Все ли вы знаете про учет канцтоваров в 2024 году?

Важное в статье:

• Какие канцтовары учитываются как материалы
• Какие канцтовары учитываются как отдельные предметы или основные средства
• Как оприходовать канцтовары, относимые к материалам и отдельным предметам
• Пример заполнения приходного ордера
• Если канцтовары приобретены через подотчетное лицо
• Как оприходовать канцтовары, относимые к основным средствам
• Как оформить отпуск канцтоваров
• Как отразить использованные канцтовары
• Как начислять амортизацию и списывать канцтовары, учтенные в составе основных средств

Практически все организации приобретают канцелярские товары (ручки, карандаши, бумагу, папки, скоросшиватели и т.д.). Без них обойтись невозможно, они нужны в работе ежедневно. Но всегда ли правильно оформляются операции, связанные с приобретением и списанием таких активов? В предлагаемом материале – важные детали учета.

К числу канцтоваров принято относить большую группу товаров, которые используются в работе офисными работниками для письма, оформления и хранения документов. Сюда относятся бумага, скоросшиватели, файлы, папки, ручки, карандаши, скрепки, степлеры, дыроколы, ножницы и др. Однако с точки зрения бухгалтерского учета не все канцтовары учитываются одинаково, различия в учете возникли с утверждением НСБУ № 64. Теперь в зависимости от особенностей, о которых мы расскажем ниже, канцелярские товары могут учитываться в составе запасов как материалы или как отдельные предметы и в составе основных средств.

Документ: Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Запасы», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 28.12.2022 № 64 (далее – НСБУ № 64).

Какие канцтовары учитываются как материалы

Канцтовары, такие как бумага, скоросшиватели, папки, ручки, скрепки и т.п., относятся к материалам и учитываются на счете 10 «Материалы» (п. 16 Инструкции № 50). В плане счетов не выделен отдельный субсчет для учета канцтоваров. При этом организациям дано право самостоятельно открывать субсчета к счетам бухгалтерского учета по их усмотрению (часть третья п. 3 Инструкции № 50).

Документ: Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).

Аналитический учет по счету 10 ведется по местам хранения материалов, отдельным их наименованиям и материально ответственным лицам (часть двадцатая п. 16 Инструкции № 50). При этом, поскольку материалы относятся к запасам, единицей их бухгалтерского учета может являться наименование (номенклатурный номер), однородная группа (укрупненный номенклатурный номер), партия, отдельный объект (п. 3 НСБУ № 64).

Какие канцтовары учитываются как отдельные предметы или основные средства

Среди приобретенных канцтоваров могут быть, например, степлеры, дыроколы, корзины для мусора, ножницы и аналогичные товары, которые служат продолжительное время и не относятся к материалам.

Такие канцтовары учитываются:

• в составе запасов (отдельных предметов), если от их использования организацией предполагается получение экономических выгод в течение периода продолжительностью не более 12 месяцев (абз. 2 и 3 подп. 2.1, абз. 3 подп. 2.2 п. 2 НСБУ № 64);

• в составе основных средств, если от их использования организацией предполагается получение экономических выгод в течение периода продолжительностью более 12 месяцев (п. 4 Инструкции № 26).

Документ: Инструкция по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26 (далее – Инструкция № 26).

Выделение из всего состава имущества организации амортизируемого имущества (включая отнесение однотипных объектов к основным и оборотным средствам) осуществляет комиссия по проведению амортизационной политики в организации (п. 1 приложения 1 к Инструкции № 37/18/6).

Документ: Инструкция о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденная постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6 (далее – Инструкция № 37/18/6).

Как оприходовать канцтовары, относимые к материалам и отдельным предметам

Как правило, организации приобретают канцтовары у сторонних организаций, нередко в розничной торговой сети. Причем такую операцию можно провести в т.ч. через подотчетное лицо.

При покупке канцтоваров с использованием безналичной формы расчетов основанием для приемки и оприходования материалов являются сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др.).

На практике при приемке и оприходовании поступающих канцтоваров в подотчет материально ответственному лицу при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству), как правило, оформляется приходный ордер. Заметим, что допускается оприходование активов и на основании сопроводительных документов без оформления приходного ордера.

Бланк приходного ордера законодательством не утвержден. Организация самостоятельно разрабатывает бланк данного документа и включает его в альбом первичных учетных документов (ПУД), используемых организацией в своей работе. Данный альбом с образцами ПУД закрепляется в учетной политике организации (абз. 24 ст. 1, п. 4 ст. 9, п. 1 ст. 10 Закона № 57-З). Напомним, эти документы должны иметь все реквизиты ПУД, приведенные в ст. 10 Закона № 57-З.

Документ: Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Справочно: к таким сведения относятся:

– наименование документа, дата его составления;

– наименование организации, являющейся участником хозяйственной операции;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Приходные ордера (акты о приемке материалов) составляются в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные для приемки поступающих товаров сроки.

Пример заполнения приходного ордера

Организация: ООО «Мечта»

Структурное подразделенияе_______________________________________________________

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № _______

Данная хозяйственная операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом (см. табл. 1):

Таблица 1

Если канцтовары приобретены через подотчетное лицо

При приобретении канцтоваров через подотчетное лицо происходит, как правило, предварительное обеспечение его авансом на предстоящие расходы. Выдача наличных белорусских рублей под отчет для совершения текущих операций, в т.ч. полученных при использовании личных и корпоративных дебетовых карточек, осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 67 Инструкции № 472).

Документ: Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.12.2023 № 472 (далее – Инструкция № 472).

Допускается использование личных денежных средств работника в белорусских рублях для приобретения товаров (п. 68 Инструкции № 472). Иными словами, работник может расходовать как деньги нанимателя, так и свои личные на цели, определенные руководителем организации.

Работник, получивший под отчет и израсходовавший денежные средства в белорусских рублях для покупки канцтоваров, должен (часть первая п. 82 Инструкции № 472):

– представить в бухгалтерию не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (перечислены), отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов;

– возвратить неизрасходованные денежные средства.

Работник, израсходовавший белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, также обязан не позднее 15 рабочих дней, только уже со дня приобретения товаров, исключая день приобретения, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (часть вторая п. 82 Инструкции № 472).

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерию организации следующими способами:

– на бумаге работником лично;

– посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления);

– с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

– посредством электронной почты.

Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерию лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (п. 85 Инструкции № 472).

Отчет является ПУД. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к ПУД.

Разработанная или используемая форма отчета включается в учетную политику организации (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Оприходование канцтоваров, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению канцтоваров, в частности, являются (п. 84 Инструкции № 472):

– платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП) продавца, сквозной порядковый номер платежного документа, дату и время совершения кассовой операции, наименование, количество (если не равно единице) и сумму продажи товара, итого общую стоимость товаров по платежному документу к оплате. В случае отсутствия в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров, являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров, содержащий наименование продавца, УНП, дату продажи товара, наименование, количество и цену товара, сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров, с указанием должности, фамилии и инициалов;

– платежный документ и карт-чек (чек, иной документ, подтверждающий оплату приобретенного товара в случае инициирования платежа по текущим операциям в безналичной форме с использованием кассового оборудования и банковских платежных карточек либо иных платежных инструментов.

На основании сданного отчета и приложенных к нему документов может оформляться приходный ордер, в соответствии с которым данную хозяйственную операцию отражают следующим образом (см. табл. 2):

Таблица 2

Важно! Покупатели, приобретающие товары через подотчетных лиц у продавцов, указавших в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, в документах, применяемых при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, ставку и сумму НДС, вправе заявить в произвольной форме требование о выставлении в их адрес продавцами этих товаров (работ, услуг) ЭСЧФ, если с даты выписки (выдачи) продавцом документов не истекло 30 календарных дней (часть вторая п. 6 ст. 131 НК).

Документ: Налоговый кодекс Республики Беларусь.

Как оприходовать канцтовары, относимые к основным средствам

Поступление канцтоваров, принимаемых к учету как основные средства, относимые к инвентарю, хозяйственным принадлежностям, инструментам, специальной оснастке, может оформляться:

• актом о приеме-передаче основных средств;

• ПУД, форма которого установлена законодательством, а при отсутствии формы, установленной законодательством, она может быть разработана и утверждена организацией самостоятельно (часть третья п. 2 Инструкции № 23).

Документ: Инструкция о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 № 23.

Данную хозяйственную операцию отражают следующим образом (см. табл. 3):

Таблица 3

Как оформить отпуск канцтоваров

Факт отпуска любых канцтоваров из мест хранения (со склада и т.п.) в конкретный отдел, подразделение, на рабочее место оформляют ПУД. Им может быть требование-накладная, ведомость или любой другой предусмотренный учетной политикой документ, приемлемый для организации и содержащий все обязательные для ПУД сведения.

Приведем пример такого документа.

ООО «Мечта»

ВЕДОМОСТЬ

на выдачу канцелярских товаров

За октябрь 2024 г.

Склад: Материалы

Отпуск произвел ___________                    кладовщик          Иванов П.О.

Списание канцтоваров можно оформить актом на списание материалов. Приведем пример такого документа.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Мечта»

  Кузьмич                         В.Г.Кузьмич
^{(подпись)                      (инициалы, фамилия)}
«31» октября 2024 г.

АКТ № 4
на списание материалов

г. Минск

Комиссия в составе:

председателя комиссии:

заместителя директора     Максимовой О.Б.

членов комиссии:

главного инженера     Ковалева А.М.

бухгалтера по материалам     Мурашко И.М.

секретаря     Орловой Н.В.

назначенная приказом от 03.01.2024 № 10 установила, что в октябре 2024 г. на производственные цели были использованы следующие материалы:

Акт составлен 31 октября 2024 г.

Как отразить использованные канцтовары

Канцтовары, учитываемые в качестве материалов, списываются, как правило, при их выдаче для использования. Расходы на приобретение канцелярских товаров признаются расходами по текущей деятельности и учитываются на счетах учета затрат в зависимости от осуществляемой деятельности и от того, какие затраты они формируют.

В учете хозяйственные операции отражают следующим образом (см. табл. 4):

Таблица 4

Как начислять амортизацию и списывать канцтовары, учтенные в составе основных средств

По канцелярским товарам, принимаемым к учету в качестве основных средств в виде инвентаря, хозяйственных принадлежностей, инструментов, специальной оснастки (специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования), организации вправе не применять нормы Инструкции № 37/18/6, если порядок начисления амортизации этих основных средств установлен положением об учетной политике организации (часть вторая п. 1 Инструкции № 37/18/6). Если же порядок начисления амортизации учетной политикой не установлен, то нормы Инструкции № 37/18/6 применяются в полном объеме.

Учетной политикой могут быть предусмотрены различные варианты начисления амортизации по таким объектам, например:

– в размере 100 % при вводе в эксплуатацию;

– ежемесячно, в течение периода использования;

– в размере 50 % стоимости при вводе в эксплуатацию и 50 % стоимости при выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью и др.

Канцтовары, учтенные в составе основных средств, списываются с учета при их выбытии из эксплуатации в связи с непригодностью для дальнейшего использования. Решение о списании принимает комиссия, на основании чего оформляется акт о списании имущества (п. 28 Инструкции № 26). Форма такого акта для организаций республиканской формы собственности установлена в приложении к постановлению № 74.

Документ: постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 13.12.2019 № 74 «Об установлении формы акта о списании имущества и учете остаточной (ликвидационной) стоимости имущества, находящегося в собственности Республики Беларусь».

Другие организации могут разработать документ на списание самостоятельно с учетом требований п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

В учете рассматриваемые хозяйственные операции отражают следующим образом (см. табл. 5):

Таблица 5

Редакция рекомендует:

• Можно ли списать канцтовары в состав расходов в момент их приобретения?
• Как правильно оформить внутреннее перемещение ТМЦ
• Совет применить условную оценку запасов. Когда он приемлем?
• Отнесение активов к основным средствам или запасам
• Оценка выбывающих запасов
• Особый порядок начисления амортизации
• Списание электрочайника, не подлежащего ремонту

Наталья Эсэнкая, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»