Шпаргалка для бухгалтера: как учесть расходы на мобильную связь

Расходы на мобильную связь в качестве затрат, учитываемые при налогообложении прибыли, всегда  привлекали и привлекают внимание контролирующих органов. Как их следует оформить? Как нужно обосновать? Единого мнения нет. Автор материала остановилась на наиболее значимых вопросах.

Затратами, учитываемыми при налогообложении прибыли, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено Налоговым кодексом Республики Беларусь (далее – НК) и (или) законодательством (п. 1 ст. 169 НК).

В законодательстве отсутствует перечень документов, подтверждающих экономическую обоснованность затрат и подтверждающих производственный характер расходов. Исходя из практического опыта в целях налогообложения прибыли для подтверждения затрат на  мобильную связь  целесообразно иметь:

1) утвержденный руководителем перечень должностей работников организации, которые имеют право на использование мобильной связи  в производственных целях;

2) закрепление телефонных номеров за конкретными работниками;

3) договор между организацией на указание услуг связи и оператором связи;

4) счет (расшифровку) оператора связи по каждому телефонному номеру;

5) приказ руководителя  организации об ограничении звонков в личных целях. С данным приказом следует ознакомить работников, которые пользуются мобильной связью организации.

Рекомендации!  Целесообразно разработать положение об использовании мобильной связи в организации, которое  содержит порядок пользования мобильной связью, порядок удержания за разговоры, произведенные  в личных целях, формы документов (заявление, служебная записка, ведомость удержаний), порядок контроля  и т.п.

Расходы на приобретение  услуг мобильной связи можно учитывать при налогообложении прибыли вне зависимости от того,  в какой мобильный телефон будет установлена сим-карта, приобретенная организацией:  в личный телефон сотрудника либо в мобильный телефон, являющийся собственностью организации.  Однако, исходя из практики, при использовании личного мобильного телефона работником в производственных целях  целесообразно  заключить с ними договор аренды или  договор безвозмездного пользования. Это позволит  избежать  дополнительных вопросов  проверяющих.  Заключенный договор  будет являться  доказательством  того, что  телефон и сим-карта в нем используются не в личных интересах работника, а в интересах организации,  а, значит затраты на услуги связи являются экономически обоснованными.

Для подтверждения производственного характера затрат необходимо иметь детализацию счетов. В небольших организациях рекомендуется бухгалтеру  самостоятельно при отнесении  стоимости услуг на затраты провести сплошную проверку телефонных счетов. Если при большом объеме информации проверить все сплошным методом нереально, тогда целесообразно провести выборочную проверку.

 Многие организации устанавливают лимиты  расходов на услуги связи. Этот вариант проблему не решает.  По мнению автора,  неверен подход, когда организация стоимость услуг связи в пределах лимита относит на затраты, учитываемые при налогообложении, а расходы  мобильную связь  сверх лимита – либо  удерживает с работников,  либо относит на затраты, не учитываемые при налогообложении прибыли. 

Важно! Установленный лимит стоимости услуг связи говорит лишь о предельной сумме расходов, которую организация  позволяет отнести  на затраты,  но никак не подтверждает их производственную направленность.

Пример. Установлен лимит  расходов на телефонные разговоры

Для сотрудников бюро таможенного оформления организация установила  лимит  на телефонные звонки  в размере 300 мин в месяц. Сотрудник может для решения служебных вопросов использовать как весь лимит, так и 400 мин. А может и 200 мин вести разговоры по производственным вопросам  и 40 минут – на личные цели.

Вывод! Установленный лимит ни о чем не говорит и не подтверждает производственный характер затрат.

Решить вопрос разграничения затрат на мобильную связь  помогает использование  безлимитного тарифного плана.

В ряде случаев  затраты на использование безлимитного тарифа могут быть ниже стоимости звонков с  поминутной тарификацией.  Необходимо провести  анализ и сравнить на цифрах  различные тарифные планы с целью  экономического обоснования понесенных расходов.

Обратите внимание на использования мобильной связи и в нерабочее время. Здесь возможны два варианта:

1) все звонки во внерабочее время (работник находится в отпуске месяц и т.п.) не включать в затраты,  учитываемые при налогообложении прибыли

2) учитывать при налогообложении прибыли с оговоркой.

Выбирая второй вариант отражения затрат на мобильную связь, организации рекомендуется сделать обоснование производственной необходимости таких звонков. Они могут быть  оформлены,  например, служебной запиской или разработанной в организации формой  отчета и т.п.  В качестве обоснования может  служить тот факт,  что в других регионах (странах) время может не совпадать со временем в Республике Беларусь  и,  соответственно,  работник в пределах своего рабочего времени не сможет связаться с сотрудником организации-нерезидента.

Отражение расходов на телефонные переговоры во внерабочее время по производственной необходимости  в составе затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, следует утвердить  руководителю организации. Затем их можно  отразить на счетах бухгалтерского учета и учесть при налогообложении прибыли. Такой подход позволит при налоговой проверке отстоять затраты, учитываемые при налогообложении.

На практике в организациях встречается еще один  вариант  учета таких затрат, наиболее проблемный с точки зрения  обоснования затрат.  В этом случае сотрудники по служебной необходимости пользуются личным телефоном и личной сим-картой, а организация в последствии возмещает стоимость услуг  мобильной связи. В этом случае работник должен представить для возмещения понесенных затрат расшифровку оператора связи с выделением всех служебных звонков. В случаях отсутствия документов,  обосновывающих затраты на мобильную связь, произведенные  с личного телефона сотрудника, такие затраты не будут экономически обоснованными и  соответственно учитывать их при расчете на прибыль нельзя.

Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь

В бухгалтерском учете расходы на  мобильную связь отражаются следующим образом (Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102):

________________

* Организациям необходимо обратить внимание, что НДС по услугам мобильной связи, использованной работниками в личных целях, вычету не подлежит (подп. 2.15 п. 2 ст. 115, подп. 24.9 п. 24  ст. 133 НК).

Ирина Красильщикова, консультант ООО «БелАудитАльянс»