Как правильно организовать контроль
Эффективность любых контрольных мероприятий зависит от рациональности последовательных действий проверяющих. Проверку выплат, производимых на основе среднего заработка, следует осуществлять пошагово.
Прежде всего необходимо изучить все изменения, вносимые в НПА, регулирующие проверяемые вопросы, на протяжении анализируемого периода.
Случаи освобождения от работы с сохранением среднего заработка |*| регламентируются ТК [1]. Порядок исчисления среднего заработка установлен Инструкцией № 47 [2].
* Две непростые ситуации из практики по расчету среднего заработка
Шаг 1. Изучение распорядительных и учетных документов, послуживших основанием для выплаты работнику среднего заработка
Варианты проверок
Следует изучить программный комплекс, применяемый в организации при начислении заработной платы, и справочник видов начислений.
В крупных организациях осуществить сплошную проверку всех выплат в разумные сроки невозможно. В таких случаях целесообразно комбинировать выборочную проверку с проверкой сплошным методом.
Методом выборочной проверки имеет смысл проверять наиболее распространенные виды начислений, такие как сохранение заработка за время:
• трудовых, социальных отпусков;
• нахождения в служебных командировках, на обучении.
Целесообразно проверить сплошным методом выплаты, которые осуществляются эпизодически:
– за время освобождения от работы в связи с исполнением государственных и общественных обязанностей;
– время прохождения медицинских осмотров;
– предоставление дополнительного свободного дня отдельным категориям родителей;
– время военных сборов и т.д.
Эти документы нужно изучить
Необходимо изучить следующие документы:
1) приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении трудовых (социальных) отпусков, отзыве из отпусков, выплате компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, направлении работников в служебную командировку, на обучение, освобождении от работы по иным основаниям.
Данными документами бухгалтер руководствуется при выборе порядка расчета сохраняемого среднего заработка и определении количества дней, за который заработок сохраняется;
2) документы, послужившие основанием для издания приведенных выше приказов (распоряжений) (вызовы на учебные сессии, повестки на военные сборы, вызовы в суд, иные оправдательные документы, подтверждающие право работника на освобождение от работы с сохранением среднего заработка).
Так устанавливается обоснованность издания приказов (распоряжений), освобождения от работы с сохранением среднего заработка, определение в распорядительных документах количества дней освобождения от работы.
Ошибка. Согласно приказу руководителя организации работник освобожден от работы с сохранением среднего заработка в связи с призывом на военные сборы. Основанием для издания приказа явилась повестка военного комиссариата, в которой указано, что работник, проходящий службу в резерве, призван для прохождения очередного этапа занятий и учебных сборов.
Выплата среднего заработка в такой ситуации является необоснованной. Работнику следовало предоставить кратковременный отпуск без сохранения среднего заработка (либо трудовой отпуск – по его желанию).
Так, согласно ст. 1 Закона № 1914-XII [3] служба в резерве является разновидностью воинской службы.
Службу в резерве необходимо отличать от военных и специальных сборов в период состояния в запасе Вооруженных Сил Республики Беларусь или других войск и воинских формирований Республики Беларусь, за время которых согласно ст. 339 ТК военнообязанным, призванным на такие сборы, выплачивается средний заработок за все рабочие дни по месту работы.
На время прохождения резервистами занятий и учебных сборов руководители организаций по месту их работы обязаны предоставлять резервистам кратковременные отпуска без сохранения заработной платы (часть четвертая ст. 62 Закона № 1914-XII);
3) табели учета рабочего времени. Указанные документы должны содержать достоверные сведения об использовании рабочего времени. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время (часть четвертая ст. 133 ТК). В составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время (часть шестая ст. 133 ТК).
Важно! В законодательстве не регламентированы порядок составления табеля учета рабочего времени и применяемые условные обозначения. Организация вправе самостоятельно разработать форму табеля учета рабочего времени и порядок его ведения, которые должны учитывать требования, предусмотренные ст. 133 ТК;
4) документы, подтверждающие фактическое пребывание работника в служебной командировке (командировочные удостоверения (в случае их применения в организации), задания на командировку, отчеты об израсходованных суммах и т.д.);
5) документы, подтверждающие нахождение работников на учебных сессиях в учреждениях образования (в случае предоставления социального отпуска на период обучения);
6) иные документы с учетом специфики деятельности организации.
Шаг 2. Проверка правильности расчета среднедневного (среднечасового) заработка
Какие ошибки может выявить проверка программы
В большинстве организаций выплаты на основе среднего заработка рассчитываются автоматически посредством применения бухгалтерских программ. Отдельные программы построены таким образом, что бухгалтер имеет возможность самостоятельно вносить корректировки в алгоритм расчетов (например, вносить коррективы в справочники видов выплат, учитываемых при определении среднего заработка).
При изучении программ возможно установить наличие системных ошибок в осуществлении расчетов, в т.ч. на этапе сверки указанного выше справочника с перечнем выплат, приведенным в приложении к Инструкции № 47 (далее – Перечень № 47). Так, в расчете программы могут ошибочно учитываться отдельные виды выплат, которые не должны участвовать при исчислении среднего заработка, и наоборот.
Обычно расчеты сумм выплат на основе среднего заработка, вносимых в лицевые счета работников, выводятся на бумажный носитель и хранятся вместе с документами по начислению заработной платы. Их необходимо проверить.
На данном этапе проверяют:
1) правильность определения расчетного периода (временной отрезок, учитываемый при исчислении среднего заработка);
2) правильность учета видов оплаты труда, начисленных в расчетном периоде, при исчислении среднедневного (среднечасового) заработка;
3) правильность применения поправочных коэффициентов;
4) правильность определения количества дней, на которое делится принимаемый к расчету заработок.
Напомним, что Инструкцией № 47 установлены 2 разных подхода к исчислению среднего заработка:
– сохраняемого за работниками за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с получением образования) отпусков (в т.ч. для определения размера денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск) – гл. 2, 4 Инструкции № 47;
– для оплаты времени выполнения государственных и общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством, – гл. 3, 4 Инструкции № 47.
Проверка расчета среднедневного заработка при исчислении отпускных
Средний заработок при расчете отпускных исчисляется на основе среднедневного заработка, который определяют путем деления заработной платы, начисленной работнику за месяцы, принимаемые для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время отпуска, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, равное 29,7 (п. 6 Инструкции № 47).
Рассмотрим, на что необходимо обратить внимание при проверке.
1. Расчетный период.
Для расчета среднедневного заработка по общему правилу принимается заработная плата, начисленная работнику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, независимо от того, за какой рабочий год предоставляется отпуск (п. 5 Инструкции № 47). Случаи, когда в качестве расчетного принимается период иной продолжительности, определены пп. 9–12, 14 Инструкции № 47.
2. Виды выплат, учитываемые при исчислении среднего заработка.
В п. 3 Перечня № 47 указаны виды выплат, неучитываемые при исчислении среднего заработка.
По общему правилу при расчете среднего заработка заработная плата учитывается в тех месяцах, за которые она начислена. При этом отдельные виды выплат в соответствии с п. 15 Инструкции № 47 учитываются в месяце, на который они приходятся согласно лицевому счету, в т.ч.:
– премии, авторские (постановочные) вознаграждения, обусловленные системами оплаты труда в организациях;
– суммы индексации заработной платы;
– доплаты до размера минимальной заработной платы;
– вознаграждения, в т.ч. по итогам работы за год, за выслугу лет;
– единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам государственных органов, а также государственных учреждений и иных государственных организаций, обеспечивающих деятельность Президента и государственных органов;
– другие единовременные выплаты по итогам работы за год.
Вознаграждения по итогам работы за год и другие единовременные выплаты по результатам работы за год учитываются при исчислении среднего заработка пропорционально месяцам, оставшимся для его исчисления по отношению к периоду, принимаемому для исчисления среднего заработка.
Единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам государственных органов, учитывается при исчислении среднего заработка:
• при выплате его в полном размере – пропорционально месяцам, оставшимся для исчисления среднего заработка |*| по отношению к 12-месячному периоду;
• при выплате его пропорционально отработанному времени – пропорционально месяцам, оставшимся для исчисления среднего заработка по отношению к периоду, за который произведена выплата единовременного пособия на оздоровление.
При этом для исчисления среднего заработка принимается последняя единовременная выплата по каждому из оснований, произведенная в принимаемом для исчисления периоде (п. 16 Инструкции № 47).
3. Поправочные коэффициенты.
Исчисление среднего заработка производится с применением поправочных коэффициентов, если в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, или в периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка, повышался размер:
– у государственных служащих – базового оклада, используемого при установлении им должностных окладов;
– работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – базовой ставки, устанавливаемой Советом Министров;
– работников иных нанимателей:
тарифной ставки (тарифного оклада) – при условиях оплаты труда у нанимателя без применения тарифной ставки 1-го разряда. При этом тарифная ставка (тарифный оклад) работника принимается без учета повышений, предусмотренных законодательством, ЛПА нанимателя;
тарифной ставки 1-го разряда – при условиях оплаты труда, установленных у нанимателя, с применением тарифной ставки 1-го разряда (п. 26 Инструкции № 47).
Порядок применения поправочных коэффициентов установлен гл. 4 Инструкции № 47.
Проверка расчета среднедневного (среднечасового) заработка в иных случаях
Средний заработок исчисляется на основе среднедневного или среднечасового (в зависимости от принятого способа учета рабочего времени) заработка, который определяется делением начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы) (п. 19 Инструкции № 47).
1. Расчетный период.
По общему правилу принимается заработная плата работника за 2 календарных месяца работы |*| (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала выплат (месяцу увольнения), для оплаты времени выполнения государственных или общественных обязанностей, переезда на работу в другую местность, вынужденного прогула в случаях восстановления работника на прежней работе, определения размера выходного пособия и других случаев, предусмотренных законодательством (часть первая п. 18 Инструкции № 47). Особенности, которые следует учитывать при определении продолжительности расчетного периода в отдельных случаях, определены пп. 20–23 Инструкции № 47.
* В каких случаях и как рассчитывается средний заработок за 2 месяца
2. Виды выплат, учитываемые при исчислении среднего заработка.
При исчислении среднего заработка в расчет принимается начисленная заработная плата с учетом выплат, предусмотренных п. 1 Перечня № 47 (часть вторая п. 18 Инструкции № 47).
По общему правилу при расчете среднего заработка заработная плата учитывается в тех месяцах, за которые она начислена. Особенности включения в расчет отдельных видов выплат (ежемесячные премии, авторские (постановочные) вознаграждения, обусловленные системами оплаты труда, действующими у нанимателя, единовременные премии, суммы индексации заработной платы; ежемесячные премии, начисленные пропорционально отработанному времени и прошедшие по лицевому счету в текущем месяце; выплаты, осуществляемые за год в целом, полугодие или 3 месяца) установлены п. 24 Инструкции № 47.
В частности, в отличие от расчета среднедневного заработка для выплаты отпускных, выплаты, осуществляемые за год в целом, полугодие или 3 месяца, учитываются в следующем порядке:
– вознаграждения по итогам работы за год, за выслугу лет, единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам государственных органов, и другие единовременные выплаты по результатам работы за год учитываются в составе начисленной заработной платы каждого месяца в размере 1/12 от общей суммы;
– выплаты, производимые за 6 (3) месяцев или за иные периоды (краткосрочные бонусы, квартальные, полугодовые премии и др.), учитываются в составе начисленной заработной платы каждого месяца в размере соответственно 1/6 (1/3) от общей суммы и т.д. (абз. 4 и 5 части первой п. 24 Инструкции № 47).
При этом для исчисления среднего заработка принимается последняя произведенная выплата и учитывается при исчислении среднего заработка в месяцах в течение года (6 (3) месяцев и иных периодов) пропорционально отработанному времени начиная с месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету (части вторая и третья п. 24 Инструкции № 47).
3. Поправочные коэффициенты.
Применяются в таком же порядке, что и при расчете отпускных. Исключение составляют особенности, предусмотренные для случаев выплаты среднего заработка за время вынужденного прогула и выплаты выходного пособия (пп. 30, 32 Инструкции № 47).
Шаг 3. Проверка правильности расчета итоговой суммы, подлежащей начислению
Проверяем итоговые суммы выплат, отраженные в лицевых счетах работников, а также иные необходимые для расчета данной суммы сведения. Нужно установить, правильно ли определено количество дней (часов), подлежащих оплате.
Так, средний заработок за время трудового отпуска определяется путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска (п. 6 Инструкции № 47). Количество календарных дней отпуска указывается в приказе (распоряжении) руководителя организации.
Ошибка. Включение в период трудового отпуска государственных праздников и праздничных дней. Указанные дни в число календарных дней трудового отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 151 ТК).
Средний заработок для оплаты времени выполнения государственных и общественных обязанностей, за время нахождения в служебной командировке и в иных случаях освобождения от работы в соответствии с законодательством определяется умножением среднедневного (среднечасового) заработка на количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате (часть первая п. 19 Инструкции № 47). Количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате, определяется на основании табеля учета рабочего времени, установленного графика работ и оправдательных документов.
Начисления за время служебной командировки осуществляются с учетом требований ст. 95 ТК. В частности, сохраняется заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. Исходя из этого сумма начислений может быть выше среднего заработка, рассчитанного в соответствии с законодательством (например, если заработная плата, начисленная в общем порядке, превысит размер среднего заработка).
При выплате выходного пособия в размере 2-недельного среднего заработка |*| среднедневной (среднечасовой) заработок умножается на полную норму продолжительности рабочего времени за 2 недели (при 5-дневной рабочей неделе – на 10 дней, при 6-дневной рабочей неделе – на 12 дней) (часть третья п. 19 Инструкции № 47).
* Расчет среднего заработка работнику, которому установлено неполное рабочее время
Для определения размеров выходного пособия, а также при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, среднемесячный заработок исчисляют путем деления суммы заработной платы, начисленной работнику за принятый в данном случае период, на 2 с учетом особенностей, предусмотренных п. 25 Инструкции № 47.
