Подсказки GB.BY: лайфхаки EXCEL для бухгалтера
В настоящее время есть много программ, позволяющих автоматизировать и облегчить работу бухгалтера. Одно из первых мест справедливо занимает Microsoft Excel. Excel - это мощный инструмент для бухгалтеров, позволяющий работать эффективнее, избегать ошибок, автоматизировать множество задач.
Мы предлагаем изучить основные лайфхаки, которые помогут Вам стать более продвинутыми пользователями Excel.
Видео-инструкции EXCEL
Использование формулы СУММЕСЛИ new
Для того, чтобы просуммировать данные по одинаковым наименованиям, используется функция СУММЕСЛИ. Она позволит быстро получить результат, не используя фильтры и сортировки. Как это сделать можно увидеть в видео-файле и в шаблоне Excel, доступном для скачивания.
Использование формулы ОКРУГЛ new
Одна из самых часто используемых функций в Excel – ОКРУГЛ. Данная функция помогает округлить расчеты до любого количества символов после запятой.
Как это сделать можно увидеть в видео-файле и в шаблоне Excel, доступном для скачивания.
Использование формулы ПРОПНАЧ new
Часто в работе, при составлении ведомостей или списков сотрудников, бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда все фамилии или имена собственные написаны с маленькой буквы, а надо с большой. Переписывать вручную займет очень много времени. Поэтому можно использовать функция ПРОПНАЧ.
Как это сделать можно увидеть в видео-файле и в шаблоне Excel, доступном для скачивания.
Преобразование даты в текст new
Бывает, что при составлении отчетов необходимо преобразовать дату в текст – «вытянуть» из даты только наименование месяца или год. Для этого можно использовать функцию ТЕКСТ. Как это сделать можно увидеть в видео-файле и в шаблоне Excel, доступном для скачивания.
Пример расчетов также можно скачать в формате .xls.
Использование формулы РАЗНДАТ
Бывают ситуации, когда бухгалтеру необходимо посчитать стаж работы или возраст сотрудника, имея только дату приема на работу/ день рождения. Эту задачу можно легко решить, используя функцию разндат!
Как это сделать- смотрите в нашем видео-уроке.
Пример расчетов также можно скачать в формате .xls.
Создание сводной таблицы
Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в Excel. С их помощью можно в считанные секунды проанализировать большое количество данных. Этот инструмент позволяет собирать информацию из обычных таблиц, обработать её, сгруппировать в блоки, провести необходимые вычисления и вывести итоговый отчет. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.
Как создать быстро и легко сводные таблицы можно посмотреть в видео-файле.
Первоначальный и итоговый вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Использование формулы ЕСЛИ
В повседневной работе бухгалтер часто сталкивается с ситуациями, когда нужно перенести данные из одной таблицы в другую, проанализировать данные и принять решение. Например, необходимо составить ведомость выдачи подарков и определить, какой подарок получит каждый сотрудник ко Дню Основания Компании в зависимости от стажа работы (менее 10 лет – ежедневник, более 10 лет – подарочный сертификат). Для этого можно использовать функцию ЕСЛИ.
Алгоритм использования функции ЕСЛИ представлен в видео-файле.
Пример расчетов также можно скачать в формате .xls.
Автоподбор ширины столбцов и строк таблицы
Часто в работе бухгалтера важно не только корректно перенести данные из таблицы в таблицу путем копирования, но и сделать так, чтобы скопированная информация выглядела красиво и понятно. Для того, чтобы скопированная таблица выглядела хорошо, не нужно двигать ширину строк и столбцов вручную.
Как сделать это быстро и легко можно посмотреть в видео-файле.
Первоначальный и итоговый вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Как можно использовать функцию "ПРАВСИМВ" в EXCEL
Составляя списки и ведомости, бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда необходимо проставить пол сотрудника. Эта задача может занять много времени, если делать это вручную. Но можно использовать функцию ПРАВСИМВ. Эта функция определяет самый правый символ в заданной ячейке. Как использовать это в заданной ситуации можно посмотреть в видео-файле.
Пример расчетов также можно скачать в формате .xls.
Как объединить несколько ячеек в одну (функция СЦЕПИТЬ)
С помощью Excel можно соединить текст из разных ячеек в одну. Для этого используется функция СЦЕПИТЬ. Например, с помощью этой функции можно объединить данные о фамилиях, именах и отчествах сотрудников в одну ячейку ФИО. Как сделать это быстро и легко можно посмотреть в видео-файле.
Вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Пример объединения ячеек в одну: функция "СЦЕПИТЬ" (скачать xls)
Как перенести данные из одной таблицы в другую (функция ВПР)
Когда нужно перенести данные из одной таблицы в другую, имея общий признак, используется функция ВПР. Например, необходимо перенести должность сотрудника из готового перечня в ведомость выдачи подарков имея общий признак – столбец ФИО. Как сделать это быстро и легко можно посмотреть в видео-файле.
Пример расчетов также можно скачать в формате .xls.
Как убрать лишние пробелы в строчках таблицы EXCEL
В работе с Excel может возникнуть такая ситуация, когда необходимо создать шаблон для импорта в базу 1С так, чтобы вводимые данные полностью совпали с имеющимися в базе. Например, необходимо подготовить ведомость с указанием ФИО сотрудников. Чтобы исключить ошибки при импорте, необходимо убедиться, что между словами в ячейках стоит только один пробел. Как сделать это быстро и легко можно посмотреть в видео-файле.
Первоначальный и итоговый вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Как разделить текст по столбцам в EXCEL
Иногда в процессе работы возникает необходимость разделить текст из одного столбца по разным. Например, сделать так, чтобы ФИО сотрудника было прописано не в одной ячейке, а в 3 разных – отдельно фамилия, отдельно имя и отчество. Делать это вручную очень долго. Как сделать это быстро и легко можно посмотреть в видео-файле.
Вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Преобразование диапазона в таблицу EXCEL
Excel позволяет работать с данными в табличной форме двумя способами – просто заполняя необходимые ячейки данными и преобразуя диапазон в таблицу. Таблица в Excel – очень удобный инструмент, позволяющий легко и без ошибок сортировать данные, фильтровать информацию и рассчитывать промежуточные итоги в зависимости от проставленных фильтров. Как преобразовать диапазон в таблицу можно посмотреть в видео-файле.
Первоначальный и итоговый вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Быстрая нумерация строк в таблице EXCEL
В работе с данными в табличной форме бухгалтеру часто приходится нумеровать строки и столбцы в Excel. Делать это вручную очень времязатратно. Как сделать это быстро и легко можно посмотреть в видео-файле.
Вариант таблицы можно скачать в формате .xls для тренировки.
Горячие клавиши и функции
Горячие клавиши при работе с таблицами EXCEL
Скачать удобную памятку по использованию быстрых клавиш в формате .pdf для печати.
EXCEL быстрые клавиши (скачать pdf)
ТОП-10 функций (формул) EXCEL
Скачать для печати памятку по использованию самых популярных функций книг EXCEL.
ТОП-10 функций EXCEL для бухгалтера (скачать pdf)
