 668 руб. 79 коп. (300 евро × 2,2293).
Итого расходов на сумму 1 114 руб. 49 коп. (445 руб. 70 коп. + 668 руб. 79 коп.).
Остаток денежных средств на карточке составил 268 руб. 51 коп. Задолженность перед работником в окончательный расчет составила 20 евро, или 44 руб. 57 коп. (20 евро × 2,2284). Такой расчет может производиться в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу на дату составления отчета (пп. 79, 94 Инструкции № 117).
Важно! Теперь срок окончательного расчета нанимателя с работником по служебным командировкам определен двумя нормативными правовыми актами. Причем эти сроки отличаются:
– в части третьей п. 7 Положения № 176 [4] – не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета;
– в пп. 90, 94 Инструкции № 117 – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
По разъяснению специалиста Нацбанка Республики Беларусь, руководствоваться в этом вопросе все же следует нормой Положения № 176 |*|.
* О возмещении расходов по найму жилого помещения, если карточка выдана, а расчеты ею не произведены
На основании вышепроизведенных расчетов в бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи (см. табл. 3):
Таблица 3
