Организацию обязаны уведомить о выборочной проверке
О назначении выборочной проверки проверяемая организация уведомляется письменно – не позднее чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения.
Уведомление направляется по последнему известному контролирующему (надзорному) органу месту нахождения (жительства) проверяемого субъекта и считается полученным им по истечении 3 дней со дня его направления (п. 22 Положения № 510 [1]).
В уведомлении должны быть указаны:
– наименование контролирующего (надзорного) органа, который будет проводить проверку (в нашем случае это Департамент);
– наименование проверяемой организации (филиала, обособленного подразделения и т.д.).
При отсутствии наименования у проверяемого обособленного подразделения указывается адрес его места нахождения;
– месяц начала проверки;
– проверяемый период или проверяемые периоды, если они не совпадают для различных вопросов, подлежащих проверке (могут указываться в перечне вопросов, подлежащих проверке);
– указание на основание проведения проверки (пункт плана выборочных проверок);
– исчерпывающий перечень вопросов, подлежащих проверке (п. 23 Положения № 510 ).
Что касается внеплановой проверки, то обязанность по направлению уведомления проверяемой организации о ее проведении законодательно не закреплена.
Справочно: форма уведомления о проведении проверки утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383.
От редакции
О том, что организация может быть проверена, можно узнать и раньше. Для этого необходимо следить за информацией, размещаемой на официальном сайте КГК (www.kgk.gov.by).
На этом сайте планы выборочных проверок приводятся в разрезе областей и г. Минска.
Быстро найти себя в общем списке субъектов, подлежащих проверке, можно через УНП или наименование, используя поисковый фильтр в соответствующей графе.
Информацию на данном сайте надо отслеживать постоянно, поскольку в него могут быть внесены изменения: например, об изменении срока проведения проверки, подключении контролирующего (надзорного) органа в качестве соисполнителя.
Как подготовиться к проверке Департамента
1. Провести разъяснительную работу с работниками.
Если это выборочная проверка, то руководителю проверяемой организации известна информация о месяце проведения проверки (из сайта КГК), а после получения уведомления – и о проверяемых вопросах.
Поэтому в указанном случае целесообразно провести собрание с трудовым коллективом, распределить обязанности, проинструктировать работников, которые будут непосредственно участвовать в проверке.
Если же это внеплановая проверка, то можно организовать совещание с руководителями структурных подразделений, чтобы в дальнейшем они довели до сведения подчиненных о назначении и проведении контрольными (надзорными) органами проверки.
2. Проверить и упорядочить документы, которые будут являться объектом проверки.
Если известен предмет проверки, заблаговременно изучите в очередной раз документы организации, которые могут потребовать при проверке, проверьте, нет ли в них ошибок, опечаток, которые могут значительно изменить ход проверки. По возможности откорректируйте документы, прекратите продолжение противоправного деяния, желательно до начала проведения проверки (в добровольном порядке исполните возложенную обязанность, за неисполнение которой может быть наложено административное взыскание).
Важно! Не переделывайте документы, чтобы исправить в них ошибки! Вся документация в организациях взаимосвязана между собой, а также с действиями должностных лиц. Нестыковки при подмене документов будут очевидны.
Например, в приказе о предоставлении социального отпуска без сохранения заработной платы |*| неверно указали дату его начала, но при этом верно учли фактически отработанное работником время, что подтверждается документами учета рабочего времени (табелем использования рабочего времени, отметками работника в документах по явке на работу и уходу с нее и т.д.). Не следует перепечатывать прежний приказ, поскольку его копия могла быть передана работнику или в другие структурные подразделения (бухгалтерию, экономистам, руководителю структурного подразделения), сведения из приказа могут быть указаны в других документах.
* Как не ошибиться в расчете заработной платы в отдельных ситуациях
Лучше будет издать приказ текущей датой о внесении изменений в прошлый распорядительный документ, ознакомить с ним работника (желательно под роспись). Тем самым ошибка будет устранена самостоятельно, а не по требованию проверяющего.
Какие документы должен предъявить государственный инспектор Департамента до начала проверки?
Порядок допуска проверяющего в проверяемую организацию изложен в п. 38 Положения № 510 .
Проверяющие должны предъявить:
– служебные удостоверения;
– предписание на проведение проверки проверяемой организации (в отношении объектов, допуск на которые ограничен в соответствии с законодательством, – иных документов, предусмотренных законодательством для допуска на объекты на проверку).
При недопущении проверяющих на объект проверки ими составляется акт.
При отказе проверяемого субъекта или его представителя подписать акт в нем делается соответствующая запись.
Препятствие проведению проверки может повлечь за собой иные меры воздействия.
Какими правами обладает государственный инспектор Департамента
Должностные лица Департамента, являющиеся государственными инспекторами, имеют право знакомиться с документами, ведение которых предписано законодательством о труде |*| и об охране труда, для проверки их соответствия законодательству, получать копии этих документов, если на это отсутствуют установленные законодательством ограничения (подп. 9.2 п. 9 Положения [2]).
Помимо изучения документации проверяемой организации проверяющие Департамента в ходе проведения проверок вправе:
– осуществлять посещение и осмотр территории, служебных, производственных и иных помещений (объектов) проверяемой организации;
– проверять у представителей проверяемой организации документы, удостоверяющие личность, и (или) документы, подтверждающие полномочия;
– истребовать и получать от проверяемой организации необходимых для проверки документов (их копий, выписок из них), в т.ч. в электронном виде, иной информации, касающейся его деятельности и имущества;
– истребовать в пределах своей компетенции на безвозмездной основе у государственных органов, иных организаций и физических лиц, обладающих информацией и (или) документами, имеющими отношение к деятельности и (или) имуществу проверяемой организации, необходимой для проверки информации и (или) документов;
– привлекать экспертов, специалистов, назначать экспертизы (исследования);
– получать доступ в пределах своей компетенции к базам и банкам данных проверяемой организации с учетом требований законодательства об информации, информатизации и защите информации;
– вызывать в Департамент представителей проверяемой организации, а также других лиц, имеющих документы и (или) информацию о деятельности такой организации;
– использовать при проведении проверки технических средств, в т.ч. аппаратуры, осуществляющей звуко- и видеозапись, кино- и фотосъемку, ксерокопирование, устройств для сканирования документов, идентификаторов скрытых изображений, для надзора за соблюдением законо-дательства о труде и об охране труда, сбора и фиксации доказательств, подтверждающих факты правонарушений;
– изымать у проверяемой организации подлинники документов (иных носителей информации), имеющих отношение к выявленным нарушениям, а также для проведения экспертизы (исследования) документы, иные носители информации в целях установления их подлинности на срок, не превышающий срок проведения проверки (кроме случаев передачи подлинников документов (иных носителей информации) в органы уголовного преследования и суды или использования их в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении), либо истребование выписок из них или копий;
– истребовать письменные и устные объяснения (разъяснения) от представителей проверяемой организации, иных лиц по вопросам, возникающим в ходе проведения проверки;
– проводить отбор проб и образцов продукции и направлять их в аккредитованные испытательные центры (лаборатории) для определения ее соответствия требованиям технических нормативных правовых актов;
– иные способы выявления и пресечения нарушений законодательства о труде и об охране труда |*|.
Важно! Проверяемая организация может отказать только в представлении документов, сведений, материалов, которые не относятся к вопросам, подлежащим проверке.
Например, проверяющий пришел, чтобы удостовериться в выполнении каждого пункта требования (предписания) об устранении нарушений. Истребованы могут быть документы, относящиеся к вопросу устранения нарушения. В такой ситуации рекомендуем при направлении ответа на требование (предписание) прилагать заверенные в надлежащем порядке копии документов, подтверждающих выполнение каждого пункта. Если документально подтвердить устранение нарушений не представляется возможным, не препятствуйте проверяющему выполнять его работу и производить изучение документов, осмотр территории, зданий, сооружений, цехов, оборудования и др.
Также представитель проверяемой организации вправе выяснить или уточнить необходимость представления определенных документов, осмотра территории и т.д. Однако следует производить эти действия вежливо и тактично, чтобы не усматривались признаки противодействия проверяющему.
Надо ли представлять документы, которые, по мнению организации, имеют значение для проверки, но проверяющий их не истребовал?
Полагаем, что не будет лишним представить те документы, которые имеют значение при выяснении всех обстоятельств дела. Этим вы, возможно, поможете проверяющему объективно взглянуть на ситуацию. Более того, представленное может помочь доказать, что проверяемой организацией и ее должностными лицами принимались все возможные меры по недопущению того или иного нарушения.
Вышеуказанный совет не противоречит рекомендации представлять только те материалы, которые относятся к проверяемым вопросам. Проверяющему не известна система документооборота организации, особенно если процедура оформления четко не изложена в нормативных правовых актах.
Например, в организации привлечение к работе в выходной день должно оформляться:
– приказом нанимателя, в котором в строке «с приказом ознакомлен» будет стоять подпись работника;
– уведомлением о необходимости выхода на работу в выходной день, в котором работник выражает свое волеизъявление.
Такое уведомление направляется работнику до издания нанимателем приказа.
В отсутствие уведомления работника, в котором будет указано согласие, проверяющий расценит, что работника привлекли к работе в выходной день без его согласия.
Однако представление нанимателем вышеуказанного документа (уведомления) позволит доказать правомерность действий нанимателя.
Справочно: в приказе нанимателя допустимы:
– запись работника о том, что он согласен на привлечение к работе в выходной день;
– указание на то, каким образом будет компенсирована такая работа (предоставлением другого дня отдыха или произведением доплаты за работу в выходной день).
Выявленные в ходе проверки нарушения оформляются актом проверки
По результатам проведения внеплановой или выборочной проверки в течение 5 рабочих дней инспекторами структурного подразделения Департамента составляются:
Акт (справка) вручается проверенной организации в течение 2 рабочих дней.
Если у проверяемой организации имеются возражения по акту проверки, то об этом делается запись перед подписью и не позднее 15 рабочих дней со дня подписания акта возражения представляются в письменном виде в структурный орган Департамента, который осуществлял проверку.
Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, изучается проверяющим, и по ним в течение 15 рабочих дней составляется письменное заключение, которое направляется проверяемому субъекту заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается проверяемому субъекту или его представителю под роспись (п. 71 Положения № 510 ).
Руководителями структурных подразделений Департамента по результатам рассмотрения акта проверки, составленного по окончании проведения проверки, выносится решение и (или) требование (предписание) об устранении нарушений, выявленных при проверке.
Проверенная организация обязана устранить выявленные нарушения
На основании акта, составленного по результатам проведения проверки, выносится решение по акту проверки и (или) требование (предписание) об устранении нарушений, установленных в ходе проведения проверки |*|.
* Информация и рекомендации о том, как пройти налоговую проверку без потерь
Данные документы составляются и вручаются в течение 30 рабочих дней со дня вручения (направления) акта проверенной организации или ее представителю, а в случае подачи возражений – в течение 30 рабочих дней со дня вручения (направления) проверенной организации или ее представителю заключения по этим возражениям (п. 73 Положения № 510 ).
Решение по акту проверки, требование (предписание) об устранении нарушений являются обязательными для исполнения проверенной организацией.
Проверенная организация обязана:
1) письменно сообщить о выполнении каждого пункта требования (предписания) об устранении нарушений:
– в сроки, установленные в этом требовании (предписании);
– контролирующему (надзорному) органу, проводившему проверку;
– с приложением подтверждающих документов;
2) предоставить этому контролирующему (надзорному) органу возможность удостовериться на месте в устранении нарушений.
Важно! Организация вправе обжаловать решение по акту проверки, требование (предписание) об устранении нарушений, действия (бездействие) проверяющих требования (предписания).
Для этого необходимо обратиться в вышестоящий контролирующий (надзорный) орган или к вышестоящему должностному лицу, которому проверяющие непосредственно подчинены, в течение 30 календарных дней со дня его вынесения.
Обжалование решения по жалобе осуществляется через суд в порядке и сроки, установленные законодательством (п. 79 Положения № 510 ).
