Путевые листы в 2024 году

Важное в статье:

1. Путевой лист и необходимость его использования
2. Разработка собственной формы путевого листа
3. Внесение исправлений в данные путевых листов
4. Сроки хранения путевых листов

1. Путевой лист и необходимость его использования

Обязательное использование путевых листов на территории Беларуси отменено с 26 февраля 2018 г. (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета № 7).

Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства».

Однако факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально. Это необходимо в т.ч. для целей налогообложения прибыли организации, так как важно подтвердить производственный характер использования автомобилей.

Каждая хозяйственная операция оформляется первичным учетным документом (далее – ПУД) (Закон № 57-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Путевые листы и ранее не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись ПУД для списания топлива на затраты. Основанием для списания горюче-смазочных средств (далее – ГСМ) на затраты производства ранее служили накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период.

Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З. Разработанные организацией для применения формы ПУД включаются в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Таким образом, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля, которые при необходимости используют для составления ПУД, на основании которого списывают стоимость топлива на затраты.

Таким документом может быть путевой лист. В качестве его формы можно использовать ранее утвержденные формы путевых листов, либо организации могут самостоятельно разработать его форму. В любом случае используемые формы должны быть утверждены руководителем.

2. Разработка собственной формы путевого листа

Как уже говорилось выше, организация может разработать форму путевого листа и правила его оформления. При создании формы путевого листа и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться.

В документе целесообразно предусмотреть следующее:

· время выезда и возвращение автомобиля;

· показания спидометра;

· пробег;

· движение топлива;

· информацию об исправности автомобиля;

· допуск водителя к управлению;

· принятие и сдача автомобиля водителем;

· иные необходимые организации сведения.

Данные о показаниях спидометра при выезде и по возвращении в путевом листе являются обязательными, так как на их основании производится расчет затрат на ГСМ.

Нормы расхода топлива легковым автомобилем устанавливают на 100 км пробега. Учет норм топлива организация ведет в литрах с точностью, определенной учетной политикой.

Расход топлива при его оперативном учете обычно рассчитывается как разность между остатками топлива в баке автомобиля на начало и конец дня плюс количество заправленного топлива.

Стоимость топлива, израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в бухучете в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 в зависимости от направления использования этих транспортных средств.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм. Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

Степень детализации маршрута следования в путевом листе организация определяет самостоятельно с учетом потребности в такой информации.

Путевой лист легкового автомобиля может заполняться один за календарный месяц (неделю, декаду) с детализацией информации в разрезе дней или на каждый день отдельный.

Разработанная форма путевого листа и правил его заполнения утверждается руководителем организации.

3. Внесение исправлений в данные путевых листов

С учетом того, что путевые листы не являются ПУД, поскольку не содержат всех необходимых реквизитов для признания их ПУД, а также не являются бланками строгой отчетности, важно знать, как правильно вносить в них исправления.

ПУД для списания топлива составляются на основании путевых листов, поэтому вносить исправления в данные путевых листов нужно так же, как в данные ПУД.

Справочно: порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением ПУД, формы которых утверждает Нацбанк) определяется Минфином Республики Беларусь (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Такой порядок определен, например, для бланков строгой отчетности. Им же целесообразно руководствоваться и при внесении исправлений в ПУД, не являющиеся бланками строгой отчетности, по которым законодательством не определен порядок внесения исправлений. А в нашем случае – и для путевых листов.

Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Ошибочные записи исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, производит оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п. 4 Инструкции № 196).

Документ:

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

4. Сроки хранения путевых листов

Путевые листы и журналы учета путевых листов имеют сроки хранения, оговоренные в гл. 50 «Транспортное обслуживание» перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (см. таблицу).

Читайте статьи по этой теме:

· Объект контроля – документальное оформление списания топлива на затраты

· Топливо: как нормировать и списывать правильно

· Организация использует транспорт: нюансы бухгалтерского и налогового учета

· Выявлено несоответствие остатка топлива в баке автомобиля с данными в путевом листе

· Списание стоимости израсходованного топлива

· Оформление товарно-транспортной накладной

· Возможны ли исправления в путевых листах