Почему у бухгалтеров возникли такие вопросы?
При приобретении товаров (работ, услуг) на территории Республики Беларусь налоговыми вычетами признаются суммы НДС, предъявленные продавцами, состоящими на учете в налоговых органах Республики Беларусь и являющимися плательщиками, к оплате плательщику (подп. 1.1 п. 1 ст. 132 НК [1]). Гостиницы, оказывающие услуги клиентам по проживанию, облагают стоимость таких услуг НДС.
Как известно, работникам, находящимся в служебных командировках, возмещаются расходы по найму жилого помещения (пп. 5, 15 Положения № 176 [2]). Оказанная услуга по проживанию облагается НДС. Гостиница выделяет НДС в подтверждающих документах.
На практике возникают ситуации, когда в адрес организации выставлен ЭСЧФ по НДС по услугам на проживание в гостинице командированных работников, но фактически таким работникам возмещаются расходы на проживание в размере, установленном в приложении 1 к Положению № 176, т.е. без подтверждающих документов |*|. Каким образом следует поступить бухгалтеру?
Ситуация
Командированный работник проживал в гостинице, но расходы по найму жилья возмещаются по норме
В соответствии с приказом нанимателя в командировку направляется работник организации (г. Минск) с 18 по 21 ноября 2019 г. в г. Гродно. Работнику выдан аванс в сумме 186 руб., в т.ч. суточные – 36 руб., расходы по найму жилья – 150 руб. Билеты на проезд приобретены по безналичному расчету.
Работник прибыл в г. Гродно 18 ноября и убыл 21 ноября.
С 18 по 21 ноября работник проживал в гостинице. Сумма расходов на проживание составила 120 руб., в т.ч. НДС – 20 руб. По просьбе командированного работника в адрес организации гостиница выставила ЭСЧФ по НДС.
Организация возместила работнику расходы по найму жилого помещения исходя из размеров, установленных в приложении 1 к Положению № 176, т.е. в сумме 150 руб.
Что делать с «входным» НДС и ЭСЧФ?
Обратим внимание, что в настоящее время покупатели, приобретающие товары (работы, услуги), имущественные права через подотчетных лиц у продавцов, указавших в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, в документах, применяемых при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, ставку и сумму НДС, вправе заявить в произвольной форме требование о выставлении в их адрес продавцами этих товаров (работ, услуг) ЭСЧФ по НДС, если с даты выписки (выдачи) указанных документов не истекло 30 календарных дней (п. 6 ст. 131 НК). Продавцы обязаны выставить ЭСЧФ указанным покупателям не позднее 10-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором продавец получил требование о выставлении ЭСЧФ, заявленное покупателем в 30-дневный срок.
Одним из обязательных условий для вычета сумм НДС является факт отражения предъявленной суммы НДС в бухгалтерском учете (часть первая п. 6 ст. 132 НК).
С целью выявления такого факта при возмещении расходов по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь следует учитывать, что:
1) в общем случае расходы возмещаются без представления подтверждающих документов из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176;
2) на основании подтверждающих документов расходы возмещаются, если они:
– превышают установленные в приложении 1 к Положению № 176 размеры;
– превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем водителям, осуществляющим автомобильные перевозки.
Важно! Основанием для отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов, в т.ч. расходов по найму жилого помещения, является составляемый работником авансовый отчет |*|.
Учитывая, что фактические расходы по найму жилого помещения в рассматриваемой ситуации составили 120 руб., в т.ч. НДС – 20 руб., что меньше 150 руб. (величина по установленной норме), то работнику возмещаются расходы в сумме 150 руб.
В авансовом отчете не должны указываться реквизиты подтверждающих документов (счет гостиницы) по найму жилья. Соответственно суммы «входного» НДС, выделенные в них, не отражаются в бухгалтерском учете.
ЭСЧФ является обязательным электронным документом для всех плательщиков, служащим основанием для принятия плательщиком к вычету сумм НДС (п. 1 ст. 131 НК). ЭСЧФ не является первичным учетным документом, и у организации отсутствуют основания для вычета суммы НДС по ЭСЧФ, выставленному гостиницей.
Изложенную ситуацию представим на схеме 1.
Схема 1
Когда сумму «входного» НДС принимаем к вычету
Если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, а также при нахождении командированного работника в месте командировки в пределах Республики Беларусь менее 12 ч при продолжительности командировки 2 и более дня данные расходы возмещаются нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера первой категории в гостинице населенного пункта, в который командирован работник (часть третья п. 15 Положения № 176).
Суммы «входного» НДС, выставленные в подтверждающих документах, отражаются в бухгалтерском учете (Д-т 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Их вычет осуществляется в общеустановленном порядке (ст. 132 НК), для чего организация подписывает ЭСЧФ, выставленный гостиницей по требованию подотчетного лица либо по требованию самой организации.
Изложенную ситуацию представим на схеме 2.
Схема 2
